Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.
22 Требования к составлению и оформлению актов
Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения). Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Акт может иметь гриф согласования. Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.
В вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).
В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.
При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста. В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).
С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата). При наличии замечаний акт визируют с отметкой: "Замечания прилагаются". Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.
Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;
- наименование вида документа - АКТ;
- дата (дата актируемого события, которую проставляют сразу, независимо от того, когда подписан акт);
- номер (на одной строке с датой);
- заголовок документа;
- место издания (город);
- текст (пишут через 1,5 интервала);
- приложение (если есть);
- грифы утверждения и согласования (если необходимо);
- подпись (лиц, указанных в вводной части, с расшифровкой фамилий, указанием инициалов; должность не указывают);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Реквизиты отделяют друг от друга 1,5-3 интервалами.
23 Разновидности писем. Требования к их составлению и оформлению
Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор). Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.
Реквизиты формуляра - образца ПИСЬМА:
- наименование организации (наименование министерства или ведомства) - автора документа;
- справочные данные об организации (адрес, телефон, факс, номер счета в банке);
- дата, номер;
- адресат (кому направляется, однако не более четырех адресатов на одном письме);
- ссылка на регистрационный индекс (номер) и дату документа-запроса (например, инициативного письма) только на бланке для писем;
- заголовок к тексту (не более 28 знаков в строке; при более длинной строке заглавие делят на строчки (пишут через 1 интервал), имеющие законченный смысл; в конце строчек не ставят, точку и кавычки;
- текст;
- отметка о наличии приложений;
- подпись (указывают наименование должности, проставляют личную подпись и расшифровывают ее);
- печать (если нужно);
- отметка об исполнителе (фамилию и телефон исполнителя проставляют от левого поля, внизу бланка);
- отметка об исполнении документа (Ф. И. О. машинистки, количество экземпляров, если нужно);
- гриф ограничения доступа к документу ("секретно", "конфиденциально" и т.п.).
Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1,5 или 1 интервал). Название вида документа - письмо - не пишут.
Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.
Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное под-разделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.
Документ информирует адресата, о направлении к нему прилагаемых и письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение характере исполнения или цели направления приложенного документа.
Цель письма - приглашения - приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. Адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повестки дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.
Письмо-извещение составляют для конкретного адресата, оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются: "Ставим Вас в известность...", "Сообщаем Вам о переносе сессии..."
Этот вид письма близок к информационному письму.
Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.
Цель письма - побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.
Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля. Ниже приведен образец письма-подтверждения.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечении срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.
Письмо направляют адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии, оплаты выполненной работы или предоставление каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).
В письме организация-адресант берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.
Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации-поставщика.
В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет суммы, которую заявитель просит ему перечислить.
Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответа посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.
Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: "На №______ от __". Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.
В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2.54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.
24 Документы, создаваемые в процессе подготовки совещаний. Составление и оформление протокола
Среди основных документов для подготовки к совещанию можно выделить:
паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры, находящихся под охраной государства;
· акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств;
· штатные расписания (если они хранятся в бухгалтерии);
· лицевые счета по учету основного фонда.
Если по какой-либо причине подлинники этих документов отсутствуют, на хранение оставляют заверенные копии документов.
Бухгалтерские документы являются неотъемлемой частью всех документов организации (фирмы). Они обрабатываются и сдаются в архив по общим правилам подготовки документов к архивному хранению.
Протокол — документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются реквизиты: председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
25 Понятие «ценность документа», экспертиза ценности. Принципы и критерии экспертизы ценности документа
Экспертиза ценности документа – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;