Методические указания оперативная помощь (стр. 6 из 10)

Фильтрация списков

С помощью имен в полях списка можно автоматически отфильтровать и вывести на экран только нужные вам данные. Для этого необходимо:

1 выделить некоторую ячейку списка или все ячейки;

2 меню Данные -> Фильтр -> Автофильтр;

3 в заголовках каждого столбца появятся кнопки фильтра со стрелочками вниз, щелкните на стрелке фильтра в нужной ячейке. В появившемся окне списка критериев надо выбрать нужный критерий фильтрации или воспользоваться ключом Условие, позволяющим найти в списке записи,
удовлетворяющие заданному пользовательскому условию.

Чтобы выключить автофильтр: меню Данные -> Фильтр -> Автофильтр. Стрелки фильтра будут удалены из заголовков списка, и в списке появятся все записи

Чтобы отсортировать данные:

1. выделите любую ячейку базы данных;

2. меню Данные -> Сортировка;

3. . Пробелы рекомендуется заменять подчеркиванием, например, текст_о_весне.

Примеры расширений:

*.ехе- готовые к выполнению программы; *.bat-командные файлы;

*.pas- программы, написанные на язаке Паскаль;

*.bak- файл, создаваемый перед его изменением, копия;

*.doc - документ Word;

*.xls - таблицаЕхсеК Документы

документов, папок. Папки находятся на жестком диске, однако папки и документы могут храниться на дискетах - гибких дисках или флоппи. Вообще, диск- это пластина круглой формы из гибкого пластика(дискета) или металла(жесткий диск) с магнитным покрытием. На поверхность диска может быть записана цифровая информация. Для защиты магнитного слоя диск заключается в пластмассовый конверт или металлический кожух. Информацию с дискеты можно прочитать при помощи специального устройства- дисковода. Дисковод - механизм, осуществляющий считывание информации с диска и запись информации на него.

Программа - последовательность инструкций (кодов) для выполнения определенных задач, например, составление документов в текстовом редакторе, выполнение расчетов с помощью электронных таблиц.

Документ - любая независимая единица информации, например, текстовый файл, графический объект, электронная таблица, создаваемая программой. Документ может быть сохранен под уникальным именем файла.

Приложение - пакет прикладных программ фирмы Microsoft, например, Word for Windows.

Проводник

Отыскать документы, хранящиеся в любых папках, дисках можно тремя способами:

1. с помощью программы Проводник;

2. воспользовавшись значками Мой компьютер;

3. через меню Документы.

Нахождение программы с помощью Проводника

Проводник - программа Windows NT и Windows 98, ХР для работы с дисками, папками и файлами. Проводник предназначен для перемещения, копирования, переименования и удаления файлов. Программа Проводник позволяет найти документ в папке, на диске, в сети, с помощью Проводник можно запустить любую программу. Для этого необходимо найти название программы и дважды щелкнуть на ней. Существует два способа запустить Проводник. 1)ПУСК -> Программы -> Проводник;

2) Правой кнопкой мыши щелкнуть на кнопке Пуск и выбрать команду Проводник.

Название появившегося на экране окна, будет начинаться со слова Проводник, а кнопка появится на Панели задач. Если слева от значков папок

находится символ "+", значит, папка вложенная, чтобы ее открыть надо щелкнуть на символе "+", при этом появится символ "-". Если щелкнуть на "-", то можно скрыть вложенные папки, появится символ "+". Открыть вложенную папку, можно и двойным щелчком на значке.

Специальные папки Рабочего стола

Мой компьютер - специальная папка, которая позволяет просматривать содержимое дисков компьютера и выполнять различные операции с файлами и папками (запуск программ, копирование, перемещение, удаление файлов и, создание папок и др.)

Корзина - специальная папка, содержащая список всех удаленных файлов и папок.

Сетевое окружение – специальная папка, которая используется для просмотра содержимого дисков компьютеров, подключенных к локальной сети, и выполнения различных операций на них.

Тема4: «Работа с папками»

Чтобы создать новую папку необходимо открыть диск или папку, где должна храниться новая папка. Для создания папки можно воспользоваться двумя способами:

1способ. Щелкнуть правой кнопкой мыши в том месте, где хотите создать папку, в появившемся контекстном меню выбрать строку Создать, далее выбрать Папку, ввести имя новой папки и нажать Enter.

2способ. В меню Файл указать на команду Создать и выбрать Папку, ввести имя новой папки и нажать Enter.

Чтобы переименовать файл или папку, правой кнопкой мыши щелкните на объекте, который вы хотите переименовать. В контекстном меню щелкните на строке Переименовать, введите новое имя и нажмите Enter.

Чтобы скопировать файл или папку в другую папку можно использовать следующие способы:

2.1 Выделите тип диаграммы из списка Тип на левой панели, выберите на правой панели ее вид. После выбора типа и вида, щелкните на кнопке Далее.

2.2 Убедитесь, что правильно выбран диапазон. В случае ошибки воспользуйтесь сворачивающей кнопкой диалогового окна и выберите диапазон заново. Если все верно, щелкните на кнопке Далее.

2.3 Задайте разные параметры диаграммы(название, оси) с помощью вкладок. Щелкните на кнопке Готово - диаграмма будет создана и размещена

Пример. Рассчитать стоимость т процент от стоимости для приведенных наименований.

Наименование	Цена	Кол-во		Стоимость			Процент от стоимости
Апельсины	35		5		175	42%
Мандарины	40		3		120	29%
Лимоны	60		2		120	29%
ИТОГО	415	100%

Чтобы сделать ячейку шире/уже необходимо подвести мышь к границе заголовка ( по ширине изменить - к заголовкам столбцов, например, между А и В, по высоте - к заголовкам строк, например, 7и 8) и , когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, протянуть мышь.

Чтобы слова автоматически переносились в ячейке (в примере - Процент от стоимости) необходимо:

1 сделать эту ячейку активной;

2 меню Формат ->Ячейки -> вкладка Выравнивание в строке Переносить по словам поставить флажок щелчком мыши, нажать Ок.

3 ввести текст, при необходимости изменить размер ячейки. Составив формулу для расчета стоимости мяча (Стоимость =Цена * Количество) , ее можно протянуть для следующих ячеек.

Чтобы отследить зависимости надо выделить ячейку, зайти в меню Сервис -> Зависимость и далее выбрать Зависимые или Влияющие. Чтобы убрать стрелки : меню Сервис -> Зависимость -> Убрать все стрелки.

Относительные и абсолютные адреса ячеек

При копировании формулы, адреса ячеек в формуле корректируются автоматически. Адреса, которые автоматически изменяются при копировании их в новые ячейки, называются относительными адресами. При копировании

Заполнение — это своего рода копирование ячеек. Сначала надо выбрать ячейку с копируемой формулой. Передвинув указатель мыши к маркеру заполнения, следует нажать кнопку мыши и протянуть маркер заполнения вниз, выделяя ячейки для копирования. После отпускания кнопки мыши копируемая формула заполнит эти ячейки

Вычисление сумм столбцов и строк

В программе есть одношаговый метод суммирования данных строки или

столбца с помощью кнопки Автосумма на стандартной панели инструментов. Сначала надо выделит ячейки, содержащие складываемые числа. После щелчка на кнопке Автосумма, Excel добавит формулу в пустую ячейку и просуммирует значения. Чтобы оставить пустую строку до строки с суммами, надо выделить две дополнительные ячейки. Результат всегда размещается в последней выделенной пустой ячейке.

Редактирование формул

При двойном щелчке на ячейке с формулой, программа выделяет каждый адрес ячейки или группы ячеек своим цветом и размещает вокруг них рамку такого же цвета. Эта рамка называется маркер диапазона. Чтобы изменить параметры формулы, например, выбрать другую ячейку вместо существующей С10, можно воспользоваться клавиатурой или маркером диапазона.

При использовании клавиатуры надо выделить ссылку на СЮ в формуле, а затем либо щелкнуть на заменяющей ячейке, либо ввести адрес этой ячейки с клавиатуры.

При использовании маркера диапазона, его перетаскивают в нужную ячейку, начав перетаскивание с границы маркера. Указатель мыши при этом имеет форму стрелки.

Чтобы изменить число ячеек в группе, используют маркер заполнения в правом нижнем углу маркера диапазона, позволяющий увеличить или уменьшить поле выбора. При этом указатель мыши принимает ту же форму, что и при заполнении ячеек. Заканчивают редактирование формулы нажатием <Enter>.

Построение диаграмм

Диаграмма - графическое представление числовых данных. Чтобы построить диаграмму необходимо:

1 Выделите данные, по которым будет строиться диаграмма. За исключением названия, все должно быть выделено на рабочем листе. Убедитесь, что выделенные области однотипны.

Щелкните на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов.

/ способ При копировании файла в папку нажмите клавишу CTRL и перетащите с помощью мыши файл, который вы хотите скопировать, в другую папку.