Желательно, чтобы на последней странице письма оставалась хотя бы небольшая часть после текста до написания формулы вежливости. Левое поле листа должно быть достаточно широким: более широкое поле свидетельствует об уважении к корреспонденту. При ручном оформлении не следует писать на полях, делать надстрочные поправки, перечеркивать написанное. В этом случае получателю письма будет сложно расшифровать наши каракули. Несколько интервалов под текстом и многоточие после косой черты в конце страницы указывают на переход на следующую страницу.
Во Франции существуют два основных типа (формата) конвертов: конверт укороченный - 114 х 162 мм и конверт удлиненный - 115 х 225 мм[55].
Конверт для делового письма. В практике деловой переписки французы часто используют очень удобный тип конверта - конверт с прозрачным окошком. Окошко обычно располагается на месте для адресата. В этот конверт вкладывают лист размером 210 х 297 мм, сложенный втрое таким образом, чтобы в конвертное окно был виден адрес получателя. Этот простейший, на первый взгляд, прием позволяет избежать вторичного печатания адреса и ненужных ошибок[56]. Рассмотренные выше конверты получили название «оконных конвертов». Цвет конверта и листа бумаги должны соответствовать друг другу; конверт как носитель информации должен иметь фирменный знак.
3.2 Правила оформления основных реквизитов письма во французском делопроизводстве
Заголовочная часть (угловой штамп). Большинство предприятий и организаций имеют в своем распоряжении бланки, т. е. листы с постоянными реквизитами, воспроизведенными типографским способом. При отсутствии бланка и оформлении письма на чистом листе бумаги наименование организации и ее адрес следует указать в левом верхнем углу документа.
Заголовочная часть состоит, как было сказано, из постоянных и обязательных юридических реквизитов, необходимых для отправки писем:
- логотип (фирменный знак, изображаемый либо набором букв, либо рисунком);
- наименование предприятия и его правовая форма;
- регистрационный номер в коммерческом или отраслевом
регистрах департамента;
- почтовый индекс;
- номера телефонов, телексов;
- расчетный счет;
- номер документа, посланного по факсу (если составляется
ответный на него документ).
Ниже реквизитов заголовочной части допускается располагать дополнительные сведения, например: адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; в целях рекламы часто указывают награды, полученные на конкурсах и выставках.
Дата. Во французском делопроизводстве дата указывается в правом верхнем углу документа. Документ без даты не рассматривается как официальный документ и соответственно не имеет юридической силы. Реквизит «дата» во французском варианте выглядит следующим образом:
Париж, 25 ноября 2000,
т. е. сначала упоминается место составления письма, затем уже сама дата: число цифрами, месяц буквами и четыре цифры, обозначающие год. Название дня недели не указывается.
Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес). Указанный реквизит располагается под датой. Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, то при обращении к нему никогда не сокращают слова «госпожа» и «господин»; французы пишут следующим образом:
Вниманию госпожи Клод Лебон.
Ссылки. Следует указывать регистрационный номер, присвоенный письму, на которое дается ответ, или шифр дела.
Заголовок (во французских правилах - «тема») - это резюме в нескольких словах содержания письма. Слово «тема» подчеркивается, а реквизит оформляется следующим образом:
Тема: Генеральная Ассамблея 10.10.2000
Текст. Начало текста располагается под реквизитами заголовочной части. К нему предъявляется ряд требований, а именно: ясность, краткость, точность, предосторожность и вежливость[57]. Разберем их по порядку упоминания.
Итак, ясность. Не следует употреблять нечеткие формулировки, в частности такие эмоционально окрашенные, как, например: «Стены у входа в дом будут роскошно отделаны». В этом случае следует указать, какие именно материалы будут использованы. Не следует писать: «Наш представитель направляется к вам, чтобы встретиться с вами как можно скорее», стоит зафиксировать точную дату визита. Ясность письма проистекает из ясности мысли и четкости формулировки. Любая корреспонденция должна быть написана хорошим канцелярским языком. Употребление иностранных слов, даже очень привычных, не рекомендуется, так как это может привести к ошибкам в понимании.
Краткость. Коммерческое письмо должно быть коротким и сжатым, чтобы адресат, пробежав глазами, смог быстро принять нужное решение. Коммерческое письмо есть рабочий инструмент, не более того.
Точность. Приверженность правде в деловых отношениях есть абсолютная необходимость. Неточность, тем более ложь могут привести к потере доверия клиента. Например, что доставленные товары имеют наивысшее качество, в то время как качество обычное - это вызовет недоверие. Не следует писать: «В ответ на ваше последнее письмо», но: «В ответ на ваше письмо от 14 июля» или «от 14 числа текущего месяца», потому что фирма могла за этот интервал послать другое письмо.
Предосторожность. Составитель письма не должен давать оружие сопернику или потенциальному противнику, так как бизнес и конкурентная борьба в нем часто очень суровы. Он должен избегать при изложении сути вопроса упоминаний о текущем состоянии дел фирмы. Например, он не должен рассказывать последних реальных цен на свои товары, а назвать лишь базовые цены, о которых он хочет поговорить. Это не недостаток в искренности, это тактический ход. Всякий работник, прежде чем окончательно оформить письмо, должен убедиться в том, что оно согласовывается с общей стратегией фирмы. Сверх того, он должен принять все меры предосторожности, чтобы оградить себя от возможного судебного процесса, проконсультировавшись, например, с юридической службой предприятия. Благодаря этому, он воздержится от обещания заплатить в определенный срок, если не уверен в том, что сможет выполнить это обязательство. Он также не будет обещать поставить товар к конкретному числу, если товар еще находится на стадии изготовления и, следовательно, нельзя быть абсолютно уверенным в том, что предусмотренный срок будет соблюден.
Вежливость. Если позиция корреспондента раздражает, не следует это показывать. Если ваш деловой партнер медлит с ответом на срочное письмо - не обвиняйте его в злонамеренности. Напишите письмо во второй раз с вежливыми извинениями по поводу того, что вы, возможно, ошиблись в адресе. Чтобы показать ваше искреннее доверие и расположение, пошлите фотокопию с предыдущего письма. Если вы все же подозреваете вашего корреспондента в нежелании отвечать, пошлите ему заказное письмо с уведомлением о вручении. Возможно, лучше в этой ситуации послать более настойчивое письмо, но не нарушая правил вежливости.
Обращение. Характер обращения, выбирают с учетом двух моментов:
1. - кто получатель письма;
2. - какой тип отношений поддерживается с ним.
Следует придерживаться двух простых правил:
- где вы колеблетесь и не знаете, как обратиться, то употребление обращения «господин» или «госпожа» всегда корректно и во всяком случае предпочтительнее ошибки;
- когда у человека несколько должностей, выбирают наиболее важную.
Если вы хотите использовать общепринятые обращения, то мужчина, пишущий другому мужчине, может обратится к нему словами «уважаемый господин X (фамилия)» или «уважаемый... (имя и отчество)», если он его хорошо знает. Мужчина, пишущий женщине, может обратиться так: «Госпожа X (фамилия)».- Никогда не следует употреблять ни просто «господин» или «дорогой господин X (фамилия)», ни просто «госпожа» или «дорогая госпожа X».
Далее, рассматривая обращения, используемые в коммерческой переписке, следует уделить внимание тому, что если получатель имеет высокую должность, это необходимо подчеркнуть, например: «господин министр», «господин президент». К нотариусам, поверенным, известным артистам и художникам во Франции обращаются «мэтр», что в переводе означает «мастер», «учитель», «преподаватель», «наставник», т. е. некто глубокоуважаемый. Слова «госпожа» и «господин» никогда не сокращают при обращении.
Делопроизводственная служба часто имеет дело с весьма схожими по содержанию письмами. В этом случае употребляют несколько стандартных фраз, которые во всех письмах всегда одни и те же. Их можно объединить в три группы[58]:
1. формулировки для начала письма;
2. формулировки, отражающие содержание письма;
3. формулы вежливости.
Приведем несколько примеров по каждой из групп.
Итак, формулировки для начала письма, следующие.
Для подтверждения получения: «Мы подтверждаем получение вашего письма от... »; «Ваше письмо от... нами получено»;
«Мы оценили вашу заинтересованность, выраженную в письме от...».
Для подтверждения чего-либо:
«Мы вас проинформировали нашим письмом от... »;
«В продолжение нашего телефонного разговора... »;
«Мы еще раз подтверждаем наше письмо, в котором.,, ».
Чтобы сделать заказ;
«Не могли бы вы отправить в наш адрес как можно скорее...»; «Подтвердите, пожалуйста, получение уведомлением..,»; «Просим вас принять следующий заказ,.,».
Чтобы ответить на заказ:
«Мы принимаем условия, предложенные в вашем письме от...»; «В ответ на ваше письмо от... направляем вам приложение...»; «Благодарим вас за полученный заказ от,,. ».
Формулировки, отражающие содержание письма: «Не могли бы вы сообщить мне,..»; «Вы обяжете нас, если укажете.,,».
Чтобы потребовать оплату:
«Анализ вашего счета показывает, что вы остаетесь должны сумму в размере.,. »;
«Во избежание возможной ошибки напоминаем вам, что наш счет..,»
Чтобы перевести деньги:
«Вы найдете при сем прилагаемый банковский чек (или почтовый перевод) зам... на сумму в... франков, и мы были бы вам признательны за подтверждение его получения»;