Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках
документов органов представительной и исполнительной власти города или района в соответствии с использованием герба города, района Российской Федерации установленными нормативными актами городов, районов России.
Эмблема организации (третий реквизит) или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров".
Зарегистрированное согласно установленному порядку изображение эмблемы помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб, Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
Код организации — автора документа (автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ) служит для ускорения передачи
документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа, входящего в состав Унифицированные системы
документации (УСД) проставляется по Общероссийскому классификатору
управленческой документации (ОКУД).
Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.
В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие (УСД):
1. Организационно-распорядительной документации;
2. Первичной учетной документации;
3. Банковской документации;
4. Финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
5. Отчетно-статистической документации;
6. Учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7. Документации по труду;
8. Документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9. Внешнеторговой документации.
Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа, Автором могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.
Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется.
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих
наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках или без них.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на
иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства,
структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно
является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом. В случае оформления документов организаций одного ранга, их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.
Если позволяет техническое и программное обеспечение организаций, возможно оформление реквизитов совместных бланков с помощью компьютерных средств.
Реквизит "Справочные данные об организации" содержит сведения, важные для организации при информационных контактах.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера
телефонов; код по ОКПО или ОКОГУ; код по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, идентификационный номер, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. В табель включаются унифицированные формы документов, включенные в ОКУД, и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности.
В бланке письма наименование вида документа не указывается.
"Дата документа" — реквизит, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования,
регистрации, опубликования (далее по тексту — подписания). Указанные действия обязательно датируются, поэтому типовая инструкция определяет
местонахождение даты каждого из них.
Если автором документа являются две и более организации, то его датой
является наиболее поздняя дата подписания.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных
документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 2001 года или 5 октября 2001 г.), а в остальных случаях — цифровой (14.06.2000 или 05.11.2001).
Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты.
В некоторых международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2005.06.14, или 2005.11.05). Действующие типовая инструкция и ГОСТ допускают датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая
конкретные случаи.
Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.
Реквизит "Регистрационный номер документа" — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не
подлежащих регистрации, в соответствии с перечнем документов, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству).
Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее
контролем и ответственностью.
Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела, в который будет
подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.
Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида
документа.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.
Реквизит "Место составления или издания документа" указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Данный реквизит указывается для исключения ошибок о местонахождении организации; он может проставляться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".