Также в « Основных правилах организации работы ведомственных архивов» раскрыта наиболее полно информация о создании страхового фонда, учете страхового фонда, подготовке дел на страховое копирование.
Научно-справочный аппарат к документам архива
Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры. Документы фондов организаций с многосторонней, межотраслевой информацией и фондов личного происхождения с особо ценными и уникальными документами подлежат первоочередному описанию; описи должны быть снабжены указателями различных видов; на уровне фонда составляются индивидуальные характеристики. К наиболее информативным фондам создаются обзоры, указатели к делам и документам.
Требования, предъявляемые к составлению описей дел, каталогам, картотекам, указателям, обзорам документов, в Правилах одинаковые. «Основные правила работы архивов организации» предполагают ведение автоматизированного научно-справочного аппарата.
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива - комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
Автоматизированный НСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве организации, и прежде всего таких ее элементах, как электронные справочные картотеки, номенклатуры дел, классификаторы (корреспондентов, структурных подразделений, названий видов документов и др. Автоматизированный НСА основывается на использовании регистрационно-контрольной карточки, которая служит основой поиска.