Використання зазначених форм сприяє отриманню інформації про реальні надходження до бюджету, забезпечує нагромадження в центральній базі інформації про доходи, одержані фізичними особами протягом року з різних джерел, яка потім передаватиметься до державних податкових органів за місцем постійного проживання фізичних осіб в Україні, а щодо тих, хто не має постійного місця проживання в Україні, — за місцем їхньої реєстрації. Крім того, нагромаджена інформація з форми № 8ДР дає змогу контролювати зміни місця роботи, відслідковувати наявність пільг у фізичних осіб у звітному кварталі, ширше контролювати повноту подання інформації по всіх працюючих, виявляти порушників податкового законодавства (на першому етапі — це виявлення осіб, які мають кілька основних місць роботи, встановлення явних фактів порушення податкового законодавства та відхилень від норм оподаткування).
У перспективі на базі інформації форм № 7Д і № 8ДР планується впровадити контроль достовірності поданих річних декларацій, перехресний контроль відповідних даних з різних документів (кількох основних місць роботи, надання пільг з прибуткового податку тощо), формування довідкової інформації для надання субсидій, для нарахування пенсій та інших соціальних виплат.
Для підвищення достовірності системи загального декларування доходів громадян і системи річних перерахунків податків за сукупним доходом розпочато створення центральної інформаційної бази даних фізичних осіб. Після впровадження повного обліку фізичних осіб, які сплачують податки та інші обов’язкові платежі, в режимі взаємодії комп’ютерних мереж на всіх рівнях структури податкової служби буде досягнуто високий рівень достовірності та цілісності податкових БД. Тому сьогодні річні декларації про одержані доходи подають тільки державні службовці і громадяни, що одержали прибутки в звітному році за не основним місцем роботи, а відповідні річні перерахунки до них здійснюються інспекторами Державних податкових інспекцій за допомогою відповідних режимів АРМ «Облік податків і платежів».
По завершенні процесу реєстрації юридичної особи у виконавчому комітеті та статистичних органах згідно з інструкцією ДПА «Про затвердження інструкції про порядок обліку платників податків» від 19.02.1998 р. № 80 платник реєструється в податковій інспекції в управлінні обліку платників, надаючи для цього всі реєстраційні документи (статут, свідоцтво про реєстрацію в держадміністрації, свідоцтво про реєстрацію в статуправлінні, угоду про заснування та діяльність). Реєстрація здійснюється за допомогою АРМ «Облік платників» та АРМ «Реєстрація платників ПДВ», в результаті чого усі інформаційні відомості фіксуються в базі даних податкової інспекції і після цього передаються в центральну базу даних ДПА України через обласну ДПА, а саме до державного реєстру юридичних осіб, державного реєстру платників ПДВ та інших БД. Після проведення реєстрації юридична особа отримує в податковій інспекції довідку про реєстрацію і відкриває рахунки в банку, а протягом трьох днів з моменту відкриття рахунків в банку надає до ДПІ відомості про відкриті йому рахунки, після чого отримує реєстраційне свідоцтво. Процес реєстрації платника в податковій інспекції завершується відкриттям картки особового рахунка (КОР) за кожним видом платежів, для чого в БД формуються відповідні записи.
Періодично, відповідно до чинного законодавства, платник звітує про свою діяльність, прибутки, нараховані податки та збори перед податковою інспекцією. Усі звітні документи (декларації і розрахунки), незалежно від наявності результатів діяльність, платник подає до канцелярії ДПІ. Для підвищення оперативності і спрощення процесів податкової звітності як для платників податків, так і для ДПІ, впроваджується система електронної звітності та програмних комплексів універсалізації звітних процедур. Податкові звіти в електронному вигляді (електронна звітність) передаються до районної ДПІ на дискетах або як електронні структуровані файли через електронну пошту, завірені електронними підписами.
Формування електронної звітності платниками здійснюється з використанням спеціальних програмних засобів, які містять у своєму складі дві частини: клієнтську — для підготовки електронних звітів та інспекторську — для прийняття і контролю звітності. Використання програмного комплексу клієнтської частини надає платникові такі можливості:
· автоматизоване заповнення всіх відомостей про платника, які однозначно ідентифікують його звітність;
· контроль в автоматизованому режимі заповнення звітних форм і правильності розрахунків нарахованих сум податкових платежів;
· забезпечення захисту даних, що передаються до податкових органів, від несанкціонованого доступу шляхом електронного підпису;
· організацію БД електронних звітів і отримання їх друкованих форм.
На сьогодні програмний комплекс електронної звітності (АРМ «Звіт») вже впроваджується в ряді податкових інспекцій. Основним результатом експлуатації АРМ «Звіт» є база даних усіх звітних показників, яка забезпечує формування поточних звітів і проведення інформаційного аналізу звітної інформації. Інформація про нараховані суми податків після успішного завершення автоматизованого контролю переноситься в БД особових рахунків платників. Практичний досвід показує, що приймання звітності в електронній формі дає змогу значно скоротити затрати праці з приймання звітності, зменшити час оброблення та підвищити достовірність процесів податкової звітності.
Важливою задачею інспекторів податкової служби є щоденне зменшення недоїмки, тобто забезпечення своєчасного надходження грошових коштів до бюджету. Зменшення недоїмки також є однією з основних функціональних обов’язків відділу примусового стягнення податків. Крім того, цей відділ, разом із сектором аналізу і прогнозування надходжень, на підставі актуальної інформації баз даних шляхом узагальнення, зіставлення складає аналіз динаміки надходження грошей до бюджету у розрізі платників, видів платежів, діяльності тощо, для формування пропозицій та ефективного прийняття рішень щодо зменшення недоїмки. При виконанні робіт з аналізу та прогнозування надходжень податкових платежів інспектори широко застосовують такі програмні засоби MS Office, як процесор електронних таблиць Excel, реляційна СУБД Access та ін.
Відповідно до календарних термінів звітності платник через банк сплачує всі суми податків і відрахувань. Інформація про сплату податків платниками з банківської системи та Держказначейства щодня засобами електронної пошти надходить до податкової інспекції у відділ обліку і звітності, де за допомогою програмного комплексу «Банк» (який є складовою АРМ «Облік податків і платежів») здійснюється автоматичне рознесення платежів до карток особових рахунків платників. При порушенні термінів сплати проводиться автоматизоване нарахування пені за процентною ставкою або ставкою НБУ з відображенням цієї інформації в особовому рахунку платника диференційовано за видами платежів.
У разі здійснення торгової діяльності та використання торговельного приміщення платник повинен зареєструвати у ДПІ касовий апарат. Облік усіх касових апаратів, як юридичних, так і фізичних осіб, здійснюється за допомогою АРМ «Касові апарати», при цьому створюється актуальна база даних станів зареєстрованих касових апаратів на районному, обласному та центральному рівнях залежно від підпорядкованості.
У разі діяльності платника податків в галузях оптової або роздрібної торгівлі, громадського харчування, обміну валют, грального бізнесу або побутових послуг, платник оформлює документи на придбання торгового патенту. За допомогою режиму «Торгові патенти» в АРМі «Облік податків і платежів» виконується реєстрація торгового патенту, нараховуються суми до сплати за кожен місяць. Відповідним чином створюється актуальна база даних усіх торгових патентів юридичних осіб.
На основі річного плану перевірок юридичних осіб, затвердженого ДПА України, податкові служби здійснюють документальні перевірки фінансової діяльності платників податків. Перевірки можуть бути плановими, тематичними, зустрічними і, як правило, комплексними. За результатами перевірки можуть бути виявлені порушення бухгалтерського обліку або податкового законодавства, складатися акти, рішення, протоколи, постанови та ін. документи. У разі виявлення порушень, що підпадають під дію Кримінального кодексу України, до перевірок приєднується податкова міліція. Якщо в результаті перевірки порушень не виявлено, складається довідка про факт проведення перевірки. Відображення результатів перевірок (актів, рішень, протоколів, постанов, довідок), які проводяться управлінням документальних перевірок юридичних осіб, відділом валютного контролю в сфері зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) та відповідними підрозділами податкової міліції, здійснюється за допомогою АРМ «Аудит». За допомогою цього АРМ формується БД донарахованих сум по платниках і видах платежів, інформація якої є основою для проведення аналізу роботи інспекції та формування термінових, квартальних і загальних звітів. Інформація про донараховані суми податків із АРМ «Аудит» переноситься в картки особових рахунків платників на АРМ «Облік податків і платежів» відповідно до видів донарахувань.
Юридичні особи — платники податків, що мають пенсію на валютні операції, перевіряються відділом контролю у сфері ЗЕД та підрозділами податкової міліції. У своїй роботі ці підрозділи використовують дані АРМ «Облік податків і платежів» і «Митниця», що дає змогу аналізувати файли з інформацією по імпортних, експортних і бартерних операціях, які здійснювалися суб’єктами підприємницької діяльності відповідного регіону, були зафіксовані при перетині митного поста України та відображені у вантажно-митних деклараціях.