Ревизор должен иметь справочный материал, который сжато характеризует краткое содержание законов, постановлений, инструкций и других указаний по вопросам учета и отчетности.
Ревизор проверяет, как обеспечивается методическое руководство вышестоящей организации относительно применения существующей формы учета, обобщается ли опыт передовых предприятий. Кроме того, ревизор должен выучить объем и особенности хозяйственной деятельности, структуру учетного аппарата, документооборот, распределение обязанностей между работниками бухгалтерии.
Полнота и своевременность документального оформления и отображения в учете всех операций, связанных с движением товарно-материальных ценностей и денежных средств, являет критерием оценки постановки и состояния бухгалтерского учета.
Ревизор устанавливает, какие меры были приняты по актами предыдущих ревизий и проверок; ли собираются постепенно учетные данные для составления отчетности, ведется ли работа по графику, установлен ли надлежащий порядок приема, проверки и обработки документов.
Реальность статей баланса, и в частности счета 41, 42, 60, 62 проверяют соответственно приказу Министерства финансов Республики Беларусь от 20 января 2000 г. № 23 «О годовой бухгалтерской отчетности юридических лиц».
Ревизору необходимо сопоставлять данные учета и отчетности предприятия с его статистической отчетностью, и в частности, с такими отчетами «Отчет о товарообороте и запасах товаров (форма № 1-торг, месячный), «Отчет о продаже и запасах товаров» (форма № 3-торг, месячный), «Отчет о задолженности предприятия» (форма № 6-ф, месячный), «Отчет о финансовых результатах» (форма № 5-ф, месячный) (см. приложение 6).
Глава 3. МЕТОДИКА ОФОРМЛЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРКИ ТОВАРНЫХ ОПЕРАЦИЙ
3.1. Оценка состояния внутреннего контроля сохранности товаров и тары.
Предприятия разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля, заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные способы достижения указанных целей.
Внутренний контроль (а в ряде организаций и внутренний аудит) как функция управления состоит в выявлении отклонений от планов, заказов, сделок, лимитов, смет, норм и нормативов или нарушений отдельных законодательных актов и других регламентирующих документов. Для выявления указанных отклонений и нарушений фактические результаты сравнивают с установленными планом или регламентирующими документами. Источником данных о фактических результатах являются в основном данные бухгалтерского учета.
Ревизору необходимо оценить состояние внутреннего контроля с целью выявления его слабых звеньев. Например, если две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой — заносить данные в компьютер, а третье лицо — сравнивать занесенные в компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.
Одним из важнейших элементов системы внутреннего контроля в международной науке и практике принято также считать систему бухгалтерского (финансового и управленческого) учета. Об высокой эффективности учетной системы в филиале №1 ОАО «Минскконтракт» можно судить по уровню достижения показателей безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации.
3.2. Документальное оформление материалов ревизии учета товаров и тары.
Результаты проверки (ревизии), в том числе учета товаров и тары, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой. По результатам проверки (ревизии), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения, составляется акт.
Акты и справки подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица (обособленного подразделения юридического лица), а при его отсутствии -уполномоченным заместителем руководителя юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) либо индивидуальным предпринимателем, а также лицом, выполняющим функции главного (старшего на правах главного) бухгалтера проверяемого субъекта предпринимательской деятельности, а при необходимости - другими участниками проверки (ревизии).
В случае отказа уполномоченного представителя субъекта предпринимательской деятельности от подписания акта проверки (ревизии) в нем делается соответствующая запись. Представитель субъекта предпринимательской деятельности вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.
При наличии возражений по акту проверки (ревизии) подписывающие его должностные лица проверяемого юридического лица либо индивидуальный предприниматель делают об этом запись перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший проверку (ревизию). Проводивший проверку (ревизию) работник контролирующего органа (руководитель ревизионной группы) вправе потребовать представить также письменные объяснения по выявленным нарушениям у должностных лиц юридического лица (уполномоченных должностных лиц обособленного подразделения юридического лица), индивидуального предпринимателя и у иных лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушение субъектом предпринимательской деятельности законодательства, регулирующего экономические отношения. Данные объяснения и возражения прилагаются к акту проверки (ревизии). По истечении установленного 5-дневного срока возражения к рассмотрению не принимаются.
Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется проводившим проверку (ревизию) работником (руководителем ревизионной группы), и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юридического лица (уполномоченные должностные лица обособленного подразделения юридического лица) либо индивидуальный предприниматель.
В случае если выявленное нарушение может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности лиц, чьи действия (бездействие) повлекли нарушение субъектом предпринимательской деятельности законодательства, регулирующего экономические отношения, проводящим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем ревизионной группы) до окончания проверки (ревизии) составляется отдельный промежуточный акт.
Промежуточный акт подписывается проводящим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем ревизионной группы), руководителем юридического лица (обособленного подразделения юридического лица), а при его отсутствии - уполномоченным заместителем руководителя юридического лица (обособленного подразделения юридического лица) либо индивидуальным предпринимателем, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения. В случае отказа должностного лица проверяемого юридического лица или индивидуального предпринимателя от подписания промежуточного акта в этом акте делается соответствующая запись.
На основании промежуточного акта уполномоченным контролирующим органом могут быть применены экономические санкции.
Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт проверки (ревизии). Один экземпляр общего и промежуточного актов направляется проверяемому субъекту предпринимательской деятельности (вручается его уполномоченному представителю).
В акте проверки (ревизии) с учетом особенностей проведения отдельных видов проверок (ревизий) должны быть указаны:
основание назначения проверки (ревизии), дата и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку (ревизию);
даты начала и завершения проверки или ревизии (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта проверки (ревизии);
должности, фамилии и инициалы работников проверяемого субъекта предпринимательской деятельности, обязанных в соответствии с настоящим Порядком подписать акт проверки (ревизии), с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к проверке (ревизии);