По данным, полученным от материально ответственных лиц, по окончании месяца в бухгалтерии подсчитывают итоги прихода и расхода и определяют остатки товаров на начало следующего месяца.
На 1-е число каждого месяца на складе составляется оборотная ведомость по аналитическим счетам к счету 41 «Товары». В ведомости по каждому наименованию и сорту товаров указываются остатки на начало месяца в натуральном и денежном выражении, приход и расход за месяц, а также остаток товаров на конец месяца. Суммовые итоги этой ведомости сверяют с данными учета по синтетическому счету 41 «Товары».
Результаты сверки данных бухгалтерского учета товаров (как при сортовом, так и при партионном способах) оформляют специальным актом.
После сверки составляют оборотную ведомость по аналитическим счетам и сопоставляют ее итоги с данными синтетического учета по счету 41 «Товары».
Выявленные ошибки исправляют для достижения равенства между стоимостными данными синтетического и аналитического учета в натуральных показателях на складе.
В соответствии с действующим законодательством РФ все предприятия и организации, независимо от организационно –правовой формы собственности, обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств.
Основные этапы инвентаризации товарно-материальных ценностей:
1) Этап подготовительных мероприятий.
Издается приказ о проведении инвентаризации, назначается инвентаризационная комиссия, определяются сроки проведения и виды инвентаризуемого имущества, получаются расписки от материально ответственных лиц и т.п.
Перед проверкой инвентаризационная комиссия должна получить последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, указывая на них: «до инвентаризации на дату…» Это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Все операции по приему и отпуску материальных ценностей во время инвентаризации должны быть прекращены.
Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, должны быть оприходованы после даты инвентаризации.
В инвентаризационные описи эти ценности также не включаются.
Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывается, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2) Проведение измерений, взвешиваний и т.д.
В присутствии членов инвентаризационной комиссии проводятся мероприятия по взвешиванию, обмериванию и подсчету товарно-материальных ценностей. Результаты фиксируются членами комиссии в инвентаризационных описях.
3) Выявление расхождений учетных показателей с фактическими данными.
Инвентаризационная комиссия проводит сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета.
По результатам выявленных расхождений составляются ведомости –форма № ИНВ –19. В этих ведомостях отражаются расхождения по каждому наименованию и сорту товарно-материальных ценностей и определяются причины расхождений.
3) Оформление результатов инвентаризации
На основании данных сличительных ведомостей, издается приказ руководителя о результатах проведенной инвентаризации. В приказе указывается, какой результат выявлен при инвентаризации, а также определяются мероприятия по ликвидации ее последствий.
Данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, а лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия товаров тары с данными бухгалтерского отчета должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации –в годовом бухгалтерском отчете.
На испорченное имущество, выявленное в процессе инвентаризации, комиссия составляет отдельную опись.
Списание испорченных ТМЦ оформляется актами о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей, в которых указываются причина и виновники потерь, возможности дальнейшего использования ценностей (продажа по сниженным ценам, сдача в утиль или переработку) или уничтожения.
Отражение в учете выявленных излишков товарно-материальных ценностей
Выявленные излишки товарно-материальных ценностей подлежат оприходованию и зачислению по рыночным ценам соответственно на финансовые результаты у организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.
На основании приказа Минфина РФ от 31.10.2000 г. №94н «Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации», суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных и денежных средств, а также потерь от порчи товаров и тары учитываются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При выявлении излишков оформляется бухгалтерская проводка:
Д-т 41 «Товары»
К-т 91 «Прочие доходы и расходы»
При этом стоимость имущества, оказавшегося в излишке по результатам инвентаризации и зачисленного на баланс организации, подлежит а полном объеме включению в облагаемую базу при исчислении налога на прибыль.
Отражение в учете выявленных недостач товарно-материальных ценностей
Недостачи товарно-материальных ценностей списываются со счетов учета по продажным ценам.
1. Списание недостач за счет виновных лиц может быть произведено:
- если граждане признаны виновными по решению суда;
- если граждане являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности;
- в других случаях, когда работники в соответствии с ТК РФ привлечены к полной материальной ответственности.
Администрация предприятия имеет право разрешить работнику добровольно возместить ущерб, причиненный предприятию. Для этого работник должен дать письменное согласие об удержании суммы ущерба из заработной платы при условии, что сумма ущерба не превысила его среднемесячный заработок.
В случае если работник добровольно не возмещает ущерб и не представляет заявление о согласии, об удержании суммы недостачи из заработной платы, а факт недостачи зафиксирован, то администрация вправе подать иск в суд.
При коллективной ответственности ущерб распределяется между членами бригады пропорционально должностному окладу и фактически проработанному времени за период от последней инвентаризации до дня обнаружения ущерба.
В настоящее время действуют нормы естественной убыли товаров и порядок исчисления ее величины, утверждены приказом Мин торга СССР от 26.03.80 г.№75 (ред. от 22.02.88 г.) «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле».
Указанные нормы естественной убыли при перевозке, хранении и продаже товаров являются предельными. Списание товаров в пределах норм естественной убыли производят только при выявлении фактической недостачи в процессе инвентаризации или при приемке товаров.
Списание товаров по установленным нормам естественной убыли в межинвентаризационный период не допускается.
После установления по результатам инвентаризации недостачи товаров в бухгалтерии производится расчет товарных потерь вследствие естественной убыли. Если исчисленная сумма естественной убыли превышает сумму недостачи, то списанию подлежит фактическая сумма недостачи, установленная при инвентаризации.
Потери, возникающие при перевозке товаров, отражаются по покупной стоимости с НДС, если при приемке фактическое наличие товаров будет меньше, чем указано в документах поставщика. Каждый случай потерь оформляется актом приемки товаров по количеству (качеству).
Списание потерь в пределах норм обусловливает возникновение расходов по обычным видам деятельности. При этом порядок отражения указанной операции определяется учетной политикой, установленной на предприятии.
При списании убытков от порчи, недостач сверх норм естественной убыли (в случае, когда виновники не установлены) необходимо составить обоснованное заключение, утвержденное руководителем организации.
В документах, представляемых для оформления списания товаров, должно быть решение следственных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей полученное от соответствующих специализированных организаций.
ТОВАРНЫЕ ЗАПАСЫ
Понятие и экономическая сущность товарных запасов
Товарные запасы –это часть товарного обеспечения, представляющая собой совокупность товарной массы в процессе ее движения из сферы производства к потребителю.
Товарные запасы образуются на всех стадиях товародвижения: на складах производственных предприятий, в пути, на складах оптовых и розничных торговых предприятий. Необходимость образования товарных запасов обусловлена следующими факторами:
-время, необходимое для транспортировки товаров от места производства до места продажи, включая время на погрузочно-разгрузочные работы;
-сезонные колебания в производстве и потреблении товаров;
-несоответствие между производственным и торговым ассортиментом товаров, что требует подсортировки, упаковки и подработки;
-особенности территориального размещения производства;
-условия транспортировки товаров, расстояние между поставщиком и торговым предприятием;