«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002
«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях российской Академии наук», утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19
Приказ Минкультуры от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»
«Положение «О Федеральном архивном агентстве», утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290
«Регламент Федерального архивного агентства», утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28
ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст
ГОСТ Р ИСО15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» - М., Стандартинформ, 2007 «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел», утвержденные Росархивом 05.08.2005
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003». - М., ВНИИДАД, 2008.
«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 06.10.2000
«Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297
«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 25.11.1994 № 72
«Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления», утвержденные Постановлением Минтруда от 10.09.1993 № 152 «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда от 26.03.2002 № 23.
2 Перечислить действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия, которые определяют современную работы с документами (назовите наименование документа, год его разработки, дайте краткую характеристику)
Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:
· различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);
· табель и альбом форм документов;
· номенклатура дел компании;
· стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД) положение о Службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
Примерный перечень корпоративных нормативных документов в области ДОУ (управления документами) и архивного дела
1. Стандарт по управлению документами, включающий описание:
· стратегии, политики и ответственности в области управления документами;
· требований к управлению документами;
· состава нормативной базы в области управления документами;
· порядка проектирования и внедрения документных систем;
· процессов и процедур управления документами;
· правил проведения мониторинга и аудита в области управления документами;
· организации обучения персонала технологическим аспектам в работе с документами;
2. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:
Общие положения
Документирование управленческой деятельности, включающий подразделы:
· состав управленческих документов
· классификация, унификация, стандартизация управленческих документов
· Правила подготовки и оформления управленческих документов, включающие подразделы:
· требования к бланкам документов;
· требования и правила оформления реквизитов служебных документов;
· требования и правила оформления текстов служебных документов;
· правила подготовки и оформления распорядительных документов:
· Приказ;
· Распоряжение;
· Протокол;
· Решение;
· другие (по необходимости);
правила подготовки и оформления организационных документов:
· Положение;
· Правила;
· Инструкция;
· Решение;
· другие (по необходимости);
· правила оформления информационно-справочных документов:
· Служебное письмо;
· Служебная записка;
· другие (по необходимости);
Организация документооборота, включающая описание:
· порядка обработки и движения поступающих (входящих) документов;
· порядка подготовки, обработки и движения отправляемых (исходящих) документов;
· порядка подготовки, обработки и движения внутренних документов;
· порядка работы исполнителей с документами;
· порядка регистрации документов;
· организации контроля исполнения документов;
· порядок учета объема документооборота;
Организация документов в делопроизводстве, включающая описание:
· правил составления номенклатуры дел компании;
· правил формирования и оформления дел;
· порядка систематизации и организации оперативного хранения документов;
· правил подготовки документов к передаче в архив;
· Другие разделы, определяющие специфику компании (по необходимости).
Положение об архивном хранении документов включающая описание:
· порядка отбора документов для последующего хранения или уничтожения, проведение экспертизы ценности документов (положение об экспертной комиссии);
· порядка приема документов и дел в архив компании;
· правил комплектования, фондирования документов и дел;
· порядка организации научно-справочного аппарата фонда;
· порядка выдачи из архива документов и дел во временное пользование;
· порядка обеспечения сохранности документов и дел;
· порядка уничтожения документов и дел;
· порядка передачи документов на государственное хранение.
4. Положение о печатях и штампах,
· включающая описание:
· порядка изготовления, учета, использования и уничтожения печатей и штампов;
· оттиски печатей и штампов, используемых в компании;
5. Инструкция по работе с документами конфиденциального характера
включающая описание:
· перечень сведений, составляющих коммерческую тайну (конфиденциальную информацию);
· перечень документальных носителей коммерческой тайны (конфиденциальной информации);
· описание порядка предоставления и разграничения прав доступа к документам, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера;
· описание порядка ведения делопроизводства (прием/отправка, обработка, движение и хранение документов, содержащих коммерческую тайну и сведения конфиденциального характера);
Корпоративный Стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (Управление документами. Общие требования), который будет включать общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах, связанных с документами компании. А технологические операции работы с документами в компании могут регламентироваться в Инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними в компании, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике компании. В инструкции по делопроизводству закрепляется выбранная форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
Инструкция состоит из основных разделов (как представлено в Приложении 2) и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в том числе документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании определяет постоянную работу с конкретными видами документами, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также включить образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкции по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.