Основными задачами службы БУ и ФЭД являются:
В части бухгалтерского учета:
- учет финансово-хозяйственной деятельности;
- контроль сохранности собственности;
- контроль расходования денежных средств и материальных ценностей.
В части экономики:
- осуществление взаимоотношений с заказчиками;
- определение планово-расчетных цен;
- анализ фактически сложившейся калькуляции;
- расчет прогнозируемой себестоимости.
В части организации труда и заработной платы:
- разработка положений об оплате труда и их применение;
- расчет местных норм и нормативов в соответствии с КЗоТ, контроль применения отраслевых норм;
- участие в рабочей группе по определению уровня заработной платы;
- расчет заработной платы в рабочем порядке согласно графику обработки информации.
Основными функциями службы БУ и ФЭД является:
- организация учета основных фондов, материально-производственных запасов, денежных средств и других ценностей организации;
- организация расчетов с контрагентами по хозяйственным договорам, с бюджетом и внебюджетными фондами;
- начисление и выплата заработной платы, своевременное проведение расчетов с сотрудниками организации4
- обеспечение строгого соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, расходования полученных в учреждениях банков (кредитных организациях) средств по назначению;
- осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
- применение утвержденных в установленном порядке типовых унифицированных форм первичной учетной документации, строгое соблюдение порядка оформления этих документов. При применении форм документов, разработанных на предприятии, соблюдение наличия отдельных реквизитов.
- обеспечение своевременного и правильного отражения на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций;
- составление и представление в установленные сроки бухгалтерской и статистической отчетности, отчетности в государственные социальные внебюджетные фонды, налоговых деклараций и пояснений к ним.;
- принятие мер к предупреждению недостач, растрат и других нарушений и злоупотреблений;
- проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении;
- осуществление контроля своевременного проведения и участие в проведении инвентаризации активов, имущества и обязательств организации, своевременное и правильное отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете;
- составление и согласование с руководителем организации калькуляций, смет расходов и расчетов к ним;
- составление отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг);
- участие в проведении анализа финансово-хозяйственной деятельности организации с целью выявлений внутрихозяйственных резервов, ликвидации потерь и непроизводительных расходов;
- осуществление мероприятий по повышению уровня автоматизации учетно-вычислительных работ;
- систематизированный учет положений, инструкций, других нормативных актов по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета, нормирования труда;
- обеспечение хранения бухгалтерских документов, регистров учета, иных документов, связанных с деятельностью службы БУ и ФЭД и бухгалтерского архива;
- осуществление взаимоотношений с заказчиками, выгодных для предприятия.
Общий отдел (укомплектование кадрами водителей, ремонтных рабочих, ИТР и служащих). Общий отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Структуру и штаты общего отдела утверждает руководитель с учетом объемов работ.
В штатный состав отдела входят:
- начальник отдела;
- специалист по кадрам;
- секретарь руководителя;
- архивариус с вменением обязанностей курьера, машинистки и библиотекаря;
В своей деятельности отдел руководствуется: Уставом предприятия, настоящим Положением, правилами внутреннего трудового распорядка, Трудовым Кодексом Российской Федерации, нормативными актами, утвержденными в установленном порядке, приказами, распоряжениями и указаниями руководителя по основной деятельности и по личному составу.
Основными задачами общего отдела являются:
В части кадровой работы:
- подбор и расстановка кадров;
- организация подготовки и повышения квалификации кадров;
- учет кадров.
В части делопроизводства:
- обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
- организация и ведение делопроизводства на предприятии;
- контроль исполнения документов и подготовка документов к передаче в архив;
- обеспечение выполнения копировальных, множительных и машинописных работ;
- обеспечение получения и доставки корреспонденции.
В части обеспечения сохранности и учета документов:
- организация приема документов в архив;
- составление описи дел постоянного и длительного сроков хранения;
- обеспечение учета, сохранности и использования документов, хранящихся в архиве.
В связи с возложенными задачами общий отдел:
- организовывает кадровую работу на предприятии;
- осуществляет повышение квалификации и обучение кадров;
- подготавливает наградные материалы на работников предприятия;
- подготавливает соответствующие документы по пенсионному страхованию;
- организовывает делопроизводство на предприятии, осуществляет руководство и контроль за работой по ведению делопроизводства в службах, отделах;
- составляет номенклатуру дел предприятия и описи дел постоянного и длительного срока хранения;
- ведет контроль за своевременным поступлением в архив документов, законченных делопроизводством;
- осуществляет копировальные, множительные и машинописные работы;
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
- подготавливает необходимую документацию и организовывает ежегодные профилактические осмотры работников;
- контролирует работу по проведению предрейсовых и послерейсовых медосмотров водителей;
Материально-техническая служба (МТС):
- осуществляет работу по обеспечению предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами (сырьем, материалами, полуфабрикатами, топливом, комплектующими изделиями, инструментом, запасными частями, спецодеждой, хозяйственным инвентарем и др.) и их рациональному использованию;
- разрабатывает проекты перспективных и годовых планов материально-технического обеспечения предприятия, готовит расчеты и обоснования к ним;
- определяет потребность предприятия в материальных ресурсах, составляет балансы материально–технического обеспечения, сводные таблицы по видам сырья, материалов и устанавливает календарные сроки их поставки в соответствии с требованиями производства;
- составляет заявки на материальные ресурсы с необходимыми обоснованиями и расчетами;
- участвует в разработке и внедрении мероприятий по повышению эффективности использования материальных ресурсов (экономии материальных ресурсов, снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением, замене дорогостоящих и дефицитных материалов, использовании местных ресурсов, отходов производства и вторичного сырья), а также норм расхода материалов и производственных запасов, стандартов и технических условий на выпускаемую продукцию, всемерного соблюдения режима экономии;
- участвует в работе по формированию и расширению хозяйственных связей с поставщиками, освоению новых, более выгодных товарных рынков, отслеживанию конъюнктуры рынка, ассортимента изделий, поступления на рынок товаров определенного вида с целью выявления возможности их приобретения;
- подготавливает проекты договоров с поставщиками, материалы по претензиям к поставщикам при нарушении ими договорных обязательств, согласовывает с поставщиками изменение условий заключенных договоров;
- осуществляет контроль за выполнением поставщиками договорных обязательств, количеством и качеством поступающих материалов и других видов материальных ресурсов, комплексным их использованием, за правильностью предъявления к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и своевременной передачей этих документов для оплаты;
- участвует в формировании цен, в том числе рыночных цен на выпускаемую продукцию (услуги), реализуемые товарно-материальные ценности (ТМЦ) и оценке обоснованности цен поставщиков.
- ведет оперативный учет движения материальных ресурсов, наличие неиспользованных производственных запасов.
- принимает участие в работе по ресурсосбережению, реализации выявленных излишков сырья, материалов, оборудования, топлива, энергии, контролирует соблюдение правил хранения товарно-материальных ценностей на складах и сроков отгрузки возвратной тары.
- составляет установленную отчетность о выполнении плана материально–технического обеспечения предприятия;
- выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных внутрипроизводственной и внешней информации по материально-техническому обеспечению, вносит необходимые изменения в справочную и нормативную информацию, использованию при обработке данных;
- участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов и пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки информации по материально-техническому обеспечению;