Наличные деньги в кассу кассир принимает по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1), подписанному главным бухгалтером, с выдачей лицу, сдающему деньги в кассу, квитанции о приеме.
Таблица 2.1.1 – Корреспонденция счетов по приходу денежных средств.
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Поступила выручка от реализации за наличный расчет | 50 | 91-1 |
| 2. | Поступили деньги с расчетного счета | 50 | 51 |
| 3. | Поступили деньги от покупателей | 50 | 62 |
| 4. | Возвращен остаток подотчетных сумм | 50 | 71 |
| 5. | Поступления от сотрудников организации | 50 | 73 |
| 6. | Поступления от учредителей | 50 | 75 |
Деньги из кассы кассир выдает по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) на основании платежных ведомостей, заявлений о произведенных расходах с приложенными к ним товарными чеками, квитанциями, справками, удостоверяющими факт расходования денег, и иными оправдательными документами.
Таблица 2.1.2 – Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Выплачена зарплата из кассы | 70 | 50 |
| 2. | Выдано под отчет на хозяйственный расходы | 71 | 50 |
| 3. | Выданы дивиденды учредителям | 75 | 50 |
| 4. | Переданы деньги инкассатору | 57 | 50 |
| 5. | Оплачена задолженность поставщикам | 60 | 50 |
Приходные и расходные кассовые ордера имеют раздельную нумерацию и регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой учетный регистр следующего вида:
Приходные и расходные кассовые ордера заполняются бухгалтером собственноручно, без подчисток и исправлений.
Все факты поступления и выдачи наличных денег отражаются в кассовой книге, страницы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, опечатаны сургучной бумагой и заверены подписями директора и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся под копирку в двух экземплярах. Второй экземпляр является отрывным и представляет собой отчет кассира, который ежедневно, в конце рабочего дня, передается в бухгалтерию с приложенными к нему приходными и расходными документами.
Подчистки в кассовой книге запрещены, а исправления в ней возможны только с заверяющей подписью кассира и главного бухгалтера. В отчете кассира подсчитываются итоги прихода и расхода денежных сумм за день и определяется остаток на конец дня. На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера и кассира. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством РФ.
Синтетический учет денежных средств в кассе осуществляется на активном, балансовом счете 50 «Касса».
Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах предприятия.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса предприятия»
50-2 «Операционная касса»
50-3 «Денежные документы» и др.
На субсчете 50-1 «Касса предприятия» учитываются денежные средства в кассе предприятия. Когда предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе предприятия почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По указанию руководителя предприятия, а перед составлением годового отчета не ранее 31 декабря, проводится инвентаризация средств в кассе. Ее осуществляет комиссия, назначаемая руководителем предприятия. Инвентаризация оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия, а недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет субсчета 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». В случае отказа кассира погасить недостачу предприятие вправе оформить исковое заявление в судебные органы
Для учета расчетов в организации применяются следующие первичные документы:
1. Счет-фактура. Составляется в 2-х экземплярах;
2. Книги покупок и продаж, предназначенных для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм на добавленную стоимость
3. Авансовый отчет. с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих расход. Составляется в 1 – м экземпляре, проверяется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Кроме того, составляется акты взаимной сверки расчетов. Учет ведется на счетах 60,62,68,69,71,73,76.
Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.
В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др.
Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
1. расходы по проезду;
2. расходы по найму жилого помещения;
3. дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4. иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.
Нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета":
а) расходов по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;
б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;
в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда.
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
Таблица 3.1.1 – Счет 71 «.Расчеты с подотчетными лицами»
| Дебет | Кредит | ||
| Увеличение задолженности подотчетных лиц | Корреспондирующий счет | Уменьшение задолженности подотчетных лиц | Корреспондирующий счет |
| Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на начало периода | - | Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на начало периода | - |
| Выданы ден.средства на хознужды, ком.расходы, в возмещение перерасходов п/о лиц | 50 | Приобретены мат.ценности за счет п/о сумм | 07,08,10 |
| Выданы ден.документы под отчет | 50 | Использованы п/о суммы: - На производственные цели | 41 |
| Положительная курсовая разница по подотчетным суммам | 91 | - НДС по приобретенным мат.ценностям, работам и услугам | 26,44 |
| Сальдо – сумма долга подотчетных лиц на конец периода | - | - На непроизводственные цели | 19 |
| Возврат неиспользованных п/о сумм: -В кассу | 91 | ||
| Удержанием из зарплаты | 50 | ||
| Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам | 70 | ||
| Сальдо – сумма долга подотчетным лицам на конец периода | 91 | ||
Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.