- составляется ли на общую сумму выданной заработной платы один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой расчётной (расчётно-платёжной) ведомости (для централизованных бухгалтерий).
В процессе проведения ревизии необходимо также проверить порядок поступления кассовых ордеров из бухгалтерии в кассу, имея в виду, что выдача кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещена.
В процессе ревизии кассовых документов производится проверка платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей. По названным ведомостям ф.427 (ф.49) производятся оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию, а также выдача депонированных сумм и денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.
При проверке ведомостей ревизору необходимо обратить внимание на:
- наличие на титульном (заглавном) листе ведомости разрешительной надписи о выдаче денег за подписями начальника и главного бухгалтера (начальника финансовой службы) подразделения или лиц, уполномоченных на это приказом начальника подразделения;
- наличие надписи кассира «По доверенности» перед распиской получателя при выдаче денег другому лицу по надлежаще оформленной доверенности (доверенность должна быть приложена к ведомости);
- наличие в ведомости отметок от руки или штампа «Депонировано» против фамилий лиц, которым выплата не произведена;
- наличие в конце ведомости надписи кассира о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, скреплённой его подписью;
- составление реестра депонированных сумм;
- простановку на ведомостях штампа «Расходный кассовый ордер №__».
В процессе собственно проверки ведомостей следует проверить правильность подсчёта общего итога ведомости, итогов выданных и депонированных сумм; учитывая трудоёмкость работы по пересчёту итогов, к ней целесообразно привлекать оговорённых выше ассистентов. Работу по пересчёту итогов целесообразно оформить справкой за подписью производившего пересчёт лица; в справке следует отразить, какие конкретно ведомости подвергались проверке и какие конкретно недостатки были при этом выявлены.
Как и при проверке расходных кассовых ордеров, особое внимание при проверке платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей следует обратить на наличие в них собственноручной расписки получателя в получении денег. В случае отсутствия расписки получателя денег в расходном кассовом ордере сумма, показанная как выданная, считается недостачей и подлежит взысканию с кассира, производившего выдачу.
При проведении ревизии кассовых операций необходимо также проверять отражение их в соответствующих регистрах синтетического учёта и отчётности, дабы при последующей проверке этих регистров - в рамках ревизии ведения и достоверности учёта и отчётности - не перепроверять повторно правильность отражённых в них сумм. К названным регистрам относятся следующие:
- главная книга;
- журнал-ордер №1 и ведомость №1 (для журнально- ордерной формы счетоводства);
- иные регистры синтетического учёта кассовых операций;
- баланс подразделения (форма №1).
В процессе ревизии кассовых операций ревизору необходимо отработать также ещё ряд участков.
В случае выдачи заработной платы в ревизуемом подразделении не только кассиром, но и раздатчиками, следует проверить следующие вопросы:
- наличие приказа начальника подразделения о выдаче заработной платы другими, кроме кассиров, лицами;
- заключение договора о полной материальной ответственности с раздатчиками;
- правильность, полнота и своевременность ведения кассиром журнала учёта выданных раздатчикам денег на выплату заработной платы ф.320;
- своевременность сдачи раздатчиками полученных ведомостей (3 дня, включая день получения денег в банке);
- наличие в ведомостях, по которым выдача денег производилась раздатчиками, надписи о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, а также надписи «Деньги по ведомости выдавал (роспись)».
Отдельно ревизору следует проверить полноту и своевременность приходования поступающих в кассу денежных средств. Для этого необходимо произвести сплошную сверку данных выписок банка (дата, сумма) с данными в приходных кассовых ордерах, кассовой книге и журнале учёта приходных и расходных кассовых документов (при поступлении денег из банка). Также необходимо сверить данные приходных кассовых ордеров с данными в кассовой книге и журнале учёта кассовых документов (при поступлении денег от физических и юридических лиц).
В связи с тем, что выплата заработной платы может производиться как по расчётным (расчётно-платёжным) ведомостям, так и по расходным кассовым ордерам отдельным лицам, целесообразно проверить количество выплат заработной платы отдельным работникам подразделения в течение ревизуемого периода (т.е. не выдавалась ли заработная плата работнику за один и тот же месяц по ведомости и по расходному кассовому ордеру). Для такой проверки наиболее оптимальной формой чернового документа ревизора представляется таблица, в левой части которой помещаются фамилии лиц списочного состава, вверху - название месяца и года; каждая полученная сумма зарплаты (с указанием суммы) проставляется в соответствующей клеточке. Посредством такой таблицы можно проконтролировать факт, сумму и период выплаты зарплаты каждому сотруднику ревизуемого подразделения.
Ревизору следует иметь в виду, что за несоблюдение условий работы с денежной наличностью к подразделению могут быть применены штрафные санкции, предусмотренные Указами Президента РФ №1006 от 23.05.94 г. и № 1212 от 18.08.96 г. Вследствие этого при проверке необходимо обратить внимание на следующие вопросы:
- соблюдение лимита хранения денежных средств в кассе (лимит должен быть установлен банком, сверхлимитная кассовая наличность в обязательном порядке должна сдаваться в банк.);
- правильность расчётов наличными денежными средствами с другими организациями (не должны превышать 10 тыс. рублей);
- наличие фактов внесения из кассы наличных денежных средств непосредственно на расчётные счета других лиц (юридических и физических) минуя счёт подразделения, что категорически запрещено.
В процессе ревизии кассовых операций в части проверки кассовых документов ревизору следует подвергать логическому контролю все проверяемые кассовые операции, все приложенные к кассовым ордерам и ведомостям оправдательные документы. Кассовые операции, как правило, отражают хозяйственные, имущественные, расчётные и иные виды действий ревизуемого подразделения. Это делает информацию, получаемую при проверке кассовых операций, важным элементом в дальнейшем проведении ревизии других участков финансово-хозяйственной деятельности подразделения.
Например, при проверке состояния учёта депонированных сумм правильность ведения книги аналитического учёта депонированной заработной платы ф.№441, своевременность внесения в неё записей проверяется посредством стыковки данных ведомостей, по которым депонируется заработная плата, с записями в книге учёта.
В целом следует отметить, что состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок; с другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учёта. Поэтому ревизия кассовых операций включает в себя достаточно широкий спектр вопросов, подлежащих проверке в увязке с вопросами других направлений ревизии.