Передача здійснюється за накладною служби РАО військової частини та наказом командира військової частини.
При передачі виробу від однієї відповідальної особи до іншої, яка приймає посаду, в межах підрозділу, акт складається в одному примірнику, який після прийому передається в службу РАО військової частини.
При необхідності кількість примірників може бути збільшена ксерокопіюванням.
За всіма переліченими випадками акт технічного стану, який складений здавальником, затверджується його командиром частини.
Картка некомплекту призначена для обліку відсутніх в комплектах зразка озброєння:
1. Експлуатаційних документів з комплекту ЕТД.
2. Елементів з комплекту поставки зразка озброєння та з комплектів поставки його складових систем.
3. Елементів з одиночного комплекту ЗІП зразка озброєння та з одиничних комплектів ЗІП його складових систем, або відсутніх елементів конструкції, (складових частин), які не входять до переліку комплектів поставки.
Основні експлуатаційно-технічні документи виробу обліковані в загальній відомості ЕТД або в окремому розділі формуляра виробу. ЕТД складових систем виробу обліковані в формулярах (паспортах) цих систем, а в загальній відомості ЕТД виробу, про це є відповідна примітка.
Загальний комплект поставки виробу облікований в основному формулярі у розділі «Комплект поставки». Комплекти поставки окремих систем обліковані в формулярах (паспортах) цих систем у розділах «Комплект поставки», а в переліку комплекту поставки основного формуляра, про це є відповідна примітка.
Картка некомплекту оформлюється окремо на кожен комплект поставки, у якому є відсутні елементи.
Одиночний комплект ЗІП виробу опублікований у загальній відомості ЗІП. Одиночні комплекти ЗІП складових систем можуть бути опубліковані:
1. В формулярах (паспортах) складових систем у розділі «ЗІП».
2. В окремих відомостях ЗІП складових систем.
3. В пакувальних аркушах місця укладки ЗІП складового блоку, вузла, системи.
4. В описах місць укладки ЗІП складових систем, блоків, вузлів.
В загальній відомості ЗІП є примітка про документи, в яких обліковані одиночні комплекти ЗІП складових систем, блоків, вузлів.
Картка некомплекту оформлюється, як і у попередньому випадку. окремо на кожен комплект ЗІП, у якому є відсутні елементи.
Елементи конструкції виробу, які не вказані в розділах «Комплект поставки» формулярів і паспортів. перелічені в технічних описах та альбомах малюнків до них.
Відсутні елементи конструкції можуть бути включені до карток некомплекту, в яких обліковані відсутні елементи з комплектів поставки відповідної системи, блоку, вузла, при цьому робиться розділ з записом «Елементи конструкції». Якщо елемент конструкції не може бути віднесений то того чи іншого «комплекту поставки», на нього заводиться окрема картка некомплекту.
Робочі картки некомплекту повинні бути заведені і вестися при експлуатації зразка озброєння від моменту прибуття його у військову частину до моменту його передачі. Картки заводяться тільки на ті комплекти. у яких відсутні елементи.
Робочі картки некомплекту заводяться в разі некомплекту на комплект. елементи якого обліковані за окремим документом (розділ формуляра або паспорта. відомість, опис, пакувальний аркуш). заповнюються ручкою, підсумок не підводиться. Таким чином, кількість робочих карток некомплекту залежить від кількості окремих комплектів, у яких є відсутні елементи.
Початкові записи в робочих картках некомплекту здійснюються за результатами прийому виробу з іншої військової частини.
Якщо виріб не переміщувався. а тільки передавався в межах підрозділу від однієї відповідальної особи до іншої, нові робочі картки некомплекту можуть не заводитися, а вестися далі. При цьому доцільно підвести підсумки на момент прийому-передачі, але порядкову нумерацію елементів потрібно продовжувати.
При підготовці виробу до передачі інформація з робочих карток некомплекту переноситься до нових зведених карток. Кількість зведених карток некомплекту формується виходячи с того. що в одну зведену картку можна включити:
1. відсутні елементи з одиночного комплекту ЗІП спеціальної частини по складовим комплектам;
2. відсутні елементи з комплектів поставки систем. блоків, вузлів спеціальної частини, а також елементи конструкції, які не обліковані в переліках комплектів поставки;
3. відсутні елементи з одиночного комплекту ЗІП засобу рухомості, відсутні елементи з комплектів поставки та інші документи конструкції шасі.
При цьому зведені картки некомплекту. крім цього, необхідно формувати ще і по належності елементі ЗІП. комплектів поставки і ЕТД до відповідних служб постачання:
1. Служба РАО.
2. Автослужба (бронетанкова служба).
3. Служба ЗЗМУ.
4. Інженерна служба.
5. Медична служба.
6. Служба зв’язку.
7. Речова служба.
Формування карток по службам постачання необхідно у зв’язку з тим, що поповнення, організація ремонту і технічного обслуговування, списання комплектуючих приладів. складових частин і іншого майна, які відносяться до номенклатури цих служб, покладено на начальників відповідних служб. Таким чином, такі картки повинні бути зареєстровані у діловодстві перелічених служб. Формування карток некомплекту по службам є обов’язковою умовою.
Підставою для занесення відсутнього елементу до відповідної картки некомплекту є виправдальний документ, яким оформлюється зняття такого елементу з обліку відомості ЗІП або формуляру (паспорту).
Назва, номер і дата виправдального документа на кожен відсутній документ повинні бути занесені до картки некомплекту, для цього, при виготовленні картки, рекомендується передбачити додаткову графу «примітки».
Виправдальними документами, які підтверджують законність некомплекту, є:
1. Акт технічного стану з доданими картками некомплекту, яким була оформлена попередня передача виробу.
2. Акт утилізації елементів V(п’ятої) категорії з такого або іншого комплекту.
3. Акт списання втрачених матеріальних засобів, який складений на підставі наказу командира військової частини про покарання винних і документів, які підтверджують факт притягнення винних осіб до матеріальної відповідальності, або виданого відповідним начальником інспекторського свідоцтва.
Картки некомплекту, які виготовляються як додаток до акту технічного стану при передачі зразка озброєння, повинні бути засвідчені начальником служби РАО військової частини, а в разі передачі його до іншої частини, крім того, – начальником органу постачання, яким виданий наряд. Такі вимоги є логічним наслідком ст. 40 «Руководства по учёту…».
Акт зміни якісного стану (додаток 3) призначений для документального оформлення наступних операцій:
1. Переведення елементів ЗІП або інших складових елементів, робота яких не обліковується в формулярах і які не обліковуються за заводськими номерами до V категорії при умові, що ці матеріальні засоби вислужили встановлений термін експлуатації і непридатні для подальшого використання за технічним станом.
2. Утилізацію (розбирання) елементів V(п’ятої) категорії (при підготовці акту для оформлення утилізації в його назві проводяться уточнення шляхом закреслювання слів «зміни якісного стану» і написання слова «утилізації». Акт утилізації, після його затвердження, є виправдальним документом і підставою для занесення матеріальних засобів, що утилізовані, до картки некомплекту).
За всіма випадками акт зміни якісного стану (утилізації) складається:
1. По службам постачання.
2. На елементи тільки з одного комплекту визначеного зразка озброєння.
У разі, якщо оформлюється операція зниження категорії елементів ЗІП визначеної системи, блоку або приладу, їх необхідно, також, розподіляти по окремим актам по групам:
1. Запасні частини.
2. Інструмент.
3. Приладдя.
Це пов’язано з тим, що групи ЗІП використовуються з різною метою і висновки комісії в акті повинні бути зроблені з вказанням причин зниження категорії до п’ятої.
Особливості списання ЗІП: для запасних частин термін експлуатації не встановлений. Вони призначені для заміни тих, що вийшли з ладу, зносилися в складі вузлів. механізмів, блоків або систем зразка озброєння. Заміна несправних елементів справними проводиться при проведенні поточного ремонту. Списанню підлягають несправні елементи, які були зняті з виробу. Умовно вони повинні бути закладені на місця тих запасних елементів, які в результаті ремонтних робіт встановлені на виріб.
Для інструменту терміни експлуатації визначені нормативними документами і складає від 7 до 10 років. З урахуванням того, що види технічного обслуговування, які встановлені єдиною системою комплексного ТО, а також – поточний ремонт проводяться періодично, при цьому роботи проводяться штатним інструментом, для якого характерні зноси робочих поверхонь і пошкодження. Інструмент може бути або придатним – ІІ(другої) категорії, або непридатним – V(п'ятої) категорії. Якщо інструмент вислужив встановлений термін експлуатації і за фактичним технічним станом відповідає V(п'ятої) категорії, це повинно бути документально підтверджено актом зміни якісного стану.
Для приладдя терміни експлуатації визначені, як і для інструменту, але особливостями експлуатації є те, що елементи цієї групи зносовим впливам піддаються менше, ніж інструмент, так як вони застосовуються для виконання інших функцій і на них більш впливають такі фактори, як біологічні, температурно-вологісні, від яких вони з часом руйнуються і приходять до непридатного стану, який відповідає V(п’ятої) категорії. До приладдя належать брезентові, гумові і дерев’яні вироби, пензлики, вимірювальні прилади, переносні ліхтарі та інші. При досягненні граничного технічного стану і при умові закінчення встановленого терміну зберігання фактичну категорію приладдя необхідно оформити актом зміни якісного стану.