Основы автоматизированного учета
Саратов
Наука
2007
Содержание
1. Введение
2. Вы - бухгалтер малого предприятия.
3. Что нужно бухгалтеру малого предприятия?
4.Автоматизированные системы бухгалтерского учета.
5.Современное состояние российского рынка компьютерных технологий бухгалтерского учета.
6. Почему именно БЭСТ?
7.Модель хозяйственной деятельности малого предприятия
7.1. Получение товара от поставщика.
7.2. Предложение покупателю и получение от него оплаты.
7.3. Перевод оплаты поставщику.
7.4. Отпуск товара покупателю.
7.5. Начисление и выплата зарплаты.
7.6. Завершение налогового периода.
7.7. Подготовка отчетной документации.
8. Состав и основные характеристики систем БЭСТ-4+ и БЭСТ-5.
8.1. План счетов и принципы организации аналитического учета.
8.2. Основные модули системы БЭСТ-4+.
9. Практическая реализация модели хозяйственной деятельности малого предприятия в системе БЭСТ-4+.
9.1. Получение товара от поставщика.
9.2. Предложение покупателю и получение от него оплаты.
9.3. Перевод оплаты поставщику.
9.4.Отпуск товара покупателю.
9.5. Начисление и выплата зарплаты
9.6. Завершение налогового периода .
9.7. Подготовка отчетной документации.
10. Заключение.
1. Введение
Сегодня автоматизированные компьютерные системы ведения бухгалтерского учета получили настолько широкое распространение, что смело можно утверждать: бухгалтерского учета без компьютеров больше нет. В то же время, если вести компьютеризированный бухгалтерский учет по тем же технологиям, что и вручную, это будет примерно то же самое, что пытаться организовать авиаперевозки по правилам гужевого транспорта. В технологии ведения автоматизированного учета сложилась за последние годы определенная система принципов и понятий, достаточно универсальная для разных компьютерных систем.
К компьютерным технологиям учета и управления автор на протяжении последних двенадцати лет имел самое непосредственное отношение. С одной стороны, как директор Научно-производственной фирмы «Бизнес-Технологии», специалисты которой провели более 150 внедрений различных компьютерных систем на предприятиях и в организациях нашего региона. С другой, как доцент Саратовского филиала Российского государственного торгово-экономического университета.
Совмещение бизнеса и преподавания, оказалось, на взгляд автора, довольно удачным, во всяком случае, для преподавания. Из опыта бизнеса выросли три семестровых учебных курса, посвященных практике применения компьютерных технологий учета и управления на различных уровнях.
Все сотрудники НПФ «Бизнес-Технологии» - бывшие студенты, прослушавшие в свое время те или иные из этих курсов. Многие выпускники сейчас работают главными бухгалтерами. Причем становятся ими чаще всего через 6-12 месяцев после окончания ВУЗа, хотя есть прецеденты, когда выпускников приглашали на эту должность сразу после защиты диплома. Что бывает обидно, когда учил студента для себя.
Курсы построены однотипно. Они содержат, в зависимости от рассматриваемого объекта управления, теоретическую часть различного объема, но центральным звеном курса является имитация квартального документооборота предприятия в форме деловой игры, и подготовка на его базе тех или иных управленческих решений.
Первый курс посвящен компьютерным технологиям управления малым предприятием оптовой торговли. В нем количество работающих людей и количество хозяйственных операций сведено к минимуму, позволяющему только получить навык работы с каждым первичным документом, и содержательный квартальный баланс. Документооборот моделируется каждым слушателем отдельно на одном компьютере.
Второй курс ориентирован на работу с более сложным объектом управления – предприятием типа торгового дома, которое ведет как оптовую, так и розничную торговлю. В структуре предприятия предусмотрены оптовые склады и магазин, склад материалов, гараж, управленческие подразделения. Документооборот моделируется командой слушателей, работающих в компьютерной сети на 10 –12 рабочих мест. Один из компьютеров играет роль кассового аппарата магазина. В процессе моделирования накапливается определенный объем информации, содержащий, при обычном уровне подготовки слушателей, достаточно много ошибок, которые могут быть выявлены при налоговой проверке предприятия. Значительное время отводится имитации такой проверки и изучению общей методологии диагностики бухгалтерской системы предприятия.
Третий курс также реализуется командой в компьютерной сети, и посвящен управлению производственным предприятием. В качестве объекта управления выбирается швейная фабрика, имеющая три производственных цеха и выпускающая шесть наименований изделий. Основная цель имитации документооборота – получить смету фактических затрат по каждому виду изделий, и иную достоверную информацию, необходимую для финансовой санации и реформирования предприятия. Если в первых двух курсах система управления предприятием в основном сводилась к системе учета, при имитации документооборота в производственном процессе предприятия необходимо выполнить достаточно много работы планово-экономического характера.
Предлагаемая книга написана на базе первого из перечисленных курсов. Основной задачей курса является формирование у студентов навыков бухгалтерской работы, абсолютно необходимых главному бухгалтеру любого, даже самого малого, предприятия. В рамках курса студент должен познакомиться с шестью типами первичных документов, которые фигурируют в 90% торговых операций, твердо усвоить основные проводки, порождаемые простейшими и наиболее распространенными операциями, начислить зарплату и сформировать квартальный баланс.
В основу формирования этих навыков положена модель хозяйственной деятельности малого предприятия оптовой торговли, в котором работают два человека. Предприятие выполняет в течение квартала одну операцию купли-продажи. Из полученной в результате этой операции выручки начисляется зарплата и налоги, после чего формируется квартальный баланс.
В результате успешного освоения курса продвинутый студент должен получить полный набор навыков, позволяющий ему успешно справиться с обязанностями главного (и единственного) бухгалтера малого предприятия оптовой торговли. Несмотря на то, что в рамках этого курса количество бухгалтерских операций сведено к минимуму, десятилетняя практика показала, что уверенное их освоение позволяет, тем не менее, решить эту задачу. Иными словами, навыки, даваемые в этом курсе, составляют своеобразный «скелет» работы главного бухгалтера, на который впоследствии будут наращиваться новые знания и навыки, может быть, в течение всей трудовой жизни.
К книге прилагается CD-диск, на котором записаны возможные для реализации курса программные системы, пустые базы данных с необходимыми настройками, и базы данных, содержащие пример реализации модели хозяйственной деятельности малого предприятия. Книга рассчитана на читателя, знакомого как с основами классической информатики, так и имеющего представление о теории бухгалтерского учета.
2. Вы - бухгалтер малого предприятия.
Итак, представьте себе, что Вы – бухгалтер малого предприятия оптовой торговли. Чаще всего такое предприятие создается практически «с нуля», не имеет ни основных средств, ни арендованного офиса. Расходы, требуемые для создания такого предприятия, тоже минимальны, и складываются из оплаты наличными услуг по регистрации предприятия юридической фирме, и внесенного на расчетный счет уставного капитала, например, в 10000руб.
Минимально возможный трудовой коллектив в таком предприятии – это директор и бухгалтер. Они же, естественно, шофер, грузчик, менеджер, рекламный агент. Следует отметить, что в любом случае в малом бизнесе директор и главный бухгалтер составляют очень тесный тандем, в котором безусловно необходимы взаимное доверие и поддержка. Неслучайно, поэтому, едва ли не в большинстве случаев, это муж и жена.
Чем такое предприятие будет торговать, и где оно возьмет деньги на приобретение товарных запасов, это, конечно, центральный вопрос. Вероятно, в зависимости от способности его решить люди и делятся на склонных к бизнесу и склонных к работе по найму. Тем не менее, следует иметь в виду, что в условиях рыночной экономики, практически любой производитель изначально положительно посмотрит на человека, который заявит, что хочет торговать его продукцией. Поэтому, если Вы приходите, например, на мебельную фабрику, и заявляете о намерении торговать мебелью, Вам, скорее всего, будут рады, и, во всяком случае, сразу не выгонят. Конечно, когда выяснится, что Вы хотите получить мебельный гарнитур без предоплаты, энтузиазм производителя несколько уменьшится. Однако следует иметь в виду, что Вы уже не совсем человек «с улицы», а юридическое лицо, зарегистрированное в органах власти, и положительное решение вопроса о получении товара от производителя совсем не исключено. Но, конечно, скорее всего, это – вопрос таланта Вашего директора. Ваши способности потребуются на этапе формирования первого официального документа.
Скорее всего, это будет договор купли-продажи. Условия его могут быть достаточно разнообразными. Сам по себе этот договор бухгалтерских последствий не порождает, но внимательно изучить его бухгалтер, конечно же, должен. В налоговом отношении более выгоден договор консигнации, когда право собственности на перемещенный в Вашу фирму товар еще некоторое время остается за производителем, но пока мы рассматриваем предельно упрощенную ситуацию.
Далее Вам придется оформлять первичные бухгалтерские документы. Их совсем немного, и не представляет труда запомнить самые основные. Они делятся на два больших класса. Одни сопровождают перемещение денег, другие – товаров или услуг. Обычно, от одного партнера к другому идут документы одного типа, в обратном направлении – другого.