Ведение бухгалтерского учета в организации и составление его бухгалтерской отчетности осуществляет бухгалтерская учетная служба, возглавляемая главным бухгалтером. Ведение кассовых операций в организации осуществляется автоматизированным способом.
Бухгалтерия действует на основании Положения о бухгалтерии, которое определяет функции, права, обязанности и ответственность бухгалтерии.
В целях ведения бухгалтерского учета бухгалтерия осуществляет сбор, обработку и группировку информации в виде сводных регистров аналитического и синтетического учета, внесение записей на счета бухгалтерского учета и составление внутренней и внешней бухгалтерской и финансовой отчетности.
Организация применяет унифицированные формы учета первичной бухгалтерской документации, утвержденные Госкомстатом РФ.
При оформлении финансово-хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные формы, применяются самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, содержащие обязательные реквизиты, установленные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ.
Право подписи первичных учетных документов, правила и порядок организации документооборота, график документооборота, технология обработки первичных учетных документов регламентируются внутренними организационно – распорядительными документами организации.
Бухгалтерская отчетность ООО «Альфастрой» составляется в порядке и в сроки, предусмотренные Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ и другими нормативными актами Российской Федерации, регламентирующими ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Для целей составления отчетности организация признает финансовым годом период с 1 января по 31 декабря календарного года.
Инвентаризация денежных средств в кассе, денежных документов производится один раз в месяц по состоянию на последнюю дату месяца.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель организации.
Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное и достоверное отражение хозяйственных операций и представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
2.2. Учет денежных средств в кассе предприятия
Для осуществления наличных выплат и приема наличных денег на предприятии организована касса, расположенная в отдельном помещении, оборудованном сигнализацией, дверь кассы закрывается изнутри, а для хранения денежных средств выделен несгораемый металлический сейф, который по окончании работы кассы закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Ключи хранятся в металлическом шкафу, а печать - у кассира, согласно Пункту 30 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», в котором указано, что оставлять ключи и печати в общественных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты запрещается.
Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещен.
Кроме того, следует отметить, что кассир не имеет права хранить личные деньги в сейфе предприятия. В случае проверки наличности и обнаружения излишков деньги приходуются в кассу предприятия и объяснения, почему и как личные деньги оказались в кассе, не принимаются.
Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе учреждения, несет кассир.
На рассматриваемом предприятии обязанности ведения кассовых операций по письменному распоряжению руководителя предприятия и по согласованию с главным бухгалтером возложены на бухгалтера, которого под расписку ознакомили с Порядком ведения кассовых операций, после чего с ним был заключен договор о полной материальной ответственности. Договор составили в двух экземплярах:
- один экземпляр хранится у кассира;
- второй - в кадровой службе.
В соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям[11].
Наличные денежные средства в кассу предприятия поступают с расчетного счета, от подотчетных лиц, от заказчиков за оказанные услуги и используются для выплаты командировочных и хозяйственных расходов, заработной платы работникам предприятия и на другие цели.
В кассе предприятия хранятся наличные деньги в пределах лимита, установленного обслуживающим данное предприятие учреждением банка по согласованию с руководителем ООО «Альфастрой».
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие предоставило в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу". В рассматриваемой организации лимит был установлен как для предприятия, не имеющего денежной выручки, т. е. в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии), что составляет 5 000 рублей.
Кассир организации строго следит за лимитом наличных денежных средств, потому что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения является одним из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ квалифицируется как административное правонарушение, влекущее наложение административного штрафа.
Все наличные денежные средства, превышающие лимит кассы, кассир сдает в банк по объявлению на взнос наличными (Приложение 4).
Объявление на взнос наличными по форме по ОКУД 0402001 заполняет бухгалтер от руки в одном экземпляре. Исправления и помарки не допускаются!
При заполнении объявления в качестве даты взноса наличных указывается фактическая дата представления денег в банк, источники поступления наличных денежных средств указываются в соответствующих графах, как прописью, так и в виде кода.
На принятые суммы банк выдает кассиру квитанцию, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера и списания денежных средств в кассе.
Кассир, оформляя прием или выдачу денежных средств из кассы, использует в работе формы приходных (форма N КО-1) и расходных (форма N КО-2) кассовых ордеров, утвержденных Постановлением N 88.
Прием наличных денег кассир производит по приходным кассовым ордерам (форма N КО-1) (Приложение 1). Приходный кассовый ордер в отношении наличия подписей считается правильно оформленным, соответственно, не вызывающим нареканий со стороны проверяющих, если содержит две росписи - главного бухгалтера и кассира.
Также, при приеме денежных билетов и монет в платежи кассир предприятия обязательно руководствуется установленными Центральным банком Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России.[12] Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции;
- по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "Без налога (НДС)";
- по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
- в графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
У предприятия также возникает и необходимость получения денежных средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета предприятию можно, выписав денежный чек (Приложение 5).
Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить наличные денежные средства, была предварительно получена в банке чековая книжка, выданная по письменному заявлению главного бухгалтера.
Выписывая денежный чек, кассир заполняет его строго в установленном порядке с указанием суммы, даты выдачи, наименование получателя, а также сведений о назначении полученных сумм.
Чек подписывает главный бухгалтер и руководитель.
Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Подписанный, но не заполненный чек, попав в недобросовестные руки, может привести к тому, что по данному чеку с расчетного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства.
Никакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недействительным, поэтому бухгалтер заполняет чек очень внимательно и чернилами одного цвета.
Одновременно с заполнением чека заполняются все реквизиты корешка чека.
На полученную сумму в банке денежную наличность бухгалтер также выписывает приходный кассовый ордер за подписью главного бухгалтера и кассира и регистрирует его в книге регистрации приходных и расходных кассовых документов (Приложение 3).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.