Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:
Кемеровское ОАО «Гранит»
Главному специалисту
А.Н. Смирнову
Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:
Ректору
Новосибирской
государственной академии
экономики и управления
проф. Ю.В. Гусеву
Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.
Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.
Например:
Директору ЗАО «Кристалл».
Г.Н. Некрасову
103030, Г. Москва,
Скатертный пер., 22
Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:
630102, г. Новосибирск-102,
ул. Кирова, 76, В. 12
П.И. Григорьеву
Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:
акад. А.Г. Иванову
проф. Н.Г. Кирсанову
Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупке кирпичного завода
Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.
Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно, прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.
Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:
Начальнику
отделения милиции
Кировского района
г. Саратова
Г.В. Сидорову
По делу гр. Круглова А.А.
Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А 4, а также тем, что, читая текст как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложения» никакая запись не производится.
Например:
Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. В 1 экз.
Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:
Приложение: на_ л. В_______ экз.
Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:
Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.
Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:
Директор школы Подпись Н.К. Сидоров
Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:
Директор института Подпись А.Н. Марченко
Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков
При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:
Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»
Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин
Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.
Правила рубрицирования
Деловые тексты, в том числе и письма, часто содержат различные перечни, которые раздвигают, усложняют структуру предложения, иногда – словосочетания. Четкость в членении рубрицированного (разделенного на часть графически) текстов достигается при соблюдении следующих правил:
1) римскими цифрами обычно нумеруется аспекты письма, графически часто совпадающие с абзацами;
2) арабские цифры без скобок представляют средний уровень членения, в конце рубрик среднего уровня ставится точка, даже если они представляют части одного предложения:
1. …;
2. …;
3. ….
3) арабские цифры со скобками и строчные буквы со скобками используются в качестве низшего уровня членения. При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точкой с запятой. Точка ставится после заключительной рубрики.
1) …; (1)…; (а)…;
2) …; (2)…; (б)…;
3) …. (3)…. (в)….
В рекламных письмах, выполненных типографическим способом или при помощи компьютера, рубрики выделяются тире, звёздочками и другими графическими значками. Знаки препинания в этом случае могут быть опущены в конце рубрики и после рубриционного знака. Однако деловые письма и официальные бумаги оформляются строго в соответствии с правилами нормативной грамматики.
Общепринятые сокращения
Сокращения… способствуют ускоренным
темпам нашей нынешней речи и входят в
нее органически.
К. Чуковский
К стандартным аспектам языка деловой письменности относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления.
Принцип экономии – универсальный принцип делового общения – выражается в деловой переписке в стремлении к лаконичной, ёмкой фразе. Однако он при этом, вступая в противоречие с требованием точности и полноты информации, способствует появлению звуковых и буквенных сокращений.
Сокращаются термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов. Номенклатурные знаки самого различного свойства, текстовые обозначения и т.д.
Практически при составлении каждого письма возникает вопрос о том, как сократить название той или иной организации. Можно ли сократить его в одном абзаце и не сократить в другом?
На этот счёт существуют определённые правила, которые необходимо знать составителю.
1. При адресовании писем какой – либо организации следует приводить название организации в том виде, в каком оно дано в документах этой организации или в специальных справочниках. Сокращение отправителем названия организации - адресата самовольно может быть расценено как акт неуважения адресату.