На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи дел постоянного (приложение 1: опись №1 для постоянного хранения за 1998-2005 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 2: Опись №2л дел по личному составу за 1996-2006 годы Областного государственного учреждения «Редакция газеты «Новосильские вести» Новосильского района Орловской области»), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 8: Акт №1 «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» Отдела образования Новосильского района Орловской области).
15. Согласование, подписание и утверждение документов. Согласование это предварительное рассмотрение и оценка проекта документа. Оно осуществляется в форме визирования. Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату согласования. Согласование может происходить как внутри учреждения, так и вне его. Внешнее согласование можно оформлять грифом, заключающие в себя следующие элементы: слово «Согласовано», наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи дату. Гриф согласования располагают в левой части документа после подписи. Подпись – обязательный реквизит документа. В ее состав входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются начальником организации. Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, могут подписываться начальником, его заместителем или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа. Варианты: «УТВЕРЖДАЮ. Должность руководителя. Личная подпись. Инициалы, фамилия. Дата» или «УТВЕРЖДЕНО. Приказом Росархива от 16.03.2005 № 1505».
16. Заполняемые реквизиты бланка. Бланк представляет собой лист бумаги определенного формата с заранее воспроизведенными на нем типографским (или электронным) способом реквизитами, содержащими постоянную информацию (трафаретная часть). В то же время бланк содержит пустые места, которые необходимо заполнить вручную или в момент создания документа. Обычно в момент создания вносится следующая информация: название организации или учреждения; дата создания документа; порядковый номер документа; собственно содержательная часть – цифровая или словесная информация; подпись (и расшифровка подписи) ответственного лица (или лиц); печать учреждения.
17. Вид, дата, автор, место составления, коды документов. В соответствии с Федеральным законом России от 21.11.96 (в редакции от 10.01.2003) «О бухгалтерском учете» бухгалтерские первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
¨ Вид документа (приказ, протокол, акт, доверенность и т.д.);
¨ Дату составления документа;
¨ Наименование организации, от имени которой составлен документ (автор и место составления) и некоторые другие (над полным наименованием указывается сокращенное).
¨ Индекс документа по существу является его кодом.
Расположение всех дел в номенклатуре закрепляется их индексацией, т.е. условным обозначением каждого. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел, должно иметь индекс (номер, и указывается в графе 1 номенклатуры дел). Это по сути код дела. Первому разделу номенклатуры дел присваивается номер «1» (если организация маленькая) или «01» (в крупных организациях со структурными подразделениями). Затем по степени важности – «02», «03» и т.д. Внутри разделов располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов. Индексация в делопроизводстве – это проставление порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений на документах при регистрации, указывающих место их исполнения и хранения. Например: документ имеет номер 02 – 10/125. Здесь: 02 – структурное подразделение; 10 – номер дела, куда помещен документ; 125 – порядковый регистрационный номер. Составные части индекса отделяются друг от друга дефисом или косой чертой. Возможна постановка порядкового номера на первом месте. Внутренние документы, как правило, не индексируются, а имеют просто порядковый номер. На документе при его поступлении ставят регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны. Он включает название организации, в которую поступил документ, дату поступления и регистрационный индекс. Регистрация проводится для учета, контроля и удобства поиска документа.
18. Общие правила размещения реквизитов на бланке организации. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):
¨ 01 – Государственный герб РФ;
¨ 02 – герб субъекта РФ;
¨ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
¨ 04 – код организации;
¨ 05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
¨ 06 – индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
¨ 07 – код формы документа;
¨ 08 – наименование организации;
¨ 09 – справочные данные об организации;
¨ 10 – наименование вида документа;
¨ 11 – дата документа;
¨ 12 – регистрационный номер документа;
¨ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
¨ 14 – место составления или издания документа;
¨ 15 – сведения об адресате;
¨ 16 – гриф утверждения документа;
¨ 17 – резолюция;
¨ 18 – заголовок к тексту;
¨ 19 – отметка о постановке документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 – отметка о наличии приложений;
¨ 22 – подпись;
¨ 23 – гриф согласования документа;
¨ 24 – визы согласования документа;
¨ 25 – оттиск печати организации;
¨ 26 – отметка заверении копии документа;
¨ 27 – отметка об исполнителе документа;
¨ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
¨ 29 – отметка о поступлении документа в организации;
¨ 30 – идентификатор электронной копии документа.
19. Формуляр основных реквизитов документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами – подпись, печать, название вида документа и т.д. Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (от лат. «требуемое, необходимое») документа входят следующие элементы (всего 30 реквизитов):
¨ 01 – Государственный герб РФ;
¨ 02 – герб субъекта РФ;
¨ 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
¨ 04 – код организации;
¨ 05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;
¨ 06 – индивидуальный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
¨ 07 – код формы документа;
¨ 08 – наименование организации;
¨ 09 – справочные данные об организации;
¨ 10 – наименование вида документа;
¨ 11 – дата документа;
¨ 12 – регистрационный номер документа;
¨ 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
¨ 14 – место составления или издания документа;
¨ 15 – сведения об адресате;
¨ 16 – гриф утверждения документа;
¨ 17 – резолюция;
¨ 18 – заголовок к тексту;
¨ 19 – отметка о постановке документа на контроль;
¨ 20 - текст документа;
¨ 21 – отметка о наличии приложений;
¨ 22 – подпись;
¨ 23 – гриф согласования документа;
¨ 24 – визы согласования документа;
¨ 25 – оттиск печати организации;
¨ 26 – отметка заверении копии документа;
¨ 27 – отметка об исполнителе документа;
¨ 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
¨ 29 – отметка о поступлении документа в организации;
¨ 30 – идентификатор электронной копии документа.
20. Основные понятия и определения делопроизводства. Делопроизводство – система документального оформления деятельности учреждения. Управленческие решения и действия учреждений и предприятий фиксируются в служебных документах. Операции, связанные с обработкой документов, и составляют суть делопроизводства. Сроки прохождения документов, качественное и своевременное их исполнение в значительной степени обусловлены порядком их обработки службой делопроизводства. Под документальными понимаются материалы, имеющие научное, политическое и практическое значение независимо от времени их происхождения, содержания, оформления, техники и способа воспроизведения. Существует ряд определенных правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с поступления или создания документов до сдачи их в архив. Делопроизводство является дисциплиной, знакомящей с теорией и практикой документирования (создания документов, в которых отражается деятельность учреждения, содержание управленческих действий) и документационного обеспечения (работы с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию в справочных и научно-исторических целях).