Оперативное финансовое планирование в современных условиях (стр. 5 из 6)

- Приоритет платежа.

Для каждой статьи расходования денежных средств присваивается один из следующих платежных приоритетов:

Таблица 3

Очередь	Описание	Статьи БДДС	Сроки платежа
1	Платежи, задержка по которым может вызвать серьезные негативные последствия для компании (штрафные санкции или ухудшение деловой репутации)	Налоги, погашение кредитов и процентов по ним, заработная плата	Строго в соответствии со сроком, указанным в заявке или договоре
2	Платежи, относящиеся к основной деятельности	Оплата основным поставщикам	Допустима задержка оплаты на срок до 3 банковских 3 дней
3	Платежи, связанные с обеспечением вспомогательных бизнес-процессов	Оплата за аренду офиса, коммунальные платежи, за телефонные переговоры и т.д.	Допустим перенос сроков оплаты более чем на 3 банковских дня

При невыполнении плана поступлений по выручке финансовая служба имеет право инициировать сокращение платежей 3-ей очереди в бюджете или отмену таких платежей. При изменении сроков платежа финансовая служба извещает об этом инициатора платежа.

Соответственно статьи расходов, имеющие низкие приоритеты позволяют при необходимости сдвигать сроки оплаты счетов, предоставляют возможность для маневра при кассовом разрыве. Кроме того, руководство компании обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Этап 3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок

Определив лимитообразующие аналитики и реквизиты платежа, необходимо сформировать инструментарий оплаты/поступления денежных средств. Следует отметить, что система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь» включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому требуется инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление денежных средств, а руководство или уполномоченные принимать решения сотрудники реализуют данные заявки через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплат ДС, содержащий всю описательную информацию о данной операции. Программным продуктом, на котором реализовывается указанный документооборот, может быть «ИНТАЛЕВ: Корпоративные финансы».

Лимитообразующие аналитики должны быть проверены на возможность оплаты, т.е. на этапе формирования заявки система сверяет заявленную сумму с плановыми данными.

Для просмотра руководителем всего перечня заявок формируются реестры заявок. Реестр заявок – это список или перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

Соответственно, заявка и реестр заявок на выплату денежных средств должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении ДС.

Этап 4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок завершается первая сторона, один из аспектов бизнес-процесса «Платежный календарь» - статика. Это означает, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в документах, реестрах, утвержденных заявках. Т.е. данные документы могут быть задействованы в системе платежей предприятия.

Но вторая сторона данного вопроса, именно динамика процесса, этап, отвечающий на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе и в этом аспекте важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия сотрудников, и, следовательно, результат и репутация платежной дисциплины предприятия.

Наилучшим вариантом реализации бизнес-процесса является его графическое представление. Пример диаграммы бизнес-процесса «Заявка на денежные средства» для одной из производственных компаний представлен на рис. 3.

Рис. 4. Графический вид бизнес-процесса «Заявка на денежные средства»

Участники бизнес-процессов платежного календаря и их функции

При описании бизнес-процессов платежного календаря необходимо определить участников и подробно описать их функции:

1. Определение участников системы управления денежными средствами:

Инициаторы платежей, в роли которых могут выступать сотрудники или руководители ЦФО, отвечающие за расходы по ЦФО;

Акцепторы платежей, в зависимости от сложности системы и необходимости проверок можно создавать несколько уровней контроля платежей;

Исполнитель платежей. После подтверждение платежей заявка направляется в бухгалтерию, которая ее оплачивает.

2. Описание роли каждого участника и его обязанностей:

Формирование инициатором платежа заявки в электронной платежной системе;

Утверждение заявки руководителем ЦФО, проверка целесообразности и обоснованности данного расхода;

Акцепт заявки сотрудником отдела планирования, проверка суммы расхода в заявке на лимит в бюджете ЦФО на этот вид расхода в данном периоде;

Акцепт заявки финансовым менеджером;

Акцепт заявки финансовым директором (для заявок, требующих акцепта финансовым директором);

Акцепт заявки генеральным директором (для заявок, требующих акцепта генеральным директором);

Регистрация финансовым менеджером состояния заявок в электронной платежной системе;

Исполнение заявки кассиром, выдача по заявкам наличных денежных средств;

Исполнение заявки бухгалтерией, осуществление безналичных оплат.

3. Определение возможных маршрутов, сроков и последовательности прохождения заявок на оплату.

Этап 5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Заключительным этапом разработки процесса является его регламентация. Бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах. Эти документы утверждаются внутренним приказом и являются обязательными к исполнению всеми подразделениями компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, обязательно будет содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, ответственных за согласование, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. Для наглядности удобно сопроводить регламент таблицей с описанием процедур, сроков исполнения, ответственных.

Этап 6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату или реестры);

формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру, платежного календаря;

реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

Платежный календарь может быть реализован на практике с помощью программных продуктов, отличающихся по стоимости и функциональным возможностям. Выбор программного продукта зависит от количества требований, предъявляемых к системе, и материальных ресурсов компании.

До сих пор множество предприятий для управления денежными средствами используют Excel, который имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных.

В настоящее время все больше компаний принимают решение о внедрении системы управления финансовыми потоками с помощью специализированного программного обеспечения. Программные продукты существенно повышают скорость и качество принятия управленческих решений в системе управления денежными средствами благодаря следующим функциональным возможностям:

создание электронных заявок на оплату в информационной системе;

автоматический контроль заявок на соответствие лимитам в бюджетах;

формирование отчетности, необходимой для контроля исполнения платежей, бюджетов движения денежных средств;

поддержка процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

разграничение прав доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, руководитель ЦФО видит в системе только заявки по своему ЦФО.

После того, как бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

2.4. Последовательность составления платежного календаря

Процедура составления платежного календаря выполняется в следующей последовательности:

1. Прогнозируются денежные поступления (выручка от продаж, продажи основных фондов и др.) в отчетном периоде. Для расчета объема возможных денежных поступлений предприятия отслеживают средний период времени, который требуется покупателям для того, чтобы оплатить счета. Исходя из этого, можно рассчитать, какая часть выручки за реализованную продукцию поступит в отчетном периоде, а какая в следующем. Более точный расчет предполагает классификацию дебиторской задолженности по срокам ее погашения.