«В дополнение к вашему счету просим принять,.,»;
«В дополнение к вашей выписке из счета от... мы перечислили на ваш счет №... в банк... сумму в размере...».
Чтобы признать ошибку, извиниться, отказаться: «Сожалеем о вкравшейся ошибке,.. »; «С сожалением сообщаем вам... »,
Среди наиболее употребляемых в деловых письмах заключительных формулировок вежливости можно упомянуть следующие:
«С глубоким уважением» - стандартная формулировка, употребляемая по отношению к неизвестным лицам;
«С наилучшими пожеланиями» — формулировка более фамильярная, используемая между равными, а также при обращении вышестоящего к нижестоящему;
«Преданный вам» - формулировка, употребляемая при обращении поставщика к клиенту, служащего к работодателю;
«С уважением» - при обращении более молодого к более старшему;
«С глубоким почтением» - употребляется в торжественных письмах высшему должностному лицу, министру и т. д.
Пишут иногда фразы более короткие, как, например:
«Искренне ваш». Такие формулировки используют в письмах, которые имеют безличный характер, например в заказах.
Протокольные формулировки. Приведем несколько приветствий, употребляемых во французском канцелярском языке:
для министра (премьер-министра): «Соблаговолите принять, господин министр (премьер-министр), заверения в моем искреннем уважении»;
для сенатора (депутата): «Соблаговолите принять, господин сенатор, заверения в моем искреннем уважении»;
для начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин,. (Ф. И. О.), заверения в моем глубоком уважении»;
для заместителя начальника отдела: «Примите, пожалуйста, господин... (Ф. И. О.), заверения в моем искреннем уважении».
Подпись. Данный реквизит, как правило, находится под текстом в правом нижнем углу; его составные части располагаются друг под другом (в колонку): сначала должность, затем 2-3 интервала для непосредственно подписи и, наконец, расшифровка подписи, т. е. инициал имени одной прописной буквой и полностью фамилия также прописными буквами[59].
Замужняя женщина не должна указывать свою девичью фамилию и подписываться: «Госпожа Дюран, урожденная Дюбуа».
Точно так же замужняя женщина в своей официальной переписке должна подписываться не своим полным именем, а только начальной буквой имени мужа, например: «Госпожа П. Дюран». Если, однако, у мужа есть братья, то во избежание недоразумений она может написать его имя полностью, например: «Госпожа Пьер Дюран».
Постскриптум. Располагается ниже подписи и указывается двумя инициалами P. S.
Приложения. Если имеются документы, сопровождающие письмо, то они заносятся в рубрику «Приложения» и указываются слева внизу первой страницы основного документа.
3.3. Формуляр и специфика оформления немецких деловых писем
Практика деловой переписки на немецком языке выработала свою структуру формуляра и состав реквизитов делового письма при сохранении общих подходов к унификации отдельных компонентов деловой переписки, использованию устойчивых словесных конструкций, характерных для коммерческой корреспонденции стран Запада.
В приложении 3 к работе показан формуляр с выделением 15 зон размещения реквизитов делового письма. В состав реквизитов входят следующие зоны:
- наименование фирмы-отправителя и ее торговый знак (вид предприятия);
- адрес, номера телефонов, телекса, факса;
- тип отправления;
- название фирмы и имя адресата;
- улица, номер дома;
- почтовый индекс и город;
- указание на предыдущую переписку, указание телефона и даты отправления;
- повод;
- обращение;
- текст письма;
- формула прощания;
- ссылка о том, что письмо посылается через доверенного;
- подпись;
- имя доверенного;
- приложение.
Приведем пример оформления делового письма (приложение 4) с указанием номеров реквизитов согласно формуляру (приложение 3). Текст (реквизит 10) показан условно.
Перечисленные выше 15 реквизитов, рассматриваемые укрупненно, применяются на практике в немецкоязычных странах при оформлении деловых писем в виде восьми секторов реквизитов. Вот их перечень:
- «шапка» (реквизиты 1, 2 по приложению 3):
- сектор адресата (реквизиты 3, 4, 5, 6);
- сектор ссылок (реквизит 7);
- повод для написания письма (реквизит 8);
- текст письма (реквизиты 9, 10);
- формула прощания и подпись (реквизиты 11, 12, 13);
- сведения о приложениях (реквизиты 14, 15);
- коммерческие данные фирмы-отправителя (дополнительные сведения к реквизиту «шапка»).
Проанализируем общие требования к оформлению основных секторов — реквизитов делового письма.
Сектор «шапка» (der Briefkopf), включает в себя реквизиты 1,2 (приложение 3), содержит наименование фирмы-отправителя (den Namen der Fa) и ее торговый знак (das Firmenzeichen); адрес (die Postanschrift); номера телефонов, телекса, факса (die Telefon-Telex- und Faxnummern). Оформляетсяпопримеру:
Helmut Wagner
&Sohn
Textilwarenfabrik
Helmut Wagner & Sohn Postfach 256, 3500 Kassel
Секторадресата (das Anschriftsfeld), включающийвсебяреквизиты 3,4, 5 и 6 (приложение 3), состоитизуказаниянатипотправления (например, печатное- Drucksache; партиитовара- Warensendung; АВИА- mit Luftpost); названиефирмыи/ илиадресат; улица (die StraBe), номердома (das Haus), почтовыйиндексигород (die Postleitzahl und Stadt), страна (das Land). Оформляетсяпопримеру:
Einschreiben Schrader & Lehmann Einkaufsabteilung Max-Richter-StraBe 95 8970 Immenstadt
Город и страна в письмах за границу пишутся прописными буквами.
Сектор ссылок (die Bezugzeichenzeile) - реквизит 7 (приложение 3) состоит из указания на предыдущую переписку:
Hire Zeichen, Ihre Nachricht vom...; unsere Zeichen, unsere Nachricht vom..., Telefon Ortsname (Datum).
Поводдлянаписанияписьма (der Betreff) — реквизит8 (приложение 3) можетпредставлятьсобой: приглашение (die Einladung), рекламу(Werbeangebot), вызовпредставителя (Bitte um Vertreferbesuch), запрос (die Anfrage), предложение (das Angebot tiber...) ит. д.
Например: iiber Strickjacken.
Текст письма (der Brieftext) с обращением (mit der Anrede) - реквизиты соответственно 9 и 10 (приложение 3).
Приведем ряд действующих в немецкой корреспонденции правил при написании обращения.
Для обозначения титулов, служебных и профессиональных отличий действуют также правила:
- адемические титулы «Professor» и «Doktor» считаются частью имени и стоят перед ним: Sehr geehrter Herr Professor/Sehr geehrter Herr Professor Preu!
- глубокоуважаемый г-н профессор (Прой)! Sehr geehrte Frau Doktor (Muller)!
Указание на диплом, профессию и должность при обращении не употребляется (должность многих употребляется без имени: Herr Director!).
Обращение к мужчине: Herr Yansen! Herr Director!HenStaatssekretar! Mein Herr!
обращение к женщине: Frau Tesmer! Frau Doktor! Meine Dame!
обращение к девушке: Fraulein Hoffmann! В официальных письмах к незамужней женщине обращаются: Fraulein Hoffmann!
обращениекколлективу: Meine Damen und Herren! MeineHerrschaffen! Sehr geehrte Herren!
Для выражения начала и конца текста письма используются следующие клише:
- Wir bestatigen den Empfang Ihres Briefes vom 21 d. M.
- Мы подтверждаем получение Вашего письма от 21-го этого месяца;
- Ich habe ihr Schreiben vom ... mit bestem Dank erhalten, und teile Ihnen hieraufmit, daB...
- Я получил с благодарностью Ваше письмо от... и сообщаю Вам, что...;
Mit Dank bestatigen wir den Erhalt/den Eingang Ihres Briefes/Telegramms vom...
- С благодарностью подтверждаем получение Вашего письма / телеграммы от...;
In Beantwortung Ihres Briefes... - В ответ на Ваше письмо...;
Wir erwarten Ihre Antwort - Ждем Вашего письма;
WirhoffenaufeinepositiveAntwort- Мы надеемся на положительный ответ;
Fur Ihre Bemiihungen danken wir Ihnen - Мы благодарим Вас за Ваши усилия.
Формулы прощания и подпись (die GrtiBformel und die (Unterschrift) - реквизиты 11, 12, 13 (рис. 7.5) достаточно традиционны:
с дружеским приветом (mit freundlichen Griifien - допускается сокращение - MfG);
по поручению (i. A. - im Auftrage), подоверенности (in Vertretung, in Vollmacht) ит. п.
При наличии нескольких подписей левее стоят подписи более ответственных сотрудников.
Сведения о приложениях (die Anlagevermerke) - особенности оформления не выделяются.
Коммерческие данные фирмы-отправителя - на отечественных бланках эти данные содержатся в шапке письма, на немецких - внизу. Дополнительно может быть приведен подробный адрес (если в «шапке» был указан только а/я), телеграфный код, номер телекса, факса, наименование банка отправителя письма, номер счета и др.
Таким образом, рассмотрев особенности отдельных видов немецких и французских писем отметим, что регламентация правил их оформления не столь детальна, как например американских или британских, поэтому в составлении и оформлении их возможны определенные вольности. Например, во Франции оформлять письмо можно на цветных листах и даже различными чернилами. Как уже отмечалось, основной постулат французского делопроизводства – различие чернил и цвета бумаги, на которой письмо оформлено.
Немецкие деловые письма состоят из так называемых в немецком делопроизводстве секторов письма: «шапки» (заголовка); сектора адресата; сектора ссылок; повода для написания письма; текста письма; формула прощания и подпись; сведения о приложениях и коммерческих данных фирмы-отправителя (дополнительные сведения к реквизиту «шапка»).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Подводя итоги исследованию, проведенному в работе, отметим, что при общей тенденции к унификации форм деловых писем во всем мире, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало.
В сравнении с Россией специфика англоязычных, французких и немецких деловых писем прежде всего – в формуляре документа и составе реквизитов.
Места размещения реквизитов английского (зоны), французского и немецкого (сектора) деловых писем могут не совпадать. Например, формуляр делового письма, составляемого на английском языке указывает двенадцать зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах, а немецкий формуляр состоит из 15 зон.
Среди общих черт различных видов деловых писем - то, что в заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, а также минимальное использование знаков пунктуации