Дата письма ставится в правом углу под заголовком.
Наименование организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, находится на левой стороне, немного ниже строки с датой.
Вступительное обращение — общепринятая формула вежливости. Оно пишется на левой стороне письма под адресом, непременно на отдельной строке.
Основной текст начинается с абзаца под обращением:
“Уважаемый г-н Аксельсен!
Имея ввиду наше недавнее сотрудничество на конференции по вопросам...”.
Заключительная форма вежливости — это своего рода "до свидания" делового письма. Она может быть такова: “Искренне Ваш”, “С уважением” и т.п.
Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формулой вежливости. Фамилия подписывающего письмо лица печатается на машинке под его рукописной подписью.
Указание на приложения пишется в левом нижнем углу листа:
“Приложение: упомянутая резолюция”.
Деловые письма пишутся только на лицевой стороне листа и без помарок. Страницы нумеруются, кроме первой, арабскими цифрами.
Личные письма пишутся, как правило, от руки. Личные письма можно печатать и на машинке (компьютере). Но приглашения и ответы на них, благодарности, поздравления и соболезнования пишутся всегда от руки. Это подчеркивает искренность пишущего, доверительность, лучше выражает личное отношение к тому или иному человеку, событию в его жизни.
К международной специфике относится и широко распространенная практика рекомендательных писем. К ним часто приходится прибегать и во время пребывания за границей, и при поездках наших друзей. Ведь рекомендательное письмо по смыслу значит: “Предъявитель сего имеет право требовать от вас вашего внимания и гостеприимства”. Поэтому не принято просить у кого-то, чтобы вам дали рекомендательное письмо. Не стоит и самим раздавать их случайным знакомым.
По форме рекомендательное письмо выглядит примерно так:
“Уважаемый г-н Антонайя!
28 апреля мой коллега по институту Сергей Голубев, совершающий поездку по Вашей стране, будет в Нью-Йорке. Он мой старый друг, приятный, на мой взгляд, собеседник. Надеюсь, что Вам будет интересно встретиться и побеседовать с ним. Он же, в свою очередь, ждет этого с нетерпением.
Искренне Ваш
Валерий Петров.”
Если у вас есть визитная карточка, то ее можно вложить в конверт, посылаемый вашему знакомому. А имя рекомендуемого напишите на карточке карандашом над своим именем.
Во многих странах считается, что в некоторых случаях отправлять письма обязательно. Необходимо отправить письмо с благодарностью хозяевам, если вы ночевали у них дома или гостили более суток. Обязательны также письма, в которых выражается благодарность за подарки, присланные вам, если вы не сумели лично поблагодарить. Особенно распространена рассылка таких писем после вручения свадебных подарков. Таковы правила этикета в западноевропейских странах и в США.
За границей письма можно не только отправлять по почте, но и направлять с курьером или через третье лицо. В последних случаях конверт не запечатывают.
ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА
Визитные карточки имеют широкое применение в международной протокольной практике при поддержании связей между официальными кругами, деловыми и общественными кругами. Визитная карточка как бы заочно “представляет” своего владельца и “действует” от его имени.
Визитная карточка может быть использована для заочного представления ее владельца. Визитной карточкой можно поздравить с тем или иным событием: национальным или другим праздником, днем рождения, повышением в должности, каким-либо семейным событием и т.д. Выразить соболезнование, передать благодарность, установить знакомство можно с помощью визитной карточки. В определенных случаях можно послать визитную карточку в ответ на нанесенный визит. С визитной карточкой удобно послать сувенир, цветы, книгу и т.д.
В международной практике установились следующие краткие символы, выражающие то или иное отношение владельца визитной карточки к лицу, которому она посылается. Эти символы (буквы латинского алфавита) пишутся в левом нижнем углу визитной карточки:
c. d. v. (фр. catre de visite) visiting card, визитная карточка;
p. f. s. a. (фр. pour faire ses adieux) to say good-bye, с прощальным визитом;
p. f. v. (фр. pour faire visite) to make a call, с визитом;
p. f. (фр. pour feliciter) to congratulate, с поздравлением;
p.f.n.a. (фр. pour feter le Nouvel An) чтобы поздравить с Новым годом;
p.r.f.n.a. (фр. pour remercier et pour feter le Nouvel An) чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом;
p. r. (фр. pour remercier) чтобы поблагодарить;
p. c. (фр. pour condoler) to present condolences, выражение соболезнования;
p. p. c. (фр. pour prendre conge) to take leave, чтобы проститься;
p. p. p. (фр. pour prendre part) to take part, чтобы принять участие;
p. p. (фр. pour presenter) to introduce, чтобы представить такого-то (в рекомендательном письме);
p. d. a. (фр. pour dire adieu) to say good-bye, с прощальным визитом.
Визитная карточка главы дипломатического представительства, на которой пишутся буквы “р.р.” (лат. per procurationem по доверенности), посылается вместе с визитной карточкой вновь прибывшего лица, на которой никаких условных букв не имеется. Ответ дается визитной карточкой без надписи в адрес представляемого лица.
В менее официальных случаях на визитных карточках, в зависимости от повода, внизу обязательно в третьем лице пишется:
“поздравляет с национальным праздником”;
“поздравляет с Новым годом”;
“благодарит за внимание” (в качестве ответа на присланный сувенир, цветы и т.п.);
“благодарит за поздравление”;
“с наилучшими пожеланиями” (при посылке сувенира, цветов и т.п.).
В зависимости от конкретного случая возможны и другие надписи. Если визитная карточка передается адресату лично ее владельцем (без нанесения визита), то она загибается с правой стороны по всей ширине карточки. В некоторых странах загибается верхний правый или левый угол карточки. Считается грубым нарушением этикета, если загнутую карточку доставляет курьер или шофер. Визитные карточки (не загнутые) предпочтительно посылать с курьером или шофером, но не по почте. Ответы на визитные карточки даются визитными карточками в течение 24 часов с момента получения.
Визитная карточка представляет собой лист белого не слишком твердого картона небольшого формата (обычно 6 х 10 см), на котором напечатаны имя (у нас также отчество) и фамилия, а под ним — должность ее владельца и название организации. В некоторых странах на визитных карточках печатаются в нижнем углу наименование города и номера телефонов.
Цвет визитных карточек в настоящее время разнообразен: от розового, голубого до черного (хотя согласно протокольным требованиям они должны быть белыми). На визитной карточке, кроме реквизитов владельца, может быть изображена и его фотография. Строгие требования, предъявляемые к оформлению визитных карточек, соблюдаются по-прежнему лишь в дипломатической практике.
Должностное лицо может иметь, кроме вышеуказанных визитных карточек, также визитные карточки без указания должности. Такие визитные карточки направляются женщинам и используются в других неофициальных случаях.
На визитных карточках жен печатается только имя (у нас также отчество) и фамилия, должность мужа не указывается. Размер визитных карточек жен примерно на один сантиметр меньше по длине и ширине визитных карточек мужа. Иногда муж и жена пользуются объединенными визитными карточками, на которых печатается только имя и фамилия (в нашей практике и отчество) мужа и жены. В визитной карточке работающей женщины указывается ее должность, а также номер телефона и адрес места работы.
Шрифт визитных карточек строго не регламентируется и обычно зависит от местной практики.
Как правило, текст визитных карточек печатается на языке страны пребывания. У нас принято визитные карточки печатать на русском языке, а на обороте — на английском или французском.
На визитных карточках, посылаемых в одном конверте сразу нескольким лицам, например в ассоциацию, на фирму и т. д., в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована, например: “г-ну В.Кеддеману”, “г-ну Д.Е.Кнути”.
Визитные карточки, направляемые в конверте, не загибаются. Рекомендуется написать несколько строк на визитной карточке, чтобы не допустить возможность ее использования позднее каким-либо посторонним лицом в неблаговидных целях.
Существуют также некоторые особые правила, которых придерживаются за рубежом при использовании визитных карточек. Так, после состоявшегося знакомства первым оставляет свою визитную карточку тот, чей ранг ниже. При прочих равных условиях во внимание принимается возраст: младший по возрасту оставляет свою карточку первым.
Женщины никогда не оставляют свою визитную карточку в доме холостого мужчины.
Должностному работнику рекомендуется всегда иметь при себе несколько своих визитных карточек: на случай вручения при знакомстве с другими лицами, оставления при нанесении визита и т.д.
КАК ВЕСТИ БЕСЕДУ
Овладение искусством общения, то есть искусством уважения человека и его внутреннего мира, является по-настоящему великой задачей. По большому счету этому искусству учат жизненный опыт людей, школа, литература. Но нельзя, видимо, забывать и о “микроклимате” общения, о “технике общения” — об основных правилах ведения бесед. Разговаривая с человеком, надо учитывать сложность его психического склада, внутреннего мира, пытаться почувствовать, угадать его темперамент, и притом не вообще, а в момент разговора. Поиск нужного ключа для беседы намного сложнее, если ваш собеседник из другой страны.
Что говорят некоторые правила знакомства и представления? Во-первых, младшие всегда представляются старшим. Во-вторых, женщина, вне зависимости от возраста, первой не представляется мужчине. Из последнего правила, впрочем, могут быть исключения, к примеру, если эта женщина студентка, а мужчина — пожилой профессор. Во всех случаях, когда вы знакомите людей друг с другом, в первую очередь надо называть имена более младших по возрасту, служебному положению и т.д. Когда вам представляют кого-то или вы представляетесь сами, смотрите собеседнику прямо в глаза. Неплохо, если вы при этом и улыбнетесь.