Заполнение отчетности, особенно для начинающего главного бухгалтера, осложняется тем обстоятельством, что далеко не всегда ясно, как связать тот или иной показатель отчетности с сальдо и оборотами по своим счетам бухгалтерского учета. Тем более, что в налоговых органах, судя по всему, возобладала позиция, согласно которой правила начисления налогов и заполнения отчетности не должны зависеть от используемой на предприятии системы счетов. Такая позиция кажется вполне разумной. Вот только реализация ее в неразумной системе отчетности достаточно сомнительна. В результате, за свою практику внедрения систем автоматизированного учета мне не довелось встретить двух главных бухгалтеров, которые одинаково заполняли бы баланс. В этих условиях главному бухгалтеру полезно на пустых бланках отчетности написать, из каких счетов будет взят показатель для каждой графы. В автоматизированных системах учета в ряде случаев эта информация легко доступна. Полезно при первой подготовке автоматизированной отчетности сравнить собственное представление с теми алгоритмами, которые присутствуют в программной системе.
Первоначально, отчетность делилась на три основные группы. Баланс и приложения к нему, отчетность во внебюджетные фонды и комитет статистики, декларации по каждому из налогов. По завершении квартала бухгалтер разносил эту отчетность по всем заинтересованным организациям, причем должен был это делать в определенном порядке. Баланс не принимали, пока не будут сданы все отчеты в фонды.
Затем было заявлено, что отныне вся отчетность будет сдаваться в одно место – налоговую инспекцию. Вместо взносов в фонды вводится единый социальный налог, который затем будет делиться между фондами делиться. Что получилось на практике, мы видели. Взносы в фонды уплачиваются семью платежными поручениями. Шесть из них идут в управление федерального казначейства, седьмое – непосредственно в ФСС. Отчет в ФСС по-прежнему туда же и сдается. Отчет по взносам в ПФ сдается в налоговую инспекцию, а оттуда второй экземпляр, теоретически, поступает в ПФ. Практически же его тоже несет туда бухгалтер. В ту же инспекцию сдается отчет по авансовым платежам по социальному налогу, в котором содержится информация о каждой его составляющей. Таким образом, «обделенным» пока остался только ФОМС, для которого отдельный отчет не формируется. Вероятно, это упущение будет российским чиновником скоро исправлено.
Таким образом, в настоящее время всю внешнюю отчетность можно разделить на те же три группы. Рассмотрим сначала те отчетные документы, которые сдаются ежеквартально. В первую группу входят баланс и отчет о прибылях и убытках, или форма 2. Во вторую – «Расчет авансовых платежей по соцналогу», «Расчет авансовых платежей в ПФ», «Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ» или ведомость 4-ФСС. Третью группу составляют декларации по налогам. Число их зависит от особенностей деятельности предприятия. В нашем примере придется подготовить: декларацию по НДС и декларацию по налогу на прибыль.
В конце года к этим документам добавляются некоторые дополнительные, например, приложение к балансу по форме 5. Вместо документов «Расчет авансовых платежей по соцналогу» «Расчет авансовых платежей в ПФ» сдаются годовые декларации несколько измененной формы, «Декларация по ЕСН» и «Декларация по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование».
Но главной заботой бухгалтера в конце года является подготовка данных по подоходному налогу и взносам в пенсионный фонд на магнитных носителях информации. При этом под магнитными носителями понимаются исключительно дискеты, т.е. наименее надежные носители. Поэтому, прежде всего, рекомендуется готовить всегда два экземпляра этих данных на двух дискетах. Правда, в последнее время налоговыми инспекциями активно поддерживаются некоторые продавцы программ, которые снабжены определенными средствами защиты конфиденциальности информации, и предназначены для передачи отчетности в налоговые инспекции по электронным каналам связи. К сожалению, в большинстве регионов России пока нет возможности передать отчетные данные в электронном виде в местное отделение пенсионного фонда, или для этих целей используется другая программа, отличная от той, с помощью которой передаются данные в налоговую инспекцию. Такого рода программы позволяют передавать в налоговую инспекцию вообще всю отчетность, как квартальную, так и годовую. Однако, предприятие сдает отчетность в четыре инстанции – налоговую инспекцию, пенсионный фонд, фонд социального страхования и комитет статистики. Как будут развиваться средства доставки отчетности в эти инстанции, и насколько они будут согласованы друг с другом, пока неясно.
Данные по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету готовятся в специальных программах. Вероятно, авторы первых программ для этих целей свято верили в то, что до них никто программ для компьютеров не делал. Они были рассчитаны исключительно на ручную работу, процесс установки на компьютер и эксплуатации чрезвычайно мало автоматизирован, описание программы было громоздким и косноязычным. Программы для подготовки данных для пенсионного фонда всегда бесплатно распространялись местными отделениями фонда. Сейчас в разных регионах используется несколько разных программ ПФ. Программа для подготовки данных по подоходному налогу первоначально продавалась ее производителем – ЗАО «Налогоплательщик». Потом положение, при котором нельзя сдать отчетность, не заплатив деньги ЗАО «Налогоплательщик», вероятно, все же показалось несколько неприличным, и была разработана программа «2НДФЛ», которая распространялась налоговыми инспекциями бесплатно. Вместо неё по-прежнему можно было использовать и программу ЗАО «Налогоплательщик». Постепенно программа «2НДФЛ» достигла достаточно приличного уровня. Были разработаны официальные стандарты на структуру файлов, сдаваемых в налоговую инспекцию и ПФ, по которым электронная отчетность стала формироваться в большинстве бухгалтерских программ. Однако, вероятнее всего, разработчики ПО для налоговых и ПФ сразу же не стали обременять себя строгим соблюдением этих стандартов. Поэтому в настоящее время файлы, подготовленные в бухгалтерских программах, чаще всего не проходят программный контроль в налоговых инспекциях и ПФ. При этом объяснений относительно того, какому пункту нормативных документов, регламентирующих структуру файлов, не соответствуют сдаваемые данные, не дается. Несколько лет назад, когда справочники адресов готовились местными инспекциями, приходилось наблюдать прямо-таки анекдотические ситуации. Например, в справочнике допустили грамматическую ошибку. Вместо «микрорайон» написали «микрарайон». И все, кто ошибку исправил, вынуждены были приезжать второй раз, и привозить данные с ошибкой.
Некоторые наиболее мужественные налогоплательщики высылают дискеты по почте. Но подавляющее большинство предпочитают экспортировать тем или иным способом данные из бухгалтерских программ в программу подготовки данных, а уж из нее формировать выходной файл. Года 2-3 назад программу «2НДФЛ» снова решили заменить программой ЗАО «Налогоплательщик». Но теперь сдать данные по подоходному налогу с минимальной степенью автоматизации их подготовки оказалось возможно в бесплатно распространяемой демонстрационной версии этой программы. Вероятно, эту возможность планируется в ближайшее время тихо отключить.
Таким образом, в настоящее время для подготовки данных по подоходному налогу и персонифицированному пенсионному учету имеется две основных программы, которые можно получить бесплатно - «Налогоплательщик» и программа пенсионного фонда. Имеется также несколько программ с аналогичными функциями, которые можно купить. Практически все они имеют механизм импорта информации из выходных файлов. Поэтому чаще всего процесс подготовки данных на магнитных носителях выглядит следующим образом. В бухгалтерской программе формируется файл для сдачи в налоговую инспекцию или пенсионный фонд. Этот файл принимается в одну из специализированных программ, там проверяется, и, в случае необходимости, несколько корректируется. После этого формируется новый выходной файл, который уже сдается в соответствующую инстанцию, непосредственно, или с использованием электронных каналов связи.
Подводя итоги, можно сказать, что состав отчетности во внешние инстанции, а также способы ее подготовки и доставки достаточно быстро изменяются. Чаще всего, к сожалению, в сторону усложнения. Пожалуй, можно сказать, что умение подготовить отчетность – это первое, что отличает главного бухгалтера от рядового.
8. Состав и основные характеристики систем БЭСТ-4+ и БЭСТ-5.
8.1. План счетов и принципы организации аналитического учета.
Программная система БЭСТ-4 эксплуатируется и развивается более десяти лет. Несмотря на то, что через пять лет после появления на рынке у БЭСТ-4 появился официальный преемник – БЭСТ-5, большая часть пользователей предпочитает пока не менять свою учетную систему. Более того, число новых покупок БЭСТ-4+ остается достаточно значительным. На взгляд автора, это свидетельствует а правильности основополагающих принципов, положенных в основу конструирования этой системы.