Схема и порядок взаимодействия ОСиТД с другими финансово-экономическими службами завода предоставлена в таблице 2.2
Таблица 2.2 – Взаимодействие отдела сбыта с финансово-экономическими службами предприятия
| Представляет | Получает |
| 1 | 2 |
| Главная бухгалтерия | |
| Счета на отгруженную продукцию, служебные записки по перебросу денежных средств, другую информацию и документацию по 1 | Данные об остатках готовой продукции (по видам и типам) ; сличительные ведомости по результатам инвентаризации; 2 |
| предоставленному официально требованию. | сведения о неплатежеспособности отдельных заказчиков; сведения о поступивших аккредитивах, извещения об изменении банковских санкций к покупателям и заказчикам, копии платежных документов (выписок банка). |
| Производственно-диспетчерский отдел | |
| Сведения о необходимости ускорения изготовления изделий по полученным постановлениям, распоряжениям и директивным указаниям вышестоящих организаций и руководства завода | Сведения о ходе выполнения важнейших заказов и предполагаемых сроках их изготовления; сведения о восполнении недодела за прошлый период; сведения о планируемых сроках освоения новых конструкций. |
| Финансовый отдел | |
| Счета на отгруженную продукцию, авансовые и предоплатные счета, выставленные заказчику для оплаты, служебные записки на закрытие оплаченных счетов, документы на оплату транспортно-экспедиторского обслуживания, счета для отправки заказчику и другие данные по официальному требованию. | Выписки из банка о поступлении денежных средств на расчетные счета предприятия, копии писем из банков об изменении платежных реквизитов, служебные записки об остатках денежных средств на авансовых и предоплатных счетах, копии документов об открытии аккредитивов. |
| Планово-экономический отдел | |
| 1 | 2 |
| До начала планируемого периода предложения по корректировке планов исходя из наличия заказов; накладные поставки на сдачу продукции с проверенными ценами | Годовые, квартальные и месячные планы производства по объему и номенклатуре; обоснование цен на комплектные устройства, отгружаемые потребителям. |
| Юридический отдел | |
| Проекты договоров; обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколам разногласий, претензиям и искам в связи с поставкой продукции (товаров); копии актов планового распределения и другие документы, являющиеся основаниями договорных взаимоотношений, а также копии договорной переписки, необходимой для предъявления исков в органы арбитража | Заключенные предприятием договоры на сбыт продукции (товаров), в том числе договоры, подлежащие частичному исполнению в согласованных размерах; решения арбитражных органов, принятые по спорным условиям договоров; копии решений руководства по признанным претензиям и искам путем досылки или замены продукции (товаров). |
| Отделы маркетинга и контрактов | |
| Копии документов на задекларированную и отгруженную продукцию, документы на снятие денежных средств с аккредитива, произведенный расчет транспортно-экспедиторского обслуживания для включения в стоимость. | Копии контрактов на отгрузку, дополнительные соглашения к контрактам, данные о заказчике, необходимые для правильного составления документов для декларирования продукции |
| 1 | 2 |
| Отдел цен и управления стоимостью | |
| Данные, необходимы для учета в стоимости курсовой разницы, данные о стоимости транспортно-экспедиторского обслуживания и другие необходимые сведения | Сметно-плановые калькуляции, необходимы для предоставления в таможенные органы. |
2.2.2 Функциональные обязанности специалистов отдела сбыта и таможенного декларирования
Профессиональная компетенция сотрудников завода в условиях активного НТП должна находиться в процессе постоянного совершенствования. Каждый сотрудник должен стремиться к приобретению поливалентной квалификации с целью трансформации знаний персонала в конкурентные преимущества предприятия.
Сотрудники отдела сбыта, как и остальные работники завода, должны выполнять не только узкоспециализированные функции. В условиях нововведений, внедрения новой техники и программного обеспечения работники должны обладать разносторонними знаниями, умением инициативно действовать, иметь развитое чувство ответственности, быть готовыми к освоению новых видов оборудования, профессии и места работы.
Основные функциональные обязанности экономистов и техников бюро по сбыту готовой продукции:
1. Анализировать данные, получаемые из других функциональных подразделений завода (контракты, служебные записки, распоряжения и т.п.).
2. Выдавать наряды на отгрузку готовой продукции в цеха
3. Готовить комплект документов, необходимых для декларирования продукции, отгружаемой на экспорт и по Украине.
4. Предоставлять документы на отгруженную продукцию по требованию заказчика и других структурных подразделений завода.
5. Следить за наличием денежных средств на предоплатных и авансовых счетах по заказчикам согласно условий контракта.
6. Готовить документы на снятие денежных средств с аккредитива.
7. Просчитывать стоимость транспортно-экспедиторского облуживания для отгрузки готовой продукции.
8. Ориентироваться в правилах ИНКОТЕРМС (международных правилах перевозки).
9. Использовать в своей работе знания нормативной и законодательной базы.
Обязанности экономистов бюро таможенного декларирования и налоговых накладных:
1. Следить за правильностью оформления документов, предоставляемых сотрудниками отдела для таможенного оформления грузов.
2. Оформлять ГТД и составлять соответствующий комплект документов для дальнейшего оформления на т/п «Краматорск.
3. Анализировать информацию, поступающую из других структурных подразделений завода.
4. Ориентироваться в правилах ИНКОТЕРМС (международных правилах перевозки).
5. Следить за изменениями в таможенном законодательстве Украины.
6. Следить за поступлением денежных средств на авансовые и предоплатные счета заказчиков и оформлять налоговые накладные
Обязанности работников склада готовой продукции ОСиТД:
1. Передавать наряды и другие документы на отгрузку в цеха завода.
2. Составлять отгрузочные спецификации с разбивкой детали по отгрузочным местам
3. Сотрудничать с цехами и сообщать о готовности продукции к отгрузке.
4. Оформлять ж/д накладные
5. Ориентироваться в остатках продукции по заказам.
2.2.3 Документооборот в отделе сбыта и таможенного декларирования
В отделе сбыта и таможенного декларирования производится подготовка готовой продукции к отгрузке и оформление соответствующей документации для этого.
После получения от отдела маркетинга и контрактов служебной записки на отгрузку (или подготовку к отгрузке, если получена еще не вся оплата, предусмотренная контрактом). При этом служебные записки направляются как на бумажном носителе через секретаря отдела, так и в электронном виде в специально разработанной программе. Они должны содержать все необходимые данные об отгружаемой продукции (№ контракта, № заказа, цена, вес, оплата и т.п.)
ОСиТД выдает в отгрузочный цех наряды на отгрузку (подготовку к отгрузке). Наряды так же передаются для оформления ж/д накладной и контролерам отдела сбыта для разбивки заказа по отгрузочным местам.
Наряды так же передаются заместителю начальника ОСиТД для отражения в заявке (в электронном виде) на подачу вагонов.
На основании полученных данных экономистом ОСиТД готовится комплект документов для оформления ГТД (Ф.№ МД-2): подбираются чертежи, оформляются сертификаты качества, повагонные ведомости (отгрузочные спецификации), счета-фактуры, калькуляции.
Если продукция отгружается украинским заказчикам, то готовится соответственный комплект документов.
Если продукция отгружается под оплату или частичную оплату главной бухгалтерии или финансовом отделе необходимо найти выписки из банка и платежные ведомости, подтверждающие поступление оплаты по данному контракту и подобрать копии счетов, выставленных заказчику на эту продукцию.
Для отгрузки продукции взамен брака необходимо наличие распоряжения, которое должно содержать такие же данные, как и служебная записка от ОМиК.
После отгрузки экономистами и техниками ОСиТД выставляются отгрузочные счета, которые содержат информацию об отгруженной продукции и оплате. Счет на продукцию, отгруженную на экспорт, выставляется после получения от декларантов ОСиТД копии оформленной ГТД.
При формировании счета в базе снимается товар и оплата с остатков. Счета формируются в электронном виде и на бумажных носителях передаются в ФО, главную бухгалтерию, налоговое бюро ОСиТД, ОМиК.
На основании счетов экономисты налогового бюро ОСиТД оформляют налоговые накладные.
Некоторые документы, оформляемые отделом сбыта представлены в приложениях Б-Ж.
2.2.4 Техническая оснащенность экономических расчетов в
отделе сбыта и таможенного декларирования
Для получения максимальной эффективности работы в отделе каждое рабочее место руководителей и специалистов оснащено персональным компьютером. При этом руководство и некоторые сотрудники имеют доступ в интернет.