2.5.4. Конечным результатом 1-го этапа экспертизы является составление Перечня проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежат передаче на госхранение (Приложение 1). Перечень составляется по хронологическому или тематико-хронологическому принципу.
В перечне указывается название объекта, стадия проектирования, год окончания разработки, наименование организации-держателя подлинника, количество учетных единиц, обоснование отбора проекта на госхранение. В примечании оговаривается степень сохранности документации по объекту, ее физическое состояние, основа, на которой сохранилась документация и срок передачи в госархив. Перечень утверждается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивов и документации ВКО, курирующего данное учреждение, организацию или предприятие.
2.5.5. На втором этапе проводится экспертиза ценности проектов, включенных в Перечень проектов, определяется состав документов, передаваемых на государственное хранение.
2.5.6. Итогом этого этапа является составление описи единиц хранения в четырех экземплярах, которые утверждаются ЭПК Управления архивов и документации ВКО и руководством организации.
2.5.7. Отбор проектной документации на госхранение является одним из актуальных и важных направлений работы архива НТД. Сложность работы обусловлена многообразием и спецификой проектной документации.
Большую помощь в оценке внутреннего состава ПД по объекту (в частности, в определении круга наиболее информативных документов) могут оказать ведущие специалисты проектных организаций. Важным подспорьем архивисту при проведении экспертизы ценности ПД и отборе её на госхранение могут служить, наряду с существующими типовыми, примерными и ведомственными перечнями, нормативы, регламентирующие порядок создания ПД (ведомственные указания, методические руководства, инструкция).
На государственное хранение следует отбирать документацию, содержащую обобщенную информацию об объекте строительства с учетом этапности выполнения комплекса работ по объекту от теоретических исследований до завершения объекта строительства, а также привлечение документации общего делопроизводства, дополняющей ПД.
2.5.8. Одним из специфических критериев проведения экспертизы и отбора ПД является стадийность (или этапность) проектирования, степень информативности видов и разновидностей документов на определенных стадиях (этапах) разработок проектов. В связи с этим, следует учитывать, что регламентация стадий проектирования и состав документов по стадии в различные хронологические периоды менялись. В целом системе ПД регламентировалась законодательным путем, постановлениями правительства, инструкциями бывших Госстроев СССР и КазССР, ведомственными инструкциями.
2.5.9. Для каждой отрасли капитального строительства характерно наличие общих моментов в образовании ПД: стадийность проектирования - строго последовательная очередность разработка комплексов НТД по объекту. Понятие стадийности проектной документации динамично. По мере развития проектирования создавались проекты, которые в разные хронологические периоды имели определенный состав и содержание стадий разработки ПД объектов капитального строительства. В отдельные периоды возникали предпроектные материалы. Знание того, как со временем менялась стадии проектирования и состав ПД, необходимо при проведении экспертизы ценности и отбора проектной документации на госхранение.
2.5.10. В самых общих чертах дается в данных рекомендациях представление о развитии проектирования в стране.
Проектная документация 30-х годов разрабатывалась в 2 стадии: технический проект и рабочей проект. В конце 30-х годов было введено 3 стадии проектирования:
1) проектное задание (изыскательские материалы, перечень сооружений на объекте, описание и ориентировочную смету);
2) технический проект;
3) рабочие чертежи, дававшие детальное конструктивное решение запроектированного строительства.
В военное время и послевоенный период введено двухстадийное проектирование: технический проект и рабочие чертежи.
С 1953 г. законодательным путем было восстановлено трехстадийное проектирование: проектное задание, технический проект и рабочие чертежи, для несложных проектов-проектирование в две стадии: проектное задание и рабочие чертежи.
В 1962 г. проекты капитального строительства разрабатывались в двестадии: стадии проектного задания и рабочих чертежей, а при проектировании несложных объектов в одну стадию-техно-рабочий проект.
С I970 г. проектирование объектов капитального строительства проводилось в 2 стадии: технический проект и рабочие чертежи, а проектирование объектов, строительство которых осуществлялось по типовым или повторно применяемым индивидуальным объектам, в одну стадию-технорабочий проект. Переход на двух стадийное проектирование привел к тому, что был значительно расширен объем технико-экономического обоснования (ТЭО). Теперь TЭО составляет как бы предварительную стадию проектирования и включает в себя некоторые материалы проектного задания. Возникает и другие виды ПД предпроектных стадий: проектные соображения, отчеты об инженерно-геологических исследованиях, расчетные материалы, которые также могут включаться в ПЗ или ТП.
С I982r. введена в действие инструкция СН 202-8I для проектных, строительных организаций, связанных с проектированием и строительством предприятий, зданий и сооружений.
Согласно инструкции проектирование предприятий, зданий и сооружений осуществляется: в одну стадию-рабочий проект со сводным сметно-финансовым расчетом стоимости, когда строительство осуществляется по типовым и повторно применяемым проектам, а также для технически несложных объектов в две стадии-проект со сводным сметным расчетом стоимости и рабочая документация со сметами для других объектов строительства, в том числе крупных и сложных.
2.5.11. На государственное хранение ПД передается, как правило, в виде подлинников, в виде копий - в случае отсутствия или неудовлетворительного физического состояния подлинников.
Полный комплект ПД по проекту в виде подлинников откладывается в головных организациях. Если головная организация ведет комплексное проектирование (т.е. без участия субподрядных организаций), вопрос о наличии комплекта подлинников по проекту снимается, так как в этом случае вся ПД откладывается в организации разработчике. Если к проектированию отдельных частей проекта привлекаются субподрядные организации, то генпроектировщик может представить на госхранение в виде светокопий проектные материалы субподрядчиков.
2.5.12. Одним из условий качественного отбора ПД на государственное хранение по конкретному объекту является комплексная экспертиза всех видов НТД, относящихся к конкретному объекту.
Необходимо учитывать, что между стадиями проектирования существует логическая взаимосвязь. Каждая стадия проработки проекта содержат определенное количество информации повторяющегося, обобщающего и детализирующего характера, можно отказаться от ПД некоторых стадий полностью или частично, а отобрать на государственное хранение комплекс ПД, содержащей при минимальном объеме документов наиболее оптимальной состав информации о конкретном объекте. Так свернутую информации о характере, назначении и принятых в проекте решениях содержат стадии ПЗ или ТП, текстовая часть которых дает общее представление о проекте.
Документация на стадии РЧ содержит более детальную информацию, необходимую для практических целей. Это позволяет в зависимости от времени разработки проекта отбирать на госхранение стадию ПЗ или ТП. То есть обязательно необходимо учитывать время создания проекта. Исходя из опыта работы архивистов ЦГА НТД РК на госхранение в процессе обработки проектной документации, как правило, отбирались документы на стадии РЧ, так как проекты создавалась в 70-80 -е годы и подлежат использованию в практических целях. В связи с этим отбор документов на стадии ПЗ или ТП бывает недостаточным, поэтому рабочая документация принимается на госхранение по всем частям проекта. 2.5.13. Существуют некоторые особенности проведения экспертизы и отбора проектных документов в областях промышленного, жилищно-гражданского, сельскохозяйственного, энергетического, водохозяйственного и транспортного строительства.
2.5.14. Промышленное проектирование в основном является индивидуальным или типовым.
Наибольший научно-исторический интерес представляют материалы обобщающего характера (аналитического)- предпроектные разработки - ТЭО строительства нового или реконструкции действующего промышленного предприятия, документы инженерно-геологических изысканий, расчетные материалы и другие виды документов.
2.5.15. На постоянное хранение отбираются документы на стадии ПЗ или ТП, а при необходимости - на стадии РЧ, где содержится более детальная информация, необходимая в основном для практических целей.
На стадии РЧ отбирается на государственное хранение паспорт проекта, генеральный план, ситуационный план, пояснительные записки (общая и по частям проекта), схемы, основные чертежи архитектурно-строительной, технологической, электротехнической, сантехнической и других частей, чертежи цехов, детальные чертежи, планы расположения зданий, транспортных путей, подземных коммуникаций, планы с вертикальной планировкой территории, планы расположения, сводные сметы и спецификации на оборудование. Очень часто в процессе отбора документов по экспликации зданий и сооружений встречаются вспомогательные сооружения: склады, подсобные помещения, например, склад угля, склад зерна и т. д. В данном случае необходимо учитывать непрерывный технологический цикл и в том случае, если данное сооружение задействовано в указанном цикле, то оно подлежат передаче на госхранение.