При проверке кассы следует иметь в виду, что хранение в кассе наличных денег и ценностей, не принадлежащих данному органу, запрещается. Любые наличные деньги и ценности, не подтвёрждённые приходными документами, проведёнными в установленном порядке по учёту в подразделении, считаются излишком кассы и подлежат оприходованию. В связи с этим представляется целесообразным ревизору тщательно проверить внутреннее пространство сейфа кассы на предмет обнаружения таких денег и ценностей.
По завершении проверки кассы её результаты оформляются актом проверки. Акт составляется по форме, определённой приложением 2 к приказу МВД РФ № 560 -1997 г., и подписывается членами комиссии и материально ответственным лицом, работа которого проверялась. Минимальное количество экземпляров акта - два (первый приобщается к акту ревизии, второй остаётся у материально ответственного лица).
Комиссия вносит конкретные предложения по устранению выявленных недостатков и нарушений с указанием сроков их выполнения, которые отражаются в акте проверки.
В случае выявления нарушений комиссия в целях установления их причин и условий возникновения отбирает письменные объяснения у конкретных должностных лиц. В частности, при установлении недостачи или излишка денежных средств, ценностей, бланков строгой отчётности объяснение в обязательном порядке отбирается у материально ответственного лица.
Недостача денежных средств, ценностей подлежит удержанию с кассира в полной сумме, излишек подлежит оприходованию.
В процессе ревизии кассы ревизор также проверяет наличие ключей-дублёров от помещения и сейфа кассы, которые должны храниться у руководителя подразделения в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др.
Необходимо проверить и наличие в подразделении таких документов, как приказ начальника подразделения о назначении работника на должность кассира и расписка кассира об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ.
Особое внимание следует обратить на соответствие оборудования помещения кассы предъявляемым требованиям, к числу которых относятся следующие:
- касса должна быть изолирована от других служебных и подсобных помещений;
- в кассе должен иметься сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке прочно прикреплённый к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами;
- касса должна быть оборудована специальным окошком для выдачи денег;
- касса должна располагать исправным огнетушителем;
- касса должна быть оборудована средствами охранной и охранно-пожарной сигнализации.
Полный перечень предъявляемых требований содержится в приложении 3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.
Рекомендуется также проверить, не носит ли формальный характер соблюдение ряда вышеназванных требований. Так, возможно проверить факт срабатывания охранной и охранно-пожарной сигнализации - например, посредством нажатия сигнальной кнопки - с целью выяснения промежутка времени, за который к кассовому помещению прибудут сотрудники охраны. Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии возможно также проверить, сдаётся ли под сигнализацию касса в период временного оставления кассиром кассового помещения - например, во время обеденного перерыва. Рекомендуется также, дождавшись транспортировки денежных средств, проверить соблюдение рекомендаций по обеспечению их сохранности при транспортировке, изложенных в приложении 2 к Порядку ведения кассовых операций в РФ.
Впоследствии, в процессе проведения общей ревизии, рекомендуется также провести ещё одну внезапную инвентаризацию кассы, в особенности в случае установления в процессе первой инвентаризации нарушений, недостатков, недостач и излишков.
РЕВИЗИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются следующие: кассовая книга; отчёты кассира; приходные и расходные кассовые ордера; журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей; книга учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчёты.
Необходимо иметь в виду, что операции по движению денежных средств проверяются сплошным порядком.
К проверке кассовых операций руководитель ревизионной бригады, исходя из объёма работы, может привлекать ассистентов (членов ревизионной бригады, соответствующих специалистов из других подразделений). В то же время категорически не допускается привлечение к проверке кассовых операций специалистов ревизуемого подразделения и подчинённых ему подразделений.
Для проведения проверки кассовых операций в подразделении запрашиваются кассовые книги за ревизуемый период, а также сшивки всех кассовых документов за этот период.
По получении кассовых книг ревизору следует проверить правильность их оформления и ведения. Необходимо иметь в виду, что учёт кассовых операций в подразделениях ведётся в кассовой книге типовой ф.КО-4 или ф.440. В обязательном порядке обращается внимание на количество кассовых книг, поскольку каждое подразделение должно вести только одну кассовую книгу. Ревизором проверяется соблюдение следующих требований к кассовой книге: она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью; количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения. В кассовой книге не могут допускаться подчистки и неоговорённые исправления; сделанные же исправления должны заверяться подписями кассира и главного бухгалтера (начальника финансовой службы).
При работе с главной книгой необходимо также проверить такие вопросы, как:
- заполнение в ней всех необходимых реквизитов;
- наличие контроля со стороны главного бухгалтера за правильностью её заполнения (т.е. наличие подписей главного бухгалтера);
- правильность ведения кассовой книги автоматизированным способом (п. 25 Порядка ведения кассовых операций в РФ).
Необходимо обратить внимание на то, чтобы записи в главной книге производились ручкой, чётко и разборчиво.
До начала проверки правильности отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах, ревизору следует проверить в кассовой книге правильность подсчёта оборотов по приходу и расходу денег, а также выведения итогового сальдо. Такая проверка производится методом простого пересчёта ревизором записанных соответственно по приходу и расходу сумм и итогового сальдо с последующим сравнением полученных результатов с результатами, выведенными в кассовой книге.
Далее, как следует из вышеизложенного, ревизор проверяет правильность отражения в кассовой книге сумм, указанных в расходных и приходных кассовых ордерах, платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях и других денежных документах.
Такая проверка проводится посредством сличения сумм, указанных в перечисленных выше документах, которые сброшюрованы в запрошенных ревизором сшивках кассовых документов, с суммами, указанными (с записью операций, произведённых по этим документам) в кассовой книге.
При проверке кассовых ордеров необходимо иметь в виду следующее:
- по приходным кассовым ордерам (ф.КО-1) осуществляется приём денежных средств; ордера должны быть подписаны главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицом, уполномоченным на это приказом начальника подразделения;
- по расходным кассовым ордерам (ф.КО-2) производится выдача наличных денег; ордера должны быть подписаны начальником подразделения, главным бухгалтером (начальником финансовой службы) или лицами, уполномоченным на это приказом начальника подразделения; в случае наличия на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.
Все кассовые ордера при приёме или выдаче денег должны быть подписаны кассиром подразделения.
При заполнении кассовых ордеров подчистки, помарки и исправления не допускаются.
При проверке расходных кассовых ордеров необходимо убедиться в заполнении реквизитов, удостоверяющих личность получателя денег.
Особое внимание следует обратить на наличие в расходном кассовом ордере собственноручной расписки получателя в получении денег с указанием их суммы. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.
В процессе проверки кассовых ордеров следует охватить такие вопросы, как:
- своевременность и полнота заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов ф. КО-3а;
- правильность и полнота заполнения в кассовых ордерах всех требуемых реквизитов;
- правильность регистрации расходных кассовых ордеров, оформленных на платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях (регистрируются после выдачи денег по ведомостям);
- наличие всех приложений, перечисленных в кассовых ордерах;
- соответствие нумерации предъявленных ревизии кассовых ордеров их нумерации в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- наличие штампа или надписи «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года) на приложенных к кассовым ордерам документах;
- правильность оформления расходных кассовых ордеров при выдаче денег по доверенности (в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег должна быть указана фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег) и наличие доверенности в приложениях к расходному кассовому ордеру;