Использование документов архива
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Цель использования | применение архивных документов организацией, в структуре которой функционирует архив, заинтересованными государственными и общественными организациями при разработке планов экономического и социального развития, при решении народнохозяйственных задач, вопросов развития науки и культуры, в идейно - воспитательной и агитационно - пропагандистской работе, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. | применения информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. |
В «Основных правилах работы ведомственных архивов» наиболее полно раскрыта информация о работе архива с исследователями, о подготовке материалов для публикации, докладов, лекций, использования средствами массовой информации.
Организация работы архивов
Основным документом регламентирующем работу архивов является положение об архиве. На штатные должности в архиве составляются должностные инструкции.
| Характеристики | Ведомственный архив | Архив организации |
| Документ, регламентирующий работу архива | Положение об архиве | |
| Документы, регламентирующие работу работников архива | Должностные инструкции | |
| Планирование работы архива | 1.годовой план работы, план-график приема дел в архив. 2. По итогам работы составляется отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план. Последние отражаются в конце отчета, при необходимости самостоятельным разделом. | |
| Контроль за состоянием хранения документов | 1. для определения состояния хранения проводятся проверки 2. По итогам каждой проверки составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которых отражается существующее положение и намечаются меры по ликвидации недостатков и дальнейшему улучшению работы. | |
В « Основных правилах работы ведомственных архивов» отдельным подпунктом раскрыта информация о работе с кадрами. Подпункт «Работа с кадрами» содержит информацию о подборе кадров, их расстановке, о повышении квалификации работников. В «Основных правилах работы архивов организаций» отдельным подпунктом раскрыта информация о выполнении платных работ и услуг, приеме-передаче документов при смене руководителей, при приеме- передаче документов при реорганизации документов. «Основные правила работы ведомственных архивов» содержат разделы «Работа ведомственных архивов с документами личного происхождения», «Порядок приема – передачи документов при смене руководителя организации, заведующего ведомственным архивом, а также при реорганизации или ликвидации организации». Информация, содержащаяся в данных разделах, раскрыта наиболее полно, чем в «Основных правилах работы архивов организации».
Оба нормативных документа содержат приложения – формы документов. Различия заключается в том, что «Основные правила работы архивов организации» содержат следующие формы документов:
· журнал учета поступления и выбытия электронных документов;
· журнал учета миграции и перезаписей электронных документов;
· акт о технических ошибках в учетных документах;
· форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения;
· форма описи электронных документов постоянного хранения;
· форма учетной карточки единицы учета электронных документов;
· форма акта миграции и перезаписей электронных документов.
Источник:
Консультант Плюс.