Кроме этого, основополагающим условием процесса планирования контрольных мероприятий является обеспечение качественного и своевременного достижения целей контроля наиболее экономичным, продуктивным и эффективным способом.
Процесс планирования состоит из этапов:
- предварительного изучения подлежащей проверке деятельности объектов контроля;
- разработки детализированного плана контрольных мероприятий с обязательным отражением в нем масштаба контроля и объема ресурсов, необходимых для достижения целей контроля.
Утвержденные планы контрольных мероприятий, с учетом предложений центрального уполномоченного органа по внутреннему контролю, о распределении объектов между субъектами внутреннего контроля и о перечне совместных контрольных мероприятий, направляются не позднее 1 декабря года, предшествующего планируемому году, в центральный уполномоченный орган по внутреннему контролю.
3.2 Порядок осуществления государственного контроля
Целью осуществления контроля за расходованием государственных средств, выделенных филиалам РГКП «ГЦВП», является строгое соблюдение ими финансово-бюджетной дисциплины и максимальная экономия материальных ценностей и денежных средств.
При проведении проверки хозяйственной деятельности ГЦВП необходимо обратить внимание на:
- объективное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов и отражение в бухгалтерских записях всех операций;
- хронологическую и своевременную регистрацию хозяйственных операций;
- соответствие записей в системе бухгалтерского учета классификации счетов, определенной в плане счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности;
- ежемесячное приведение в соответствие синтетических (итоговых) счетов главной книги со вспомогательными аналитическими (детальными) счетами по состоянию на первое число каждого месяца;
- правильность составления бухгалтерской отчетности по установленному объему форм и соблюдение сроков их предоставления в вышестоящие организации;
- обеспечение надлежащего оформления и хранения архивных бухгалтерских документов.
Для осуществления проверки необходимо запрашивать следующие бухгалтерские документы:
- учетная политика;
- рабочий план счетов;
- оборотно-сальдовые ведомости;
- журналы-ордера с №1 по №14 с ведомостями и аналитическими таблицами к ним;
- Главная книга;
- бухгалтерский баланс на последнюю отчетную дату;
- отчет о доходах и расходах на последнюю отчетную дату;
- разработочные таблицы;
- кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
- первичные документы на товарно-материальные ценности (накладные, доверенности, счет - фактуры и др.);
- банковские документы по движению денежных средств;
- справки, декларации и другие приложения по видам налогов в разрезе годов;
- договора.
Документальная проверка предусматривает проверку первичных бухгалтерских документов и записей в регистрах бухгалтерского учета сплошным или выборочным способом. Сплошной проверке обязательно подвергаются кассовые, банковские операции, счета-фактуры, договора. Привыборочном способе проверяется часть первичных документов в каждом месяце (квартале) проверяемого периода. В случае установления серьезного нарушения проверка производится сплошным способом.
Достоверность финансово-хозяйственных операций устанавливается путем формальной и арифметической проверки документов. При формальной проверке устанавливается правильность заполнения всех реквизитов документов, наличие не оговоренных исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр, наличие записей карандашом и исправлений, подлинность подписей должностных и материально-ответственных лиц. При арифметической проверке определяется правильность подсчетов в документах.
При проверке денежных средств проверяется:
- наличие приказа о назначении сотрудника на должность кассира, договора о его полной индивидуальной материальной ответственности и расписки кассира об ознакомлении его с «Правилами ведения кассовых операций в государственных учреждениях» от 08.09.1997 г. № 298 с изменениями от 10.05.1998 г. № 195. А также проверка наличия приказа руководителя о возложении обязанностей кассира на другого работника в случае необходимости временной его замены;
- наличие и правильность ведения журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-За), кассовой книги (форма КО- 4, или форма 440) и книги контроля использования наличных денег по целевому назначению;
- регистрация в журнале формы КО-За и наличие подписи главного бухгалтера в приходных кассовых ордерах (форма К0-1), выписываемых бухгалтерией до передачи в кассу.
Аналогично проверяются расходные кассовые ордера (форма КО-2) на предмет подписи первого руководителя и главного бухгалтера. В ордере обязательно должны иметься данные документа, удостоверяющего личность получателя денег и подпись получателя. Не допускаются в этих документах подчистки, помарки и исправления. На всех документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документам, послужившим основанием для начисления заработной платы, обязательно проставляются штампы и подпись от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. При проверке правильности учета депонированных сумм проверяется соответствие записей в реестрах учета депонентов по выданным суммам заработной платы, полнота разноски в учетных регистрах выплаченных сумм.
Так же проверяется, приходуются ли полученные в уполномоченном банке наличные деньги в кассу в тот же день, прослеживаются сроки хранения наличных денег, полученных по чеку из банка второго уровня, который не должен превышать трех рабочих дней, не включая день получения.
Далее необходимо проверить, сдаются ли своевременно и в полном объеме свободные денежные средства в обслуживающие банки второго уровня (не выданная зарплата, возврат подотчетных сумм, целевые сборы и так далее).
При инвентаризации кассы снимается остаток кассы, по ордерам определяется весь приход и расход за месяц и выводится остаток. Выдача наличных денег не подтвержденная подписью получателя в расходном кассовом ордере в оправдание остатка наличных денег не принимается. Затем сверяется наличный фактический остаток с сальдо кассы согласно документам. При наличии разницы определяется причина. При излишке кассы, разница зачисляется в доход государственного бюджета по коду бюджетной классификации 203109 «Прочие санкции и штрафы». При недостаче разница взыскивается с материально-ответственного лица, и берутся объяснительные с виновного лица и руководителя.
Одновременно проводится инвентаризация бланков строгой отчетности, чековых книжек, ценных бумаг и других ценностей, хранящихся в кассе.
При осмотре кассы обращается внимание на оснащенность и изолированность помещения. Помещение должно быть оснащено охранной сигнализацией и противопожарными средствами. Обязательно наличие списка лиц, имеющих доступ в кассу, подписанного руководителем и главным бухгалтером. Помещение кассы должно быть оснащено сейфами или несгораемыми металлическими шкафами, которые по окончании работы кассы закрываются ключом, и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от шкафов хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей - в опечатанных кассирами пакетах хранятся у руководителей. Не реже одного раза в квартал проводится их комиссионная проверка (прилагаются приказ о создании комиссии и акт проверки).
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих учреждению, запрещается. Руководством обеспечивается сохранность наличных денег при их хранении и транспортировке.
Не реже одного раза в квартал должна производиться внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом всех наличных денег. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая составляет акт.
По результатам проверки кассы оформляется промежуточный акт. Определяется законность и достоверность операций, проведенных по расчетному, валютному, ссудному и прочим счетам.