В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.
О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___
(Приложение № 12)
Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системных сообщениях «зашиты» дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, сохраняется строка «Subject» или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Однако возникают всякого рода новые, весьма специфические особенности переписки, которых не было раньше при переписке на бумаге.
При работе с электронной почтой будет, полезно следующее:
Золотое правило
Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата. Пишите осмотрительно, чтобы Ваше письмо не могло быть использовано против Вас!
Реквизиты международного письма
1. Заголовок письма. Letterhead
2. Ссылка. Reference
3. Дата отправления. Date
4. Внутренний адрес. Inside address
5. Обращение. Salutation
6. Общее содержание письма. Subject line
7. Текст. Text
8. Формула вежливости. Complimentory close
9. Подпись. Signature
10. Приложение. Enclosure
11. Копии. C.C. Notation
Заголовок (Letterhead)
Этот реквизит размещается в верхней части листа, в заголовок входят следующие реквизиты:
а) фирменный знак;
б) почтовый и телеграфный адрес;
в) номера телефонов, телетайпов, телефаксов.
Примечание – Российские фирмы пишут заголовок на русском и английском языках или латинскими буквами.
Адрес получателя письма (INSIDE ADDRESS)
Адрес получателя письма размещается в левой стороне бланка под ссылкой.
Российский адрес: Республика
Область, край
Индекс города, город
Улица, номер дома
Фирма или конкретное лицо
Европейский адрес:
Фирма Continental Supply Company
Номер, название улицы 321 Six Avenue
Город, название штата или графства New York, N.Y. 11011
Страна U. S. A.
Указание на конкретное лицо
Указание на конкретное лицо (ATTENTION LINE)
Этот реквизит размещается непосредственно под внутренним адресом и всегда подчеркивается.
Например: Вн.: Г-н Ю.Р. Иванов / Attention: Mr. B. Willson
Обращение (SALUTATION)
Стандартная формула является неотъемлемой частью делового письма и размещается под внутренним адресом на отдельной строке.
Например: Уважаемые господа,
Уважаемый господин,
Уважаемая господа,
Зарубежными фирмами употребляются следующие обращения:
Gentlemen:
Ladies:
Строго официально: Sir, Sirs,
Madam, Mesdames,
Официально: Dear Sir, Dear Sirs,
Dear Madam, Dear Mesdames,
Менее официально: Dear Mr. Allen, Dear Messrs Allen and Cooper,
Dear Mmes Allen Dear Mrs Allen, and Cooper,
Американские фирмы используют обращение – Gentlemen:
английские фирмы употребляют – Dear Sirs,
Указание на общее содержание письма (THE SUBJECT LINE)
Этот элемент не является обязательным, помещается перед основным текстом на отдельной строке, подчеркивается, указывается номер контракта или другого документа, о котором пойдет речь в письме.
Например: Касательно: Контракт № 1258/690
Относительно: Страховой полис № 714085
Re: Policy 714096
In re: Letter of Credit 12/547
Subject: List of Addresses
Re; In re – по делу, касательно, относительно
Основной текст письма (THE TEXT)
Этот реквизит является основной смысловой частью письма. Текст обычно разбивается на абзацы, между которыми имеются интервалы. Как правило, таких абзацев три, последний представляет собой заключительную фразу вежливости.
Заключительная формула вежливости (COMPLIMENTARY CLOSE) – этот реквизит помещается под текстом письма с правой стороны. Наиболее распространенными являются следующие:
Строго официально: С уважением, Yours falthfully,
Yours truly,
Falthfully yours,
Truly yours,
Официально: Искренне, Yours sincerely,
Sincerely yours,
Sincerely,
Подпись (SIGNATURE)
Этот реквизит помещается под формулой вежливости. На отдельной строке указывается название фирмы, затем следует подпись лица его должность.
Например: С уважением, Falthfully yours,
«ИНВЕСТ» “INOTRAL”
Петров В.А. Dennis J. Stenberg, Manager
Управляющий директор
Указание на приложение (ENCLOSURE)
Данный реквизит помещается после текста в левой части письма.
Приложение: Контракт
Каталог
Англ. Enclosuri: Encl.
Указание на копии (C.C. NOTATION)
Указывается куда и кому направляются копии, размещается под приложением.
Копии:
Англ. С.С.
Конверт
Адрес на конверте должен совпадать с внутренним адресом.
На конверте указываются:
Авиа – Air Mail
Срочная доставка – Exspress Delevery
Exspress
Urgent
Заказное – Registered
До востребования – Post Restante
Личное – Private
Для передачи – Care of (c/o)
Примечание – Деловые письма отличаются умеренным использованием пунктуации.
Заголовок письма (Letterhead)
Фирменный знак, название фирмы, адрес, телефон, телефакс, телекс
Индекс / ссылка / Reference
Адрес получателя
Inside address Дата / Date
Конкретное лицо / Attentoin
Обращение / Salutation
Общее содержание / Subject line
Текст / Text
Формула вежливости
Complimentory close
Подпись Signature
Должность / Position
Приложение / Enclosure
Копии / C.C. Notation
Структура и состав реквизитов делового письма
Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
С правой стороны пишут дату отправления письма – день, месяц и год полностью. Ещё ниже – обращение, с левой стороны. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять в адресе оборот: « Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
Завершить письмо нужно также вежливой формулировкой. В зависимости от цели письма формулировку изменяют.
При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия и подпись необязательны.
Общее правило для любой корреспонденции – письмо должно свободно помещаться в конверт.
На любой корреспонденции проставляют обратный адрес.
Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.
Перед отправкой письма проверьте орфографию.
Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».
Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.
Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.
На поздравления отвечают коротко.
Если возникла необходимость принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.
Соболезнования пишут от руки. Если такой возможности нет, лучше послать телеграмму.
Общее правило для любой корреспонденции – с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.
Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
- предлог о + сущ. В предложном падеже: «О поставке автомобилей»;
- по вопросу о + сущ. В предложном падеже: «По вопросу о поставке запчастей»;
- касательно + сущ. В родительном падеже: «Касательно заказа на поставку» и т. п.
2. Текст письма.
Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.
* Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
* Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.