ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО НАУКЕ, ВЫСШЕЙ ШКОЛЕ
И ТЕХНИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра документоведения
и организациия делопроиз-
водства
КУРСОВАЯ РАБОТА
по делопроизводству
Тема: "Организация работы секретаря"
студентки 3 курса
заочного отделения
<..............>
Москва, 1997 г.
.
- 2 -
В В Е Д Е Н И Е
Достижение науки и техники, бурное развитие научнотех-
нической революции, воздействующие на всю сферу человечес-
кой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования уп-
равления, стиля и методов работы, повышения качества и
эффективности управленческого труда.
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон
управленческой деятельности: от того, как работает руково-
дитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие
"стиль руководителя" включается его способность организа-
вать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прис-
лушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам,
понимание чувств других людей. На стиль руководителя в от-
дельной степени влияет работа его секретаря.
Можно без приувеличения сказать, что качество и эффек-
тивность работы аппарата управления во многом определяется
умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязаннос-
ти, освободить руководителя от нерациональной затраты вре-
мени на выполнение технически функций.
По сути дела, секретарь является координирующим цент-
ром конкретного структурного подразделения, что на практике
означает полную осведомленность о местонахождении лиц свое-
го подразделения, правильное оформление переписки, подго-
товку организацию телефонных разговоров. Все это особенно
необходимо для оперативного выполнения срочного задания ру-
ководства определенным должностным лицам закрепленного под-
разделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в
компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно
участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь
личные качества секретаря, такие, как энергичность, само-
дисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелатель-
ность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием иг-
рают большую роль. Секретарь является связующим звеном
между своим руководителем и подчиненными. Секретарь предс-
тавляет руководителя также и перед другими учреждениями, и
по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее ор-
ганизации.
- 3 -
Механизация и автоматизация управленческого труда тре-
буют от секретаря постоянного повышения своей деловой ква-
лификации, более глубоких знаний технологии конторского
труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности рабо-
ты аппарата управления является правильная организация ра-
работы такой массовой категории вспомагательных сотрудников
как секретари. Однако в этой области необходимо отметить
существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря
сводится главным образом к освоению технических навыков -
стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной ор-
ганизации работы секретаря, различные психологические ас-
пекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые
навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной
практической работы методом "проб и ошибок".
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров
индивидуального пользования, мощных средств автоматизиро-
ванной обработки текста и графической информации, высоко
эффективных устройств ее хранения и поиска, современных
средств связи и сетей электронно-вычислительных машин поз-
воляют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах
создания электронной конторы будущего .
Может быть, при таком уровне развития техники уже не
имеет существенного значения организационные и психологи-
ческие аспекты труда служащих, и техника способна решить
все проблемы, обеспечить высокоэффективный труд руководите-
ля и секретаря.
Конечно же, нет. Эффективно с помощью современной тех-
ники решаются лишь вопросы автоматизации информационных
процессов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются
формализации. Значительно труднее формализовать процессы и
связи в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь
предпринимаются попытки использования достижений современ-
ной вычислительной техники. Тем не менее в управленческой
деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых реше-
ний. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере
управления оказывают и психологические аспекты взаимоотно-
шения людей. Предпринимаются попытки перестройки организа-
ционной структуры ряда фирм США с использованием подхода к
управленческому труду, как к процессу обработки информации.
- 4 -
С помощью создания автоматизированных центров обработки ин-
формации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих
и повышения производительности труда в сфере управления.
Однако при реализации такого подхода ярко проявились неу-
добства работы для руководителей высшего и среднего звена
при замене личных секретарей централизованной службой под-
готовки и обработки информации. В результате были вынуждены
вернуться к прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является
комплексный подход, основанный на совместном использовании
достижений современной техники, рациональной организации
труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
.
- 5 -
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
Способность отделить главное от второстепенного в ра-
боте часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит
к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перег-
ружены потоком неудобоваримой информации.
Эту проблему секретари решают путем выявления смысла
работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того,
чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.
Главное в любом деле можно найти только обладая крите-
рием важности, то есть умение определять различные по зна-
чению цели: общие, часные. Поэтому необходимо выработать в
себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.
Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под
проблемой понимают расхождение между "Должно" и "Есть",
между планируемым и действительным.
Существуеют три варианта решения проблемы:
1. "Должно" - требование, которое невозможно выполнить
на данном этапе. Таким образом, то, что до сих пор предс-
тавляло собой "Есть", превращается "Должно".
2. За счет энергичной деятельности происходит сокраще-
ние разрыва между планируемым и действительным, так как
"Должно" реально достижимо.
3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть".
1.1. Рациональная организация работы
секретаря
Порядок расположения документов:
1. Входящая корреспонденция: материалы, которые посту-
пают в секритариат.
2. Текущая обработка: материалы, которые уже отработа-
ны или должны быть скоро закончены.
3. Исходящие материалы: то, что уходит из
секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в
папки или обложки.
Исходящие документы необходимо разделить на:
а) собственно исходящую почту, идущую за пределы
- 6 -
предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную - к исполнению сегодня (материалы для теле-
фонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Следует сложить все вместе то, что
относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посе-
тителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами
так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотруд-
ники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть
составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение
не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только
то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необхо-
димо проверять, все ли документы часто бывают нужны в нас-
тоящее время. Если этого вовремя не делается, то накаплива-
ется достаточное количество документов, среди которых
подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее время на
его поиски. Проверку лучше выполнять в свободное от основ-
ной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не
перепутать.
.
- 7 -
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ
РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих руководителй встречаются элементы имп-
ровизации, но не всегда они могут наладить необходимое пла-
нирование времени. Поэтому секретарь должен последователь-
но, но не слишком явно и не навязчиво воспитывать у
руководителя чувство потребности в планировании времени, по
крайней мере, в отношении к самой себе. Не следует прини-
мать распоряжений руководителя, не добившись ответа на воп-
рос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руко-