Общностью характеризуемых документных систем является и то, что их организация в миниатюре копируется в масштабе конкретного учреждения, организации, предприятия, абсолютное большинство которых имеет следующие информационные фонды: общий архив, патентное бюро, бюро нормализации и стандартизации, технический архив.
Поэтому, говоря о разработке единой документной классификации различных видов источников информации, мы с необходимостью должны признать закономерным рассмотрение всей имеющейся в стране документации как единого информационного фонда. Государственный информационный фонд мог бы быть определен как совокупность принадлежащих государству источников информации, независимо от техники и способа их воспроизведения и места хранения – книг, журналов, газет, стандартов, патентной документации, кинофотофонодокументов, технических, картографических, изографических и других материалов. В информационном фонде обеспечивается комплектование, учет и охрана, научная обработка и всестороннее использование информации.
Материалы информационного фонда образуют ряд документных систем, которые составляют специальные государственные фонды страны: библиотечный, справочно-информационный, стандартов, патентных документов, архивных и делопроизводственных документов, Геологический фонд, Метеорологический, Морской гидрографический фонды и т.д. эти фонды находятся в ведении определенных государственных органов, ведомств и учреждений. Наиболее крупный по объему и широте использования материалов – это библиотечный фонд, рассредоточенный в массовых, научных и научно-технических библиотеках, библиотечно-библиографических и книготорговых учреждениях.
Следующая категория фондов – это справочно-информационные фонды органов научной и научно-технической информации – всесоюзных, центральных отраслевых, республиканских; информационные фонды организаций, предприятий, высших и средних специальных учебных заведений. В информационной деятельности всесоюзные и центральные информационные фонды определены как генеральный справочно-информационные фонд страны по точным и естественным наукам. Справочно-информационные фонды центральных отраслевых информационных органов вместе со справочно-информационными фондами научно-исследовательских институтов, проектно-конструкторских организаций и предприятий отрасли составляют отраслевые справочно-информационные фонды страны.
Между справочно-информационными фондами – частями единого комплекса циркулирует потоки информационных материалов.
Фонды научно-технических библиотек и справочно-информационные фонды имеют много общего как в составе материалов, так и в способах комплектования литературы. Но в отличие от книжных фондов научно-технических библиотек справочно-информационные фонды более специализированы по составу литературы и наряду с печатными изданиями они комплектуют непубликуемые документы - рукописи научных трудов (монографии, диссертации), научные доклады и обзоры, техническую документацию. Технические документальные материалы представлены в справочно-информационных фондов подлинниками расчетно-технических материалов, графическими материалами (схемы, чертежи, графики), техническими отчетами и т.д.
В составе информационного фонда можно было бы наметить две близкие по характеру материалов и способам комплектования группы фондов. Первая – фонды научно-технических библиотек и справочно-информационные фонды органов научно-технической информации, вторая -–фонды патентных документов, стандартов и архивных документов. Ценность документации, сосредоточенной в этих фондах, определяется не только ее содержанием и значимостью для науки, но и уникальностью и юридическим значением.
Для документов фонда патентов, стандартов, архивных фондов характерно то обстоятельство, что свернутая информация (реферативные журналы, справочники) не может быть использована вместо самого документа, как это допускается в первой группе фондов. Здесь свернутая информация может служить только сигнальной (опережающей) информацией, после ознакомления с которой специалист обязательно обращается к подлиннику, на основе которого и проводиться все исследование и использование.
Таким образом, единство схемы классификации документной информации должно базироваться на теоретическом и практическом единстве ряда документных систем, объединяемых единым информационным фондом. Это ускорит решение проблемы единой классификации произведений печати и документальных материалов.
Второй вопрос относится к итогам и перспективам изучения документных классификаций как информационно-поисковых языков.
Документные классификации, основываясь на классификации наук, создаются как искусственные информационно-поисковые языки, на которых выражается содержание документов – запросов и ответов при поисках информации – и являются важной составной частью информационно-поисковых систем.
Поиск в новых системах рассматривается как сопоставление терминов запроса с терминами документа, выполняемое механическими и автоматическими устройствами.
В механизированных ИПС наиболее перспективными следует признать применение классификационных систем в сочетании с дескрипторными языками и составление отраслевых и многоотраслевых тезаурусов, над чем работают и российские специалисты. Хотя координатное индексирование практически трудноосуществимо без участия человека, методы математической лингвистики дают возможность применять автоматическое индексирование при составлении тезаурусов. В решении проблемы информационного поиска все большее значение приобретают семантико-лингвистические исследования как важнейшее условие построения достаточно эффективных информационно-поисковых языков.
Из всех участников информационной деятельности самый низкий уровень механизации поисков информации – в архивах. Здесь механизация и автоматизация информационных поисков целесообразна по наиболее интенсивно используемым фондам. При небольшом объеме информационной и справочной работы правильнее решать вопросы поиска сведений путем применения “малой” механизации, а в некоторых случаях и путем составления традиционных архивных справочников. в то же время и внедрение механизации и автоматизации ни в коей мере не снижает значения составляемых к архивным документам описей, каталогов, путеводителей и т.п., равно как и публикации документальных материалов, являющихся не только средством учета и охраны документации, но и средством широкого общения архивов как научных учреждений с общественностью, учеными, учреждениями и организациями, использующими документальные материалы как в центре, где расположены архивные учреждения, так и вне его.
Последний общий вопрос, возникший как итог исследования, связан с определением возможности стандартизации классификационных систем. В широком смысле слова каждая документная классификация, в частности информационно-поисковая, в своей области может рассматриваться как начальный этап стандартизации, поскольку она способствует созданию единой системы организации информации в определенной области. На таком начальном уровне стандартизации находится “Система единой классификации”.
В то же время, в более точном смысле слова, стандарт на классификационную систему необходимо рассматривать как довольно жестокую систему, предполагающую единую классификацию в пределах одного или нескольких типов документации и единообразное выполнение сложных решений в пределах одного класса для конкретной области знаний или деятельности.
Для того чтобы стандартизация на классификационные системы стала практически осуществимой, необходим высокий уровень научного и технического развития.
С другой стороны, не каждая система может быть принята в качестве стандарта. Классическим примером стандартизированной системы является УДК, которая на высоком научном уровне дает группировку сведений как по широким проблемам, так и по узким конкретным вопросам на всех языках и во всех странах, где она принята, в виде однородных цифровых индексов. Ни одна из известных международных систем не выполняет задач стандартизации на уровне УДК.
Вопрос о стандарте на классификационные системы может рассматриваться в нескольких аспекта. Первый из них – возможность применения стандартизации в целях сближения нескольких автономных систем. Второй аспект – стандартизация на классификационную систему как инструкция специалистам для разработки или использования классификаций различных типов. Наконец, третий – стандартизация классификационных систем при механизации и автоматизации информационных поисков.
Единая классификация, являясь обобщающей системой и методической основой построения автономных систем, не только будет сближать различные документные классификации, но и вносить в них элементы стандартизации, выполнения, таким образом, роль стандартизированной системы, что должно быть учтено уже при ее разработке.
Функцию инструкции или консультации специалистам для разработки и использования классификаций различных типов выполняет ряд систем. Централизованная классификация предлагает классифицированные документации по единой системе, осуществляемой в крупных методических центрах с обозначением на документах соответствующих индексов. Такая классификация дает возможность единообразного построения каталогов и механизированных ИПС, упрощает и облегчает поиск сведений.
Из всех видов документации в нашей стране централизованная классификация применяется, главным образом, при издании произведений печати для массовых библиотек по “Таблицам библиотечной классификации” и при издании технической и естественнонаучной литературы по таблицам УДК. Централизованную классификацию осуществляет так же Всесоюзная книжная палата, публикуя печатные карточки с указанием классификационных индексов. Индексы, публикуемые на произведениях печати и на печатных карточках, оказывают консультативную помощь сотрудникам библиотек, использующим эти издания.