3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
Должностные инструкции работников отдела разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются начальником управления.
Все хозяйственные операции, проводимые в Почтамте оформляются оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
В отделениях почтовой связи первичным документом учета денежных средств, условных ценностей (знаков почтовой оплаты) и товаров является кассовая справка МС 42.
Право составления и подписи кассовой справки после проведения всех кассовых операций в течение рабочего дня имеет
Начальник отделения связи или его заместитель.
Проверка принятых к учету первичных документов осуществляется оператором по проверке кассовых справок в филиале.
Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах в виде машинограмм, которые получаются при использовании персональных компьютеров на автоматизированных рабочих местах бухгалтерии. Информация по мере необходимости выводится на бумажные носители.
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются с учетом рекомендаций Министерства финансов Российской Федерации при соблюдении общих методических принципов бухгалтерского учета.
В соответствии с Положением о документах и документообороте
График документооборота организует главный бухгалтер.
График документооборота содержит следующие разделы:
1.Порядок создания документа:
1.1. Ответственный за оформление,
1.2. Ответственный за исполнение,
1.3.Количество экземпляров,
1.4.Срок исполнения.
2.Порядок проверки документа:
2.1. Ответственный за проверку,
2.2 .Кто представляет,
2.3.Порядок представления
2.4.Срок представления
3.Порядок обработки документа:
3.1. Исполнитель,
3.2.Срок исполнения;
4. Порядок передачи документа в архив:
4.1.Исполнитель,
4.2.Срок передачи.
Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Общая схема графика документооборота
Классификатором и планом распределения документов после их исполнения в дела служит разработанная в Почтамте номенклатура дел.
Номенклатура дел разработана в каждом отделе и охватывает все документы создаваемые и исполняемые в процессе работы. Номенклатуры дел отделов объединяются в сводную номенклатуру дел всей организации.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к одному счету комплектуется в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, синтетический счет, номера документов (с № по № включительно) и количество листов;
Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, счета –фактуры и другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.
Документы скомпонованы по утвержденным госахивом срокам хранения документов от 5 до 75 лет.
Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.
Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет начальник управления.
Рабочий план счетов, документы учетной политики, бухгалтерские программы должны храниться не менее пяти лет после года в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности.
Расположение дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, условным обозначением каждого дела. Индекс каждого дела включает в себя номер бухгалтерии и порядковый номер дела в отделе бухгалтерского учета и финансов.
Номенклатура дел рассматривается экспертной комиссией УФПС, согласовывается с архивом и утверждается начальником управления.
Завершающим этапом работы с бухгалтерскими документами является подготовка дел к длительному хранению.
После окончания текущего календарного года документы хранятся в течении года в бухгалтерии. По окончании этого срока документы сдаются в архив Почтамта.
Экспертиза ценности документов при сдаче их в архив Почтамта с целью длительного хранения проводится экспертной комиссией, действующей постоянно, в состав которой входит главный бухгалтер.
В почтовой связи к переводным операциям относятся несколько видов услуг связи, предоставляемых клиентам, а также некоторые виды внутриведомственных расчетов, а именно: прием переводов от граждан, предприятий и организаций;
- прием торговой выручки от всех организаций и предприятий торговли;
- доставка на дом пенсий, пособий;
- расчеты с отделениями банков по инкассированным денежным суммам и подкреплением наличности;
- услуги по приему платы за пользование электроэнергией от населения в сельской местности, плата за коммунальные и прочие услуги.
Переводные средства – это денежные средства, поступающие в организации связи в результате осуществления переводных операций. Для зачисления переводных средств в отделении обслуживающего банка открывается переводной счет , к которому рекомендуется открывать два субсчета:
- счет по переводным операциям;
- пенсионный счет.
Выделение пенсионного счета на отдельном субсчете объясняется целевым назначением поступающих денежных средств для выплаты пенсий и пособий от разных источников финансирования.
Операции по переводному и пенсионному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка по этим счетам и приложенных к ним денежно- расчетных документов. Организации связи обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками для зачисления на счет по переводным операциям, а для возвращения излишне перечисленных сумм от финансирующих выплату пенсий и пособий органов – на пенсионный счет.
Денежная наличность, поступившая в кассы организаций связи, может расходоваться на оплату денежных переводов, выплату пенсий и пособий, высылку подкреплений денежной наличности в отделения связи.
Организации связи по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать денежную наличность на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, оплату командировочных расходов, приобретение на автозаправочных станциях за наличный расчет горюче-смазочных материалов для производственных нужд, на хозяйственные нужды, соблюдая установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, при условии предварительного оформления в обслуживающем банке перечисления соответствующих сумм с расчетного счета организации на счет по переводным операциям.
Огромные обороты переводных сумм требуют осуществления строжайшего и систематического контроля денежных операций и денежного обращения по сети. Система последующего контроля организована в Центре автоматизированного оперативно-технического управления связью (ЦАОТУС), в котором осуществляется документальный контроль приема и оплаты переводов на основе оперативной и бухгалтерской отчетности организаций связи. Кроме того на ЦАОТУС возлагаются документальные ревизии переводных операций в организациях связи.
Переводные средства в зависимости от целевого назначения и присущего им характера учитывается отдельно.
Для раздельного учета денежных средств, составляющих полный комплект переводных сумм, в бухгалтерском учете организаций почтовой связи предусмотрены следующие счета:
-50.1 касса,
-55 специальные счета в банках,
-50.6 денежные документы,
-57 переводы в пути,
-76.1,76.2,76.3 расчеты организаций связи с клиентурой по переводным операциям,
-76.5 расчеты с разными дебиторами и кредиторами,
-79 внутриведомственные расчеты,
-76.22 расчеты по претензиям.
Средства по переводным операциям не принадлежат организации и выступают в форме расчетов и денежных средств. Расчеты по переводным операциям, отражаемые в пассиве исходного баланса, не являются собственными, заемными или привлеченными источниками. Они представляют собой наложенные на финансы собственно организации почтовой связи транзитные средства или источники и проходят через организации связи, не сливаясь с ее финансовой системой.
Организациям почтовой связи принадлежат только доходы за выполнение работ (услуг), относящихся к переводным операциям.
Состояние расчетов с клиентурой по переводным операциям отражается в приложении к балансу форме №3-связь ’’Отчет по переводным операциям’’
Счета, используемые при ведении бухгалтерского учета переводных операций в организациях почтовой связи
| Введенные с 2004 года | |
| Номер счета | Номер и наименование субсчета |
| 50 | Касса |
| 1. Касса предприятий связи | |
| 2. Касса отделений связи | |
| 51 | Расчетный счет |
| 55 | Специальные счета в банках |
| 1. Подписной счет | |
| 2. Пенсионный счет | |
| 3. Счет по выплате пенсий и пособий финансируемых из местных бюджетов. | |
| 4. Другие счета в банках | |
| 5.Счет по переводным операциям | |
| 76 | Расчеты с разными дебиторами и кредиторами |
| 76.1 | 1.Переводы принятые |
| 76.1.1 | 1.1Наличные от населения |
| 76.1.2 | 1.2 Наличные от организации |
| 76.1.3 | 1.3Денежными документами от организации |
| 76.2 | Переводы принятые(ускоренные) |
| 76.2.1 | 2.1Наличные от населения |
| 76.22 | 2.2Наличные от населения |
| 76.2.3 | 2.3Денежными документами от организации |
| 76.3 | Переводы оплаченные |
| 76.3.1 | Простые переводы |
| 76.3.2 | Ускоренные переводы |
| 76.22 | Расчеты по претензиям |
| 76 | |
Учет переводных операций осуществляется на следующих счетах: