К характерным признакам корпоративных информационных систем следует отнести: длительный жизненный цикл; разнообразие используемого аппаратного обеспечения, жизненный цикл которого меньше, чем у создаваемой системы; широкое программное обеспечение; масштабность и сложность решаемых задач;
пересечение множества различных предметных областей; территориальную распределенность и в соответствии с этим ориентацию на использование локальных и глобальных вычислительных сетей для обмена и обработки информации. При организации таких систем возникают проблемы, связанные с совместимостью программного обеспечения, безопасностью информации, независимостью от аппаратных и программных платформ, разграничением доступа к удаленным информационными ресурсами, т.е. системной интеграции.
Необходимость выполнения глобальной цели влечет за собой формирование множества локальных целей, которые, в свою очередь, делятся на подцели. Одной из таких локальных целей является организация поддержки принятия решений на всех уровнях управления на основе своевременного предоставления информации всем заинтересованным службам и лицам с требуемой степенью детализации.
Реализации этой цели выражается в построении корпоративной информационной системы. В процессе ее создания необходимо решить ряд принципиально важных задач, в том числе: на каком уровне хранить информацию (данные) и на каком уровне обрабатывать ее; на каком рабочем месте хранить и на каком обрабатывать каждую конкретную информацию. Решение данных задач включает реализацию методик распределения вычислительных работ по уровням обработки информации и узлам сети, информационных массивов по узлам сети, а также определения количества ПЭВМ в узле, для чего могут быть использованы экономико-математические методы, а также инструментарий класса CASE. Обратная связь, возникающая в результате решения задач, характеризуется реорганизацией системы управления и изменениями в организационной структуре предприятия. Таким образом, информационная система воздействует на систему управления на основе предложенных автоматизированных решений.
Хорошая организационная структура всегда была основой эффективного управления предприятием. Существуют два пути создания и поддержки рациональной системы управления: с совершенствованием организационной структуры и без совершенствования. Организационная структура характеризуется декомпозицией финансово-экономической, хозяйственной, производственной деятельности, деятельности, связанной с обеспечением безопасности эффективного управления и т.д. В состав финансово-экономической деятельности включены финансово-аналитическая, финансово-учетная, а также связанная с внутренним аудитом. Эффективность организационной структуры определяется соответствием каждого исполнителя своему рабочему месту.
Предпосылками построения системы является комплексное решение следующих взаимосвязанных аспектов: организационных, кадровых, финансовых, разработки технологии и методологии организации профессиональной деятельности в конкретной предметной области.
Организационный аспект включает создание единого финансово-экономического подразделения, как это принято в мировой практике управления, в котором вся экономическая деятельность предприятия рассматривается в качестве единого целого. Первостепенное внимание необходимо уделять учету затрат, финансовому анализу, прогнозированию, что составляет основу экономической системы предприятия. При создании данного подразделения разрабатывается новая организационная структура, происходит реструктуризация финансовых экономических и бухгалтерских подразделений. Вводится новая форма ведения учета на компьютере, например автоматизированная-диалоговая, оговоренная в учетной политике. Происходит изменение условий труда. Следовательно, необходимо пересмотреть штатное расписание (расстановку), разработать должностные обязанности.
Кадровый аспект характеризуется тем, что в связи с изменением методологии учета и обработки, переходом к автоматизированным формам ведения учета (таблично-автоматизированной и автоматизированной-диалоговой) качественно изменяются требования к персоналу. Необходимо изменить отношение к работе, создать условия, при которых сотрудники будут заинтересованы в результатах своего труда и будут стремиться совершенствовать свои знания. Для этого требуется утвердить кадровую политику, включающую решение задачи подготовки кадров, повышения профессионализма, расширение специализации. При разработке штатного расписания (расстановки) следует разработать должностные обязанности (инструкции), четко выделив перечень обязательных функций и определив требования к каждой должности. Решение кадровой задачи необходимо начать с проведения аттестации каждого сотрудника. Эффективность функционирования системы определяется менталитетом, каждого исполнителя на своем рабочем месте, и если работники не будут выполнять предъявляемых требований, то даже самая идеальная система не даст желаемых результатов.
Для проведения аттестации нужно разработать положение, включающее ответы на следующие вопросы: кто должен проводить оценку заслуг и как часто, по каким критериям оценивать результаты труда, деловые и личностные качества, как их оценивать количественно, как связать заработную плату (оплату труда) с результатами проведенной оценки. Также необходимо разработать систему оценки заслуг работника, позволяющую анализировать результативность труда.
При рассмотрении кадрового аспекта целесообразно, чтобы в структурных подразделениях, производящих ее автоматизированную обработку и характеризуемых наличием дорогой компьютерной техники и большими объемами информации, работал хотя бы один специалист, имеющий общее представление о программировании, выполняющий основную работу наравне с другими сотрудниками и параллельно сопровождающий функционирующие в данном подразделении программные решения. В идеальном варианте этот специалист должен возглавлять группу.
финансовый аспект заключается в резервировании средств для приобретения вычислительной техники, поэтапной оплаты работ, связанных с монтажом компьютерной сети и выполнения этапов реализации проекта комплексной автоматизации, оплат затрат, связанных с повышением квалификации пользователей системы. При сокращении штатов высвобождающиеся денежные средства целесообразно использовать для повышения заработной платы и привлечения специалистов. Особое внимание при организации финансирования следует уделить мотивации труда, т.е. разработке такой системы стимулирования и оплаты труда, при которой участники трудового процесса будут заинтересованы в реализации поставленных перед ними задач.
В рамках решения финансового вопроса не лишено смысла акцентировать внимание на вопросах нормирования, оценки и контроля издержек производства, в том числе на рабочую силу. Это касается, например, определения затрат на оплату труда по каждой технологической операции (виду работы), заработной платы в расчете на один час нормативного, а также фактически отработанного времени.
Разработка технологии и методологии организации финансово-бухгалтерской деятельности, требующая единой системы обработки экономической информации, непосредственно связана с формированием учетной политики предприятия. Для этого целесообразно создать специальную комиссию, включающую представителей финансовой, бухгалтерской, планово-экономической, юридической служб предприятия, группы внутреннего аудита. Комиссия должна поднять и проанализировать все ранее изданные на предприятии организационно-распорядительные документы, оформляющие решения по вопросам ведения учета, анализа, планирования, регулирования на предприятии. Если эти документы не утратили силу, то они могут и дальше действовать в качестве основы выбранного способа обработки данных по конкретной предметной области. Необходимо также рассмотреть изменения в системе экономических, налоговых, бухгалтерских стандартов и законодательства, проанализировать новые способы ведения учета, чтобы подготовить и издать соответствующие документы (приказы, распоряжения и т.п.) по вопросам, не оформленным согласно ранее действующим правилам.