2. Відповідати за телефонні дзвінки і безпосередньо працювати з клієнтом.
3. Укладати договір з клієнтом на туристичне обслуговування по маршруту, видавати пакет необхідних документів.
4. Відповідати за програму турів.
5. Відповідати за організацію дитячого відпочинку.
6. Кожного тижня звітувати про виконану роботу.
7. Виїжджати в рекламні тури і відрядження.
8. Вести необхідну для роботи документацію.
9. Відповідати за страхування туристів.
10. Щомісячно робити фінансовий звіт і здає гл. бухгалтерові.
11. Рекламувати маршрути.
12. Приймати заявки на маршрут.
13. Відправляти факси і телеграми на броню місць.
14. Відповідати за оплату туристом тур пакету.
15. Відправляти копію платіжного доручення партнерам по бізнесу.
16. Постійно підвищувати свій професійний і загальноосвітній рівень.
17. Приймати всі претензії, які виникають у туриста.
18. Брати участь в розробці нових програм.
19. Інформувати клієнта про техніку безпеки.
20. Повідомляти приймаючій стороні відомості про туристів: точне число чоловік, вік дітей, дата заїзду і виїзду № рейса, категорія розміщення, вид живлення, Ф.И.О. туристів, дані паспорти, адресу.
21. Інформувати туристів про правила поведінки, чинниках ризику і безпеці.
22. Проводити анулювання.
23. Негайно інформувати про виникнення умов, що перешкоджають поїздці.
24. Інформувати туриста про умови мешкання, живлення, трансфері.
25. Оформляти пакет документів.
26. Берегти комерційну таємницю.
27. При виникненні конфліктних ситуацій негайно проінформувати директора.
Менеджер несе відповідальність:
1. За відповідність паспортних даних і достовірність занесеної в журнал інформації.
2. Невчасність відправки факсів на візову підтримку і бронювання.
3. За бездіяльність або неналежного виконання своїх обов'язків.
4. За інформацію надану клієнтам.
5. За коректне поводження з клієнтами фірми.
6. За виконання наказів і розпоряджень керівництва.
7. За збереження увіреної йому документації і за увірене йомумайно. 8. За розголошування комерційної таємниці, і відомостях про клієнтів.
По суті справи вся туристична компанія складає один агентський відділ. Робота полягає в тому, щоб клієнт, прийшовши один раз в цю фірму, прийшов ще і запропонував послуги своїм друзям і знайомим.
Коли клієнт приходить менеджер винен:
1. Точно і грамотно розповісти про маршрути, пропонованих турфірмою.
2. За бажанням клієнта зупинитися на якомусь маршруті докладніше і описати всі особливості вибраної країни.
3. За бажанням клієнта і по його можливостях запропонувати готелі.
4. Запропонувати допомогу в придбанні квитка, якщо квиток необхідний.
5. Після того, як клієнт визначився, записати всі дані про нього у журнал турфірми.
6. Укласти договір з клієнтом, при необхідності узяти передоплату.
7. Оформити і відіслати вчасно лист бронювання, в якому міститься: Ф.И.О. що виїжджають, дані закордонного паспорту, назва країни, категорія мешкання, вид живлення, трансферт, інші необхідні дані.
8. Отримати підтвердження броні, запросити клієнта для оплати туру.
9. Видати пакет документів: договір, путівку, пам'ятку по маршруту, страховий поліс, квитки, якщо вони є, номери телефонів приймаючої фірми.
10. Обов'язково проінструктувати клієнта повторно про час, місце, зустрічі з приймаючою фірмою, повторити точний час відправлення і повернення, звернути увагу на страховку, пояснити, що бувають форс-мажорні обставини і побажати приємного відпочинку.
11. Менеджер так само зобов'язаний знаходитися в постійному зв'язку з клієнтом і інформувати його наперед про можливі зміни, так само прикласти всі зусилля, щоб клієнт залишився задоволеним і повернувся тільки з якнайкращими враженнями.
2.4 Бухгалтерський облік реалізації путівок
Головний бухгалтер веде бухгалтерську і статистичну звітність, в порядку, встановленому чинним законодавством, посадовці фірми несуть матеріальну, адміністративну і кримінальну відповідальність за їх спотворення. «Ер Енд Джі Інтернешнл» представляє державним органам інформацію, необхідну для оподаткування і ведення загальнодержавної системи збору і обробки економічної інформації. Бухгалтерський облік ведеться із застосуванням автоматизованої форми бухгалтерського обліку, програми «1С підприємства 7.7.». Цей програмний продукт призначений для ведення обліку організаціями в умовах застосування спрощеної системи оподаткування.
Облік бланків туристських путівок і авіаквитків ведеться відповідно до методичних вказівок «Про порядок обліку, зберігання і знищення бланків строгої звітності організаціями побутового обслуговування населення і їх підрозділами, а також фізичними особами, що займаються підприємницькою діяльністю». Аналітичний облік ведеться по кожному виду бланків строгої звітності і місцям їх зберігання.
Нещодавно фірма перейшла на єдину систему оподаткування, тим самим, звільнивши себе від складання бухгалтерської звітності і ведення балансу. Єдине, що потрібно вести фірмі – це журнал доходів. Решту звітності фірма веде виключно у власних інтересах.
Щодо собівартості, то собівартістю туристського продукту є вартісною оцінкою використовуваних в процесі виробництва і продажу туристського продукту матеріальних і інших ресурсів, а також інших витрат на його виробництво і продаж.
Всі витрати, що включаються в собівартість продукції (робіт, послуг) туристських організацій підрозділяються:
– по відношенню до виробничого процесу:
а) виробничі (витрати, пов'язані з виробництвом туристичного продукту);
б) комерційні (витрати, пов'язані з просуванням і продажем туристичного продукту);
– залежно від способу включення в собівартість:
в) прямі (витрати, пов'язані з виробництвом туристичного продукту, які можна прямо і безпосередньо включати в собівартість відповідного об'єкту калькуляції);
г) непрямі (накладні) (витрати, пов'язані з організацією і управлінням виробництвом туристичного продукту, відносяться до діяльності туристичної організації в цілому, які включаються в собівартість відповідного об'єкту за допомогою спеціальних методів.
туристичний бухгалтерський облік менеджер
2.5 Облікова політика
Важливу роль у фінансовій діяльності грає облікова політика. Облік є інструментом ефективного економічного управління. В Україні до публічної фінансової звітності відносяться бухгалтерський баланс і звіт про фінансові результати.
Основними документами, що регламентують облікову політику туристських фірм, є:
1. Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 11 травня 2000 №1707-III.
2. Додаток по бухгалтерському обліку «Облікова політика підприємства» із змінами і доповненнями, внесеними Законами України від 8 червня 2000 №1807-III.
3. Додаток по веденню бухгалтерського обліку і звітності.
Основними аспектами облікової політики турагентів є:
1. Порядок обліку витрат і способи їх угрупування для включення в собівартість продукту.
2. Вибір методу визначення виручки від реалізації турпродукта.
3. Облік бланків строгої звітності.
2.6 Оснащення турфірми оргтехнікою
Туристичне агентство «Ер Енд Джі Інтернешнл» оснащене всією необхідною для роботи технікою. Є телефон в кабінеті у директора, у бухгалтера, менеджерів, телефон – факс, міні АТС на столі. Є ксерокс, принтер, сканер, відеопроектор без яких в даний час жодна фірма не може працювати і персональні комп'ютери у всього персоналу фірми.
У бухгалтера окремий кабінет, також оснащений всім необхідним для роботи, встановлений паралельний зв'язок.
Встановлений зв'язок з Інтернетом, це дуже допомагає в роботі, у фірмі вважають за краще відправляти заявки на бронювання по e-mail, а не факсом, оскільки це набагато зручніше і швидше.
Для комфортного самопочуття всі кабінети оснащені кондиціонерами, є затишна кімната для відпочинку персоналу.
Туристична компанія оснащена повністю всім необхідним, що дозволяє працювати оперативно і ефективніше.
2.7 Рекламна робота
Реклама – це сповіщення споживачам різними способами для створення широкої популярності кому-небудь з метою їх залучення.
Туристичне агентство «Ер Енд Джі Інтернешнл» веде активну рекламну роботу.
Зовнішня реклама – оснащеність вивіскою освітлюваною або такою, що світиться (назва турагенства).
Виходить реклама в різних друкарських виданнях (напр. журнал «Туризм і Відпочинок») Дається реклама на радіо, рядок, що біжить по телебаченню, рекламні банери. Всю інформацію про компанію і пропоновані тури можна дізнатися з Інтернету на власному сайті. У великій кількості друкуються різні рекламні візитки, вони лежать на столі у кожного менеджера і, як правило, всі клієнти, йдучи, беруть таку візитку і не в одному екземплярі, потім передають їх своїм знайомим, що теж добре відбивається на роботі.
2.8 Транспортна мережа, ведуча до турфірми
Агентство розташовується в місті Одеса. Дістатися до «Ер Енд Джі Інтернешнл» можна з будь-якого місця м. Одеси. Це можна зробити на трамваї №17, 18, на маршрутному таксі №146, 127, 185, 194, 193, 223 і на машині. Поряд знаходитися зручна автомобільна стоянка.
3. Маркетингова концепція по схемі «маркетинг-мікс»
3.1 Товарна політика
Товаром в «Ер Енд Джі Інтернешнл» є туристичний пакет, що складається з авіаквитка, ваучера на мешкання, ваучер на трансфер, медична страховка.
Ця туристична фірма пропонує:
- тури до Єгипту та Турції з вилітом із Одеси;
- Екскурсійні автобусні та ж\д тури по всій Європі;
- Навчання+відпочинок за кордоном;
- оформлення віз в різні країни світу;
- допомога в швидкому оформленні закордонних паспортів;
- апостиль, легалізація, консульське завірення, переклад;
- підготовка документів для подачі в посольства;