Согласен.
Заместитель директора по кадрам
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
На контроль. Оформить установленным порядком с 30.08.2005.
Директор
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Подготовить проект трудового договора по форме «I». В приказ – с 30.08.2005.
Заместитель директора по кадрам
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата
Исполнено.
С И.О. Фамилия заключен трудовой договор по форме «I» с 30.08.2005.
Приказ по кадрам директора от 30.08.2005 № 000-К.
В дело № 000.
Начальник отдела кадров
Личная подпись И.О. Фамилия
Дата …»
Приказ о приеме на работу.
45. Составить приказ по вопросам основной деятельности. Приказы, касающиеся основной деятельности в крупных учреждениях пишут на бланках формата А4. Приказ имеет следующие реквизиты: герб РФ, наименование учреждения или предприятия и его подведомственность, название вида документа (приказ), место издания, дату, индекс, заголовок (отвечающий на вопрос о чем?), текст, подпись, расшифровку подписи, отметку о согласовании. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа; в распорядительной перечисляются предписываемые действия. Если основанием к изданию приказа служит распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают название, номер и дату распорядительного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительную часть начинают со слова ПРИКАЗЫВАЮ и печатают прописными буквами с отдельной строки. Намечаемые мероприятия оформляют отдельными пунктами, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя в дательном падеже, а затем идет обозначение предписываемого действия, которое выражают глаголом в неопределенной форме, и срока исполнения (должны быть ответы на вопросы «кому?», «что сделать?» и «до какого числа?»). в конце приказа указывается лицо, на которое возложен контроль за исполнением данного приказа. Могут быть и другие формы приказов. Текст печатают через полтора межстрочных интервала. В процессе подготовки документ согласовывается с заинтересованными учреждениями или структурными подразделениями. Визы (подпись и дата) проставляются на первом экземпляре проекта. После согласования текста приказ переписывают, и руководитель подписывает первый экземпляр, изготовленный на бланке, дату проставляют в день подписания. Приказы регистрируются в журнале, где им присваивают номер, и хранятся в канцелярии. Пример. «Наименование предприятия. Приказ. Дата. № (порядковый). Место издания приказа. Заголовок «О введении Инструкции по делопроизводству». Текст: В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности (констатирующая часть) ПРИКАЗЫВАЮ: (далее следует распорядительная часть) 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с …(указывается, с какого срока – число, месяц, год). 3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с этого срока (снова указывается число, месяц, год) руководствоваться Правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю (указываются инициалы, фамилия) обеспечить тиражирование Правил внутреннего трудового распорядка и их передачу в структурные подразделения предприятия до … (указывается срок – число, месяц, год). 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на … (указываются должность, инициалы, фамилия). Директор предприятия – личная подпись, инициалы, фамилия. Визы (должность, подпись, инициалы, фамилия, дата)».
46. Правила оформления официальной доверенности. Доверенность представляет собой документ, свидетельствующий о том, что одно лицо (доверитель) предоставляет право какому-либо другому лицу (поверенному) на совершение определенных действий или получение товаро-материальных ценностей. По своему характеру и назначению доверенности подразделяют на две группы: а) выдаваемые официальными лицами и б) выдаваемые отдельными гражданами. В первом случае их пишут на бланках, во втором составляют в произвольной форме, включая следующие реквизиты: название документа, фамилию, имя, отчество доверителя; фамилию, имя, отчество доверенного лица; содержание доверенности, подпись, дату; подпись должностного лица, удостоверившего подпись доверителя; печать и дату. (прилагается)
47. Составить текст протокола проведения совещания. Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях, совещаниях, конференциях, коллегиях. Протоколы могут иметь краткое содержание с указанием выступающих, сути вопроса и постановления (решения) и подробное – стенографическую запись, диктофонную или магнитофонную с последующей расшифровкой. Формуляр протокола: название учреждения, вида документа, дата, индекс, место издания, название коллегиального органа (служит заголовком протокола), перечень присутствовавших, приглашенных, повестка дня, текст, подписи. Протокол, как и другие документы – акты, справки, докладные, можно оформлять на общем бланке. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; присутствующие и приглашенные с указанием должности и организации, которые они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании их список составляют отдельно в виде приложений к протоколу. В этом случае во вводной части указывают число присутствующих. К вводной части относится и повестка дня. Раздел состоит из частей: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ. Каждая часть раздела начинается с этих слов, напечатанных прописными буквами, а после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указывается фамилия докладчика или выступающего, а через тире – текст их выступлений, который печатают через полтора межстрочных интервала. После записи текста всех выступлений оформляется раздел ПОСТАНОВИЛИ, который отделяют от предыдущего текста тремя межстрочными интервалами. Если в решении содержатся различные по характеру вопросы, то его делят на пункты и нумеруют их арабскими цифрами. Протокол подписывают два лица: председатель, который вел собрание, и секретарь, который вел запись хода собрания. Решения коллегиальных органов доводятся до сведения исполнителей в виде постановлений, решений и приказов. Протоколы нумеруют в хронологической последовательности в течение календарного года и хранят в канцелярии.
48. Правила оформления организационных документов: устав, положение, инструкция. Управленческая деятельность учреждения, предприятия, организации выражается посредством распорядительных документов, которые подразделяются на организационные (положения, уставы, инструкции, правила), определяющие порядок образования, функции, права и обязанности учреждения, предприятия, организации; и собственно распорядительные (административные – распоряжения, постановления и т.д.). Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. Первым разделом идут «Общие положения», затем разделами более подробно: функции, права работников, организационная структура, управление и средства предприятия. Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. В положении обычно определены задачи структурного формирования, степень его ответственности за свою деятельность. Разрабатывается на основе типовых положений, содержащих максимальный набор функций службы и конкретизируется исходя из реальных условий деятельности. Формуляр положения и структура текста (состоит из разделов, текст каждого раздела излагается по пунктам – арабскими цифрами в пределах каждого раздела) унифицированы. Раздел 1 «Общие положения»: устанавливает точное название службы, ее место в структуре организации или фирмы, степень самостоятельности службы. Далее указывается наименование должности руководителя (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы. Если в службе есть еще участки, то следующий пункт положения перечисляет все звенья организационной структуры службы. Специальным пунктом дается перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется в своей работе (законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации или фирмы). Если служба имеет свою печать, в положении дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел 2 «Цели и задачи»: формулируются цель и основные задачи службы. При этом их нельзя сужать до задач его руководителя. Раздел 3 «Функции»: является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой, в том числе и специфические для данной организации. Раздел 4 «Права»: перечисляются те, что закрепляются за службой для выполнения возложенных на нее задач и функций. Персональные права руководителя (подписывать, утверждать документы, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы, поощрять их). Раздел 5 «Ответственность»: основные позиции, за которые несет ответственность служба. Возможно выделение персональной ответственности руководителя. Раздел 6 «Взаимосвязи»: наличие и характер взаимосвязей с другими службами – отношения с отделом кадров, юридическим отделом, хозяйственными службами и т.д. Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации или фирмы. Оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, внедрении новых форм и методов труда, новых технологий. Инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.