Задача 3: Оптимизировать затраты на складской персонал.
Риски: Если не обеспечить замену персонала оптимизированными складскими технологиями, можно получить комплекс проблем.
Данные для правильного решения: Данные из информационной системы, оптимизирующей складское хранение и высвобождающей ресурсы.
Задача 4: Использовать освободившиеся в ходе оптимизации складов помещения для предоставления услуг ответственного хранения и получения дохода с них.
Риски: Без ИТ оказание услуг ответственного хранения может существенно увеличить затраты на ручной контроль за товарно-материальными ценностями и персоналом.
Данные для правильного решения: Данные из автоматизированной системы учета услуг ответственного хранения.
Задача 5: Оптимизировать потоки материалов на предприятии.
Риски: Без системы сквозного планирования продаж – производства - снабжения оптимизация может стоить дороже, чем полученная в результате экономия, так как при каждом существенном изменении планов нужно вновь "вручную" оптимизировать материальные потоки.
Данные для правильного решения: Данные о потребностях в материальных ресурсах на всех участках, согласованные по времени с планами производства и снабжения.
4.6 Задачи и инструменты управления финансами
Кризис начался с банковско-финансового сектора и ударил в первую очередь по ликвидности финансовых компаний, доступности и стоимости привлечения заемного капитала. В этих условиях для предприятий стало особенно важно считать деньги, снижать затраты, прогнозировать различные сценарии развития событий и строить в соответствии с ними финансовые планы.
Задача 1: Быстро получать оперативную информацию по финансовым показателям.
Риски: При ускоренной подготовке данных разными подразделениями в ручном режиме и при лоскутной автоматизации неизбежны ошибки, которые могут привести к неправильным решениям.
Данные для правильного решения: Данные непосредственно из комплексной учетно-управленческой системы.
Задача 2: Не допускать кассовых разрывов, планировать поступления и расходы.
Риски: Не оплатить вовремя поставку материалов – сорвать выполнение плана, не выплатить вовремя задолженность – поставить под вопрос новые кредиты, не предоставить покупателю рассрочку на 3 дня, имея такую возможность – потерять покупателя и т.д.
Данные для правильного решения: Прогнозные данные о поступлениях и расходах на каждый день, план-фактные сравнения, учет отклонений.
Задача 3: Оптимизировать дебиторскую задолженность. Классифицировать должников, определить для каждого из них политику взыскания долгов. Ряд покупателей в период кризиса заинтересованы в отсрочке платежа, и для предприятия важно принимать обоснованные решения по предоставлению им кредитных линий.
Риски: Задержки платежей, потери денег, потери клиентов, судебные издержки и др.
Данные для правильного решения: Данные о текущей задолженности, включая срок просроченной задолженности; история отношений с клиентом, объем и регулярность осуществляемых им закупок; доля покупателя в структуре доходов и структуре валовой прибыли; количество нарушений условий оплаты в прошлые периоды.
Задача 4: Оперативно отслеживать структуру оборотных средств.
Риски: Если отслеживать структуру оборотных средств по итогам периода, можно пропустить изменения, начавшиеся в начале месяца и угрожающие созданием дефицита денежных средств.
Данные для правильного решения: Оперативные данные из учетной системы о структуре оборотных средств.
Задача 5: Анализировать доходность по видам деятельности, подразделениям, проектам.
Риски: Если при сокращении затрат или персонала не отслеживать структуру доходности в нескольких разрезах, есть риск "зарезать курицу несущую золотые яйца".
Данные для правильного решения: Данные о доходности, маржинальной прибыли, выработке на 1 сотрудника в различных разрезах структуры и бизнес процессов предприятия.
Задача 6: Оптимизировать затраты, выявив все источники их снижения
Риски: Если не иметь детальные данные о структуре затрат и их взаимосвязях, есть риск принятия неправильных решений
Данные для правильного решения: Достоверные данные о структуре затрат в различных разрезах по периодам
Задача 7: Планировать деятельность по нескольким сценариям развития в зависимости от длительности кризиса, степени его проникновения в отрасль, влияния на курсы валют.
Риски: В условиях постоянных изменений бюджетирование без качественной автоматизации превращается в монстра из тысяч слабосвязанных таблиц, не позволяющего быть уверенным в достоверности планов и принятии правильных решений.
Данные для правильного решения: Бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, разработанные для нескольких сценариев развития экономики, регулярные оперативные данные план-фактного анализа.
Задача 8: Оперативно контролировать финансовые показатели филиалов и дочерних обществ.
Риски: Если получать данные из филиалов и ДЗО один раз в месяц, через несколько дней после сведения баланса, есть огромный риск неправильно оценить скорость проникновения кризиса в регионы и ошибиться в планируемых поступлениях и затратах.
Данные для правильного решения: Оперативная (не реже 1 раза в день) информация по ключевым показателям, в том числе поступлениям и расходам.
Задача 9: Управлять платежами филиалов и ДЗО.
Риски: Как правило, качество управления в региональных отделениях ниже, чем в центральном аппарате, в таких условиях без централизации управления финансами есть риск не отследить существенные необоснованные в новых условиях расходы.
Данные для правильного решения: Система контроллинга, построенная на данных консолидации показателей, бюджетирования и установления лимитов.
Задача 10: Анализировать бизнес по стандартам международной отчетности, принимать более точные управленческие решения.
Риски: Без системы автоматизации составление отчетности МСФО путем трансформации данных бухгалтерского учета трудоемко, затратно, несет риски ошибок и нестыковок.
Данные для правильного решения: Автоматическая генерация основной части отчетности в соответствии с МСФО, синхронизация изменений в ходе подготовки регламентированной отчетности и отчетности МСФО.
4.7 Задачи и инструменты стратегического управления
В период экономических потрясений многие компании вынуждены пересматривать стратегию своего развития. Стратегические решения при этом в значительной степени опираются на оценки финансовых рисков и перспектив. В XXI веке информационные технологии существенно развились и являются полноценными инструментами для поддержки принятия решений по многим стратегическим вопросам, такие продукты принято относить к классам CPM (Corporate Performance Management -Управление эффективностью корпорации), BI (Business Intelligence - Бизнес-интеллект) и отчасти ERP II (Enterprise Resource & Relationship Processing - Управление ресурсами и внешними связями предприятия).
Задача 1: Осуществлять долгосрочное планирование стратегических целей, определять сценарии их достижения с учетом сценариев развития кризиса, контролировать показатели в ключевых точках.
Риски: Ошибка в планах, неучтенные факторы, непредусмотренные сценарии развития событий могут нанести бизнесу непоправимый урон.
Данные для правильного решения: Ключевые показатели текущей деятельности, прогнозы развития ключевых внешних факторов (спрос, конкуренция, доступность финансов, развитие технологий и др.), ключевые показатели через 1, 3 и 5 лет с учетом различных сценариев развития бизнеса.
Задача 2: Прозрачность ключевых показателей деятельности группы компаний.
Риски: Не видя истинную картину в многочисленных ДЗО, эффективность стратегического корпоративного управления существенно снижается.
Данные для правильного решения: Оперативные данные ключевых показатели из всех дочерних и зависимых обществ не позволят подтасовывать результаты в конце отчетного периода.
Задача 3: Прозрачность и инвестиционная привлекательность бизнеса.
Риски: На определенном этапе развития отсутствие прозрачности бизнеса несет в себе существенные риски замедления темпов развития вследствие сложности и высокой стоимости привлечение заемных средств.
Данные для правильного решения: Кредиторы должны видеть прозрачную для понимания структуру собственности и отчетность в соответствии с МСФО, заверенную ведущими аудиторами.
Задача 4: Оперативно оценивать перспективность сделок слияний, поглощений и стратегических партнерств.
Риски: Неправильное решение может нанести существенный урон бизнесу.
Данные для правильного решения: Сопоставление показателей планируемого к приобретению актива с показателями, имеющимися в интегрированных активах (при сопоставимости их видов деятельности).
Задача 5: Выявить непрофильные или неперспективные активы, произвести их оценку для принятия решения о продаже – задача, обратная вышеперечисленной.
Риски: Если есть ряд однотипных активов, от некоторых из которых нужно отказаться, не учитывая и не сравнивая ключевые показатели деятельности активов, можно избавиться от выгодного актива, оставив менее выгодный при их сопоставимой рыночной стоимости.
Данные для правильного решения: Детальные данные ключевых показателей в группе компаний с учетом потенциала развития.
Задача 6: Решить, какие инвестиционные проекты необходимо заморозить, а какие продолжить, как это отразится на затратах и доходах, каким будет срок возврата инвестиций по каждому из проектов.
Риски: Когда решение о сокращении затрат нужно принимать быстро, без информации о последствиях сокращения персонала и инвестиционных проектов можно допустить серьезные ошибки, которые отразятся на других инвестиционных проектах и текущей деятельности.