Акты на бой, лом и порчу товаров и тары подлежат сплошной проверке, в процессе которой следует установить, соблюдается ли порядок составления таких актов, а именно: участвуют ли при их составлении представители вышестоящей профсоюзной организации или группы народного контроля, санитарной службы? достоверны ли подписи должностных лиц, участвовавших в составлении актов; не используются ли подложные акты, изъятые из архивов, на которых подделаны даты составления. Кроме того, проверяются приходные и расходные документы по движению товаров, транспортные документы, накладные (особенно их достоверность) на вывоз отходов, боя на свалку, на сдачу отходов на корм скоту, квитанции о сдаче боя, лома. Количество списанных товаров на бой, лом и порчу сопоставляется с нормами на бой хозяйственных, галантерейных и других товаров, и выявляется правильность применения норм.
Ревизор проверяет, своевременно ли ведется аналитический учет товаров и тары, его достоверность и соответствие данным синтетического учета.
При этом выясняется, соблюдается ли порядок, при котором бухгалтерия предприятия выдает материально ответственным лицам товарные книги или карточки складского учета в пронумерованном виде и под расписку, сдаются ли использованные карточки и книги в бухгалтерию, где хранятся наравне с бухгалтерскими документами. Кроме того, ревизор устанавливает, осуществляют ли работники бухгалтерии систематические проверки записей в карточках или книгах складского учета. В процессе ревизии операций по движению товаров и тары просматриваются все карточки или машинные регистры аналитического учета. При выявлении карточек или машинных регистров, по которым значится кредитовый (красный) остаток, ревизор по данным первичных документов выясняет причины таких остатков.
Особое внимание при этом уделяется погашению кредитовых остатков. Если такие остатки явились результатом непоследовательности записей данных первичных документов в регистрах аналитического учета (сначала были записаны расходные, а затем приходные документы за одно и то же число), то об этом отмечается в акте и обращается внимание материально ответственного лица на необходимость соблюдения порядка записей документов в учетных регистрах. Когда кредитовые остатки явились результатом списания по расходным документам больше товара или тары, чем их поступило по приходным документам, их можно погашать (т. е. оприходовать) лишь после проведения инвентаризации. Если кредитовые остатки погашались самим материально ответственным лицом, ревизор тщательно проверяет все операции, отраженные в учетных регистрах, проводит инвентаризацию этих товаров и устанавливает соответствующие результаты — излишки или недостачи, по которым принимаются меры, предусмотренные действующими положениями. Одновременно принимаются соответствующие меры к материально ответственному лицу, осуществившему самовольное погашение кредитовых остатков.
2.3. Проверка полноты и правильности документального оформления операций по поступлению, реализации и прочего выбытия товаров и тары.
Контроль финансово-хозяйственной деятельности производится путем изучения действующей у проверяемого юридического лица системы внутрихозяйственного учета, контроля и экономического анализа.
Поступление товаров в филиал № 1 ОАО «Минскконтракт» осуществляется на основании заключенных договоров с поставщиками (приложение 11).
При проверке договоров оптового торгового предприятия устанавливают по каждому договору наличие всех реквизитов, подписей должностных лиц, которые должны проверять соответствие заключенных договоров действующим положениям, наличие развернутых спецификаций по ассортименту товаров, распределение товаров по кварталам, месяцам, декадам. Ревизор проверяет, как организован учет выполнения каждым поставщиком договора по общей сумме, ассортименту и срокам поставки. В таком же порядке проверяется наличие договоров с покупателями — розничными торговыми предприятиями, их правильность заключения и состояние учета выполнения. Особое внимание уделяется равномерности отпуска всем покупателям товаров повышенного спроса.
Следующий этап ревизии — это проверка реальности сальдо на первое число месяца, ближайшего к дате ревизии по субсчету «Товары на базах, складах и кладовых», счет 45 «Товары отгруженные, выполненные работы и услуги» (по всем пяти статьям), а также по статье баланса «Товары в пути». Данная проверка осуществляется на основании данных учетных регистров, товарных отчетов и первичных документов. Стоимость товаров и тары, числящихся в пути, должна быть подтверждена платежными требованиями поставщиков и документами транспортных организаций. Товары и тара могут считаться в пути только в течение установленного срока.
По счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» проверяют, своевременно ли списывается стоимость товаров по счетам, по которым истекли сроки доставки.
Учитывая важность выполнения поставщиками договоров поставки, ревизор проверяет состояние претензионного дела: вовремя ли предъявляются претензии за нарушение условий договоров; ведется ли оперативный учет претензий; нет ли случаев отказа от удовлетворения претензий, а если такие факты есть, то выясняет, чем они вызваны и виновных лиц; нет ли случаев списания на убытки без соответствующего основания суммы предъявленных претензий; По журналу учета выданных доверенностей ревизор проверяет, со всеми ли работниками, которым выдаются доверенности на получение товарно-материальных ценностей, заключены договоры о полной материальной ответственности. Данные журналов регистрации доверенностей сопоставляют с данными журнала регистрации документов и контроля за поступлением грузов и приходными документами.
Полноту и своевременность оприходования товаров и тары проверяют сопоставлением документов получателя, т. е. ревизуемого предприятия с документами поставщика. При этом определяют, соответствуют ли количество, сортность, цена и стоимость оприходованных товаров данным, значащимся в документах поставщика. Кроме того, сопоставляют данные товарных отчетов и приложенных к ним документов с записями в учетных регистрах по счетам 41 «Товары» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При проверке первичных документов на оприходование товарно-материальных ценностей обращают внимание на их оформление, наличие необходимых подписей, количественных, суммовых и других обязательных реквизитов, правильность арифметических вычислений и подсчетов. В случае необходимости проводится встречная проверка данных документов поставщика, находящихся в делах ревизуемого предприятия, с аналогичными документами, находящимися у поставщика, посредством оформления письменного запроса или непосредственно у поставщика.
По товарным отчетам материально ответственных лиц нужно проверять правильность переноса остатков в последующие отчеты и наличие первичных документов к ним.
Ревизор подвергает сплошной проверке акты приемки по количеству и качеству (включая проверку сертификатов соответствия (Приложение 18) и других документов (Приложение 19)), составляемые при установлении расхождения при приемке между документальными данными поставщиков и фактическими. При этом проверяющий устанавливает, не было ли случаев, когда транспортные организации без основания отказывались составлять коммерческие акты на недостачу и повреждения товаров, возникшие в пути. Кроме того, рассматривает каждую претензию, предъявленную поставщикам на недостачи, понижение качества, завышение цен и выявляет те, по которым истекли сроки исковой давности, и неудовлетворенные по каждой претензии, а также устанавливает причины несвоевременности рассмотрения или неудовлетворения предъявленных претензий и виновных лиц ревизуемого предприятия, допустивших нарушение при приемке по количеству и качеству, при оформлении актов, а также при оформлении и предъявлении претензии и т. п. Одновременно проверяющий определяет сумму ущерба, списанную на потери, и лиц, с которых эта сумма должна быть взыскана.
При рассмотрении претензий, предъявленных поставщикам, нужно установить, на каких складах и какие комиссии наиболее часто составляют акты, претензии по которым не удовлетворяются. По таким актам посредством бесед с членами комиссий, другими работниками складов и предприятия, а также сопоставлением их данных с другими документами следует выяснить их обоснованность и реальность.
Ревизора должны настораживать акты по товарам, получаемым от отдельных поставщиков, претензии которых всегда удовлетворяются. О таких поставщиках целесообразно письменно сообщить вышестоящим органам с просьбой проверить, восстанавливаются ли недогруженные товары и тара на счета соответствующих материально ответственных лиц, с подотчета которых они были списаны.
Данные актов приемки на оприходование товаров и тары в меньшем количестве, чем значится в сопроводительных документах поставщика, следует сопоставлять с данными расходных документов этих же товаров и тары за те же числа.
По товарным отчетам, составленным на даты инвен-а таризации, все приложенные к ним первичные документы подвергаются проверке с точки зрения соответствия их даты дате товарного отчета, наличия и достоверности расписки материально ответственных лиц о приеме товаров и тары, наличия счета поставщиков, подтверждающего поступление данных товаров. Ревизор также тщательно сопоставляет даты приходных документов с датами товарных отчетов и приходных ордеров (Приложение 12), по которым они отражены, до конца месяца. Особое внимание он обращает на наличие в документах дописок и исправлений. При наличии последних нужно проверить каждую дописку, каждое исправление и путем встречных проверок и бесед с соответствующими лицами установить их законность.