6. Каждый экземпляр (копия) рассылаемого документа заверяется печатью, оригинал документа подшивается в соответствующее дело.
7. Замена разосланных экземпляров распорядительных документов или их отдельных частей при обнаружении технического брака обязательна.
СТАТЬЯ 19. Регистрация договоров и соглашений.
1. Администрация поселения вправе заключать договора (соглашения) с гражданами и юридическими лицами.
2. Договоры (соглашения) подписываются главой администрации поселения.
3. Регистрационные номера для договоров (соглашений) являются едиными и присваиваются в хронологическом порядке. К регистрационному номеру добавляется через дефис буква «д».
4. Оригиналы договоров и соглашений хранятся в администрации поселения с последующей передачей на хранение в архив в установленном порядке.
5. Заверенные копии договоров и соглашений направляются исполнителям (ответственным за исполнение).
СТАТЬЯ 20. Организация работы с иными служебными документами.
1. Прием, регистрация и отправка корреспонденции, поступающей в администрацию поселения и исходящей из администрации, осуществляется специалистом, отвечающим за делопроизводство.
2. Входящие документы регистрируются в журнале входящей корреспонденции. Поступившие документы, имеющие гриф срочности доставляются (докладываются) главе администрации поселения немедленно.
СТАТЬЯ 21. Оформление резолюций на документах.
1. Резолюции на входящей корреспонденции налагаются главой администрации поселения (а в его отсутствии должностным лицом, исполняющим его обязанности) непосредственно на документах или на специальных бланках.
2. Резолюция должна содержать:
- фамилию должностного лица, которому поручается работа с документом;
- конкретное указание по содержанию документа;
- срок исполнения указываемого поручения;
- должностное лицо, на которое возложен контроль исполнения;
- дату наложения резолюции.
СТАТЬЯ 22. Исполнение резолюций документов.
1. Рассмотрение документа должно производиться в день поступления его адресату.
2. Если исполнение поручено нескольким должностным лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за исполнение документа является должностное лицо, указанное в резолюции первым. Каждый соисполнитель обеспечивается копиями документа.
3. Соисполнители, не позднее, чем за 3 дня до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета, либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
4. Срок исполнения документа может быть продлен главой администрации поселения (до 1 месяца) на основании докладной записки исполнителя. Докладная записка подается не позднее, чем за два дня до истечения срока исполнения документа.
5. Ответы на депутатские запросы даются за подписью главы администрации поселения в 10-дневный срок, а при необходимости дополнительной проверки или дополнительного изучения вопроса – в 20-дневный срок с предварительным уведомлением депутата о причинах задержки.
6. Документы в адрес федеральных органов государственной власти, губернатора Костромской области, Костромской областной Думы подписываются главой администрации поселения либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.
СТАТЬЯ 23. Оформление исходящих документов.
1. Исходящие документы за подписью главы администрации поселения оформляются, как правило, на бланке администрации поселения установленного образца.
2. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются к отправке:
- в случае направления документа в один адрес – в 3-х экземплярах (1-й – адресату, 2-й – остается в администрации, 3-й – после проставления исходящего номера и даты отправки возвращается исполнителю);
- в случае направления документа по нескольким адресам – в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов и два экземпляра (для администрации поселения и возврата исполнителю).
3. Экземпляр документа, остающийся в деле администрации поселения, на обратной стороне последнего листа должен содержать визы исполнителей. К документу прилагается лист согласования текста (в случае необходимости согласования).
СТАТЬЯ 24. Формирование и хранение дел.
1.В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации поселения.
2. Законченные производством документы, формируются в дела постоянного, долговременного срока хранения, и по личному составу, и хранятся у специалиста, ответственного за делопроизводство.
3. Дела постоянного срока хранения по истечении 5 лет подлежат передаче на хранение в архив в установленном порядке.
4. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения документов и дел определяется в Инструкции по делопроизводству.
СТАТЬЯ 25. Обязательный контроль исполнения.
1. Обязательному контролю (в том числе без указания о контроле в резолюции) подлежат;
- поручения главы администрации поселения по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов федеральных и областных органов государственной власти, депутатских запросов и иных служебных документов;
- нормативные правовые акты Совета депутатов поселения, касающиеся деятельности администрации поселения, если этими решениями устанавливаются конкретные сроки исполнения;
- постановления и распоряжения главы администрации поселения, имеющие контрольный пункт (срок, ответственные за исполнение).
2. Контроль исполнения включает в себя контроль за своевременным (сроки исполнения) и качественным (полнота и точность ответов) исполнением документов и поручений, обобщение результатов исполнения и информирование об этом главы администрации поселения.
3. Контроль исполнения постановлений и распоряжений главы администрации поселения возлагается на специалиста администрации, отвечающего за организацию контроля.
СТАТЬЯ 26. Общие сроки исполнения документов. Снятие документов с контроля.
1. Любой документ, поступивший в администрацию поселения, исполняется в месячный срок со дня его регистрации, если в тексте документа или в резолюции не предусмотрено иное.
2. Продление срока исполнения, а также снятие документа с контроля по исполнении осуществляется главой администрации поселения (либо должностным лицом, подписавшим первоначальное поручение по его исполнению) на основании письменной аргументированной информации исполнителя.
3. Предложения о снятии с контроля документа готовит специалист, подписывает глава администрации поселения, при условии выполнения всех записанных в нем положений. Если контроль возложен на нескольких должностных лиц, то информация визируется всеми должностными лицами ответственными за его выполнение. Снятие с контроля правового акта не означает прекращение его действия.
ГЛАВА 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.
СТАТЬЯ 27. Прием граждан должностными лицами администрации.
1. Прием граждан главой и специалистами администрации поселения осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным главой администрации поселения.
2. График приема граждан вывешивается в приемной, а также ином доступном для обозрения месте.
3. При личном приеме граждан их обращения регистрируются в журнале (карточках) личного приема граждан, в которых указывается дата приема, Ф.И.О. гражданина и его место жительства, краткое содержание обращения, содержание ответа, либо соответствующее поручение должностному лицу с установлением срока исполнения.
4. О выполнении поручения работники администрации поселения в установленный срок сообщают письменно заявителю, копию ответа направляют главе администрации поселения.
СТАТЬЯ 28. Делопроизводство по обращениям граждан.
1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется в администрации поселения отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специалиста администрации, ответственного за делопроизводство.
2. Все поступающие в администрацию письменные обращения граждан принимаются и регистрируются в день их поступления и направляются должностным лицам, которым они адресованы.
3. Ответы на обращения граждан дает глава администрации поселения (либо должностное лицо, его замещающее). Ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационном журнале.
СТАТЬЯ 29. Рассмотрение обращений.
1. Поручение главы администрации поселения о рассмотрении обращения по существу направляется исполнителю с поручением дать ответ самостоятельно, либо возвратить материалы после проверки.
2. Обращения граждан не направляются для рассмотрения тем должностным лицам, действие которых обжалуются.
3. По итогам рассмотрения обращения должностное лицо, в зависимости от поручения, дает ответ заявителю за своей подписью, либо готовит проект ответа за подписью главы администрации поселения и возвращает все материалы для снятия с контроля.
СТАТЬЯ 30. Сроки и контроль рассмотрения обращений.
1. Обращения граждан рассматриваются в сроки, установленные в соответствующем поручении. Если такой срок не установлен – в течение 20-ти дней со дня поступления обращения в администрацию поселения. В случае необходимости проверки по обращению ответ должен быть дан в течение месяца. О проведении проверки сообщается заявителю в письменной форме.
2. Организацию контроля за своевременным рассмотрением письменных и устных обращений граждан осуществляет специалист администрации поселения.
3. Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы («проводится проверка» и т.д.), с контроля не снимаются до вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению вопросов поднятых в обращении. Решение о снятии с контроля принимает глава администрации поселения.