Виходячи з цілей і задач, що стоять перед ЕБ, можна виділити наступніфункціональні можливості ЕБ, якими повинні володіти електронні бібліотеки:
- навігацію у всьому доступному інформаційному просторі – наочне надання користувачу логічної структури інформаційного простору, що організує всі інформаційні об'єкти системи, і засобів роботи з нею (часткове чи повне розкриття структури, скорочення її до заданих елементів і т.п.);
- лексичний пошук – інформаційний пошук по вільній лексиці російської мови і мов, що використовують латинський алфавіт. При цьому пошук по лексиці російської мови повинний проводитися з обліком його граматичних особливостей. При складанні пошукових розпоряджень повинне допускатися застосування логічних операторів И, ЧИ, й операторів контекстної відстані, що враховують порядок проходження операндів;
- символьний пошук – різновид лексичного пошуку, де як лексичну одиницю виступає певна послідовність припустимих символів, наприклад дати;
- атрибутний пошук – інформаційний пошук об'єктів за значеннями їхніх характеристик. Для текстових об'єктів до таких характеристик можуть відноситися "автор", "назва", "місце видання", "дата видання" і т.п.
Атрибутний пошук повинний допускати використання логічних операторів І, ЧИ, а також можливість проведення пошуку за значеннями двох і більш характеристик одночасно.
Результатом лексичного, символьного чи атрибутного пошуку є сукупність інформаційних об'єктів, значення характеристик яких задовольняють умовам пошукового розпорядження. Результати пошуку, як і інші списки, формовані в системі, повинні допускати сортування за значеннями любого поля, визначеного як ключове;
- перегляд змісту інформаційного об'єкта і його структури: послідовний (наприклад, сторінка за сторінкою) і вибірковий (перехід на будь-яку задану чи сторінку на будь-який елемент, відбитий у структурі). При цьому структура і текст твору повинні бути синхронізована будь-яка зміна положення в структурі викликає відповідну зміну положення в тексті, і навпаки. Многооконний режим роботи, що дозволяє користувачу одночасно бачити на екрані два вікна (як мінімум) з різним змістом;
- маніпулювання зі структурою інформаційного об'єкта, аналогічне роботі зі структурою всього інформаційного простору;
- підтримка апарата гіпертекстових і гіпермедійних зв'язків, що забезпечує користувачу оперативний перехід від об'єкта чи деякого його елемента до іншого взаємозалежному з ним об'єкту чи його елементу;
- протоколювання сеансу роботи користувача із системою з можливістю переходу в кожний з раніше існуючих станів системи;
- настроювання системи користувачем (завдання певної конфігурації вікон, розмірів шрифтів і ін.);
- установка закладок у тексті інформаційних об'єктів і можливість оперативного переходу на них;
- експорт інформації із системи з указівкою на джерело.
Розглянемо загальну схему функціонування електронної бібліотеки, орієнтованої на World Wide Web. (WWW)
У складі ЕБ можна виділити три блоки:
- Web-сервер, що забезпечує доступ до ресурсів обчислювальної системи;
- сервер баз даних – власне інформаційні ресурси електронної бібліотеки;
- сервер управління доступом користувачів бібліотеки до інформаційних ресурсів.
Користувач звертається до web-сервера з метою доступу до інформаційного ресурсу. У більшості випадків це авторизований клієнт, що звертається до сервера через Web-browser.
Від користувача надходить запит на доступ до ресурсу. Аутентифікація користувача виробляється шляхом співвіднесення імені і пароля з даними, що знаходяться в БД користувачів, і йому повертається ідентифікатор сеансу і каталог доступних йому ресурсів (список БД).
Далі від користувача надходить функціональний запит на використання ресурсу. Це і є власне користувальницький запит. Ідентифікатор сеансу і параметри запиту заносяться в Б Д сеансу після аутентифікації користувача і далі після кожного функціонального запиту.
Функціональний запит обробляється програмним ресурсом – функціональним модулем електронної бібліотеки і запитує інформацію з конкретної бази даних чи інформаційного масиву. Після обробки функціонального запиту користувача програмним ресурсом електронної бібліотеки, усі дані про запит користувача заносяться в журнал роботи сервера Баз Даних, а у відповідь на запит користувачу повертається форма клієнта.
Запит на використання ресурсу може надходити не тільки від авторизованого клієнта, але і від служб інших електронних бібліотек. Функціональний модуль електронної бібліотеки також може надіслати запит іншій бібліотеці.
Доступ до баз даних має на увазі, по певним категоріям користувачів дозволено одержувати доступ до інформації, збереженої в базах дані бібліотеки. При цьому сервер баз даних електронної бібліотеки може підтримувати кілька категорій користувачів, наділених різними правами доступу до різних видів інформації. Найчастіше користувачі поділяються на приватних клієнтів і організації чи зареєстрованих і анонімних.
У залежності від цього вони можуть мати чи не мати прав доступу до визначених баз чи даних можливості переглядати повні тексти джерел і т.д.
Електронні бібліотеки можуть надавати доступ до баз даних декількох типів. У загальному випадку це можуть бути повнотекстові БД, реферативно-бібліографічні БД, довідкова інформація і метаінформація.
Найчастіше необмежений доступ дозволений саме до реферативно-бібліографічних БД, тому що вони являють собою електронні каталоги бібліотек, і пошук видань проводиться саме по цих базах даних. Але, проте, деякі організації надають необмежений (безкоштовний) доступ тільки до частини інформації, збереженої в цих базах. Наприклад, у STN безкоштовно пропонується переглядати тільки заголовки й імена авторів джерел, а перегляд інформації в більш повному форматі повинний бути оплачений.
Довідкова інформація являє собою деяку сукупність лексикографічних баз дан словників, рубрикаторів, класифікаторів і т.д. Довідкова інформація може бути виставлена на сервері як у виді самостійних баз даних, у яких можливо проводити пошук, поглядати знайдені документи і т.д., так і в сукупності з бібліографічними базами у виді електронного каталогу.
Метаінформація – це в основному інформація про самі бази даних, про правила пошуку, про правила складання пошукового запиту і т.д. Як правило, така інформація організована у виді довідкової системи.
Що стосується текстових баз даних, то вони не завжди присутні в електронній бібліотеці. Тексти першоджерел можуть бути організовані у виді окремих файлів або бути відсутніми споконвічно, але створюватися поступово, як результат виконання користувальницьких замовлень на виконання копії джерела. Таким чином, можна бачити, що специфіка організації баз даних на сервері електронної бібліотеки визначає особливості доступу до них.
Як уже було сказано вище, електронні бібліотеки часто обслуговують кілька різних категорій користувачів. У загальному випадку це приватні користувачі й організації. Найчастіше організації користаються великими привілеями при доступі до баз даних, чим приватні клієнти. Це означає, наприклад, що організаціям може бути відкритий безкоштовний чи пільговий доступ до повних текстів джерел, у той час як приватні користувачі повинні оплатити цю послугу.
Крім цього, доступ до баз даних може бути з ідентифікацією користувача чи без, для всіх клієнтів чи тільки для організацій.
Часто доступ без ідентифікації припускає, що користувачу будуть недоступні деякі послуги (наприклад, доступ до повних текстів). Реєстрація користувача в електронній бібліотеці теж може проходити по-різному. Можливий варіант, коли користувач сам вибирає собі облікове ім'я (логін) і пароль для входу в пошукову систему, а система тільки контролює їхню унікальність (ІНІОН). Альтернативою цьому способу є призначення логіна і пароля користувачу сервером (STN, Lange&Springer). У цьому випадку, уся необхідна для ідентифікації інформація висилається користувачу по електронній пошті відразу ж після його реєстрації на сервері електронної бібліотеки.
Також до питань доступу можна віднести формат видачі інформації (набір доступних полів документа).
Часто користувачам доступні для пошуку і перегляду далеко не всі полючи документа, що є присутнім у БД. Це зв'язано з тим, що користувачу немає необхідності, наприклад, одержувати знання
, що стосуються збереження документа (інвентарний номер і т.д.)
Можливий і інший варіант. Наприклад, у базах даних ІНІОН та сама інформація зберігається в БД у двох видах — російською мовою й у транслітерированній формі. Тому існує два набори форматів перегляду того самого документа. У першому форматі доступні документи в кириличному записі символів, а в другому — у транслітерированній формі.
Що стосується технологічної сторони доступу до інформації, то в даному випадку всі користувачі одержують доступ до баз даних тільки на читання. Хоча теоретично можлива ситуація, коли електронна бібліотека поповнюється не централізовано джерелами якого-небудь чи фонду видавництва, а за рахунок публікацій, що надсилаються користувачами. Тоді користувачі прямо чи опосередованно одержують можливість редагувати запису бази даних.
Можливості пошуку, надані електронною бібліотекою, багато в чому залежать від прав доступу до баз даних, якими наділяється конкретна категорія користувачів. Найчастіше пошук проводиться в електронних каталогах (бібліографічних базах даних і базах даних довідкової інформації).