АРМ менеджера отдела продаж ТЦПУ ОАО Центральный телеграф (стр. 3 из 4)

· Эксплуатационно-технический отдел

· Отдел подключения пользователей

· Отдел управления сетями и системами ТК

· Отдел статистики и контроля качества

· Управление персоналом и организационное развитие

· Отдел организационного строения и мотивации

· Отдел по работе с персоналом

· Отдел документационного, социального и корпоративного обслуживания

· Группа документационного обеспечения

· Группа корпоративного обслуживания

· Служба бизнес-инжиниринга и информационных систем

· Отдел управления процессами и качеством

· Сектор управления качеством

· Сектор моделирования бизнес-процессов

· Сектор стандартизации

· Сектор технологии

· Отдел развития информационных технологий

· Сектор системной архитектуры и проектирования ИС

· Сектор бизнес-анализа

· Отдел сопровождения информационных систем

· Сектор разработки и сопровождения производственных систем

· Сектор сопровождения систем поддержки бизнеса

· Сектор сопровождения бизнес-приложений

· Отдел поддержки и эксплуатации инфрастуктуры ИТ

· Сектор управления инфраструктурой

· Сектор поддержки технических систем

· Сервис Дэск

· Центр обучения

· Безопасность режим и поддержка бизнеса

· Отдел материально-технического снабжения

· Отдел безопасности и режима

· Бюро пропусков

· Отдел мобилизационной подготовки и чрезвычайных ситуаций

· Сектор пожарной профилактики

· Служба по управлению недвижимостью и транспортом

· Отдел по управлению недвижимостью и земельными отношениями

· Транспортный цех

· Руководство (ГД, заместители ГД)

· При руководстве (директора проектов, главный консультант по персоналу)

Прием заявлений на заключение договоров на оказание услуг связи по предоставлению доступа к ТфОП осуществляется отделами продаж ТЦПУ, непосредственно менеджерами отдела продаж.

Отдел продаж выполняет следующие функции:

· Заключение и ведение договоров на абонентское обслуживание

· Работа с дебиторской задолженностью

· Прием, регистрация и рассмотрение рекламаций

· Выставление счетов за абонентское обслуживание

· Прием и рассмотрение заявлений на наличие технической возможности предоставления доступа к ТфОП

· Формирование технической документации для оказания услуг связи

· Прием и регистрация заявлений на дополнительные виды обслуживания

· Проведение рекламных акций по расширению зоны обслуживания

· Проведение рекламных акций по предоставлению скидок и льгот для новых и уже существующих абонентов

· Продажа телефонных и интернет-карт, коробочных продуктов БАZА

1.2 Обоснование целесообразности автоматизации функций

Для принятия решения об автоматизации продажи услуг связи необходимо учитывать ряд аспектов. Рассматривая работу отдела продаж ТЦПУ № 2, важно отметить, что на сегодняшний день база абонентов по физическим лицам составляет 11000 абонентов, и около 200 юридических лиц. Легко представить насколько трудоемкой является работа по обслуживанию и обработке базы абонентов. Ответственность за весь процесс продажи и предоставление услуги доступа к ТфОП несет непосредственно менеджер отдела продаж. Поэтому для работы на данном участке ОАО "Центральный телеграф" необходима внимательность, аккуратность и точность при учете и обработке таких больших объемов информации, а также при оформлении договоров, внесении платежных реквизитов, паспортных данных и технических параметров. Менеджеру необходимо ежемесячно отслеживать произведенные платежи за пользование абонентской линией, а также отслеживать дебиторскую задолженность, что практически невозможно произвести вручную.

Использование базы данных значительно облегчает процесс обслуживания абонентов, потому как информация вводится один раз и может многократно редактироваться, выходные формы можно отправлять по электронной почте либо распечатывать, а поиск необходимой информации осуществлять за несколько секунд. Автоматизация процесса позволяет осуществить переход от безбумажной технологии обработки информации.

Необходимо также отметить, что автоматизированная обработка информации обеспечивает облегчение труда менеджеров отдела продаж, повышение его производительности и качества. А является важным аспектом при оценке экономических показателей компании, увеличения его прибыли за счет увеличения объема продаж услуг связи, а также повышение конкурентоспособности на рынке и улучшение имиджа компании за счет качества предоставляемых услуг и сервисного обслуживания абонентов.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

2.1 Техническое задание

Объектом автоматизации является отдел продаж ТЦПУ ОАО "Центральный телеграф".

Основными задачами проектируемой автоматизированной системы являются:

· формирование договора и дополнительного соглашения на оказание услуг связи.

· формирование наряда на выполнение технических работ.

· формирование платежных документов за предоставленные услуги связи.

· формирование отчетов по контролю и снижению дебиторской задолженности.

· формирование ежемесячных извещений на оплату за услуги связи.

Надежность системы должна обеспечиваться слаженной работой технических средств, программного обеспечения, контролем входной информации, а также ее достоверностью, возможность отказа от текущего действия, возможностью исправления ошибок ввода.

Особое внимание нужно уделить вводу информации в систему. Обеспечить ввод информации наиболее удобными способами, с наименьшими затратами времени, для этого необходимо использовать адресные справочники, перечень предоставляемых и дополнительных услуг.

Все данные, используемые в автоматизированной системе должны быть достоверными, точными и полными.

Перечень автоматизированных функций проектируемой системы приведен в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Описание автоматизированных функций

Код функции	Наименование функции	Назначение функции	Основная входная информации	Основная выходная информация	Получатели информации
0101	Ввод сведений об абоненте	Формирование договора на оказание услуг связи	Паспортные данные абонента	Договор на оказание услуг связи	0201 0304 0202 0301 0304
0102	Ввод перечня предоставляемых услуг	Формирование наряда на выполнение тех.работ, выставление установочного платежа	Адрес предоставление услуги	Наряд, квитанция	0201 0104
0103	Ввод адреса предоставления услуги на наличие тех.возможности	Бронирование тел.номера, предоставление доп.услуг	Адрес предоставления услуги	Дополнительное соглашение на подключение доп.услуг	0201 0202 0203 0204
0104	Ввод установочных платежей за предоставление услуги связи	Формирование платежного документа	Выбор подключаемых услуг на основании прейскуранта цен	Платежный документ	0302
0201	Формирование наряда на выполнение работ по оказанию услуг связи	Проведение тех.работ монтерами компании по указанному адресу	Адрес предоставления услуги, контактные и паспортные данные абонента	Наряд	0202 0203
0202	Дополнительные услуги, связанные с монтажом на станции	Подключение доп.услуг абоненту	Заявление абонента	Дополнительное соглашение	0301
0203	Дополнительные услуги, связанные с выполнением работ у абонента	Установка доп.оборудования абоненту	Заявление абонента	Дополнительное соглашение	0301
0204	Бронирование телефонного номера	Выбор "красивых" телефонных номеров	Заявление абонента	Договор на оказание услуг связи	0102 0301
0301	Формирование ежемесячных счетов	Выставление и рассылка счетов за оказанные услуги	Договор а оказание услуг связи, доп.соглашение	Счет-извещение	0302
0302	Контроль дебиторской задолженности	Перечисление денежных средств от абонентов за оказанные услуги	Счет-извещение	Ежемесячный отчет о дебиторской задолженности	0301

Рис. 2.1. Схема технологического процесса обработки информации

Рис. 2.2. Схема взаимосвязи автоматизируемых функций

2.2 Постановка и алгоритм решения комплекса задач

2.2.1 Характеристика комплекса задач

Модуль данной автоматизированной системы функционирует следующим образом:

1. При обращении абонента в отдел продаж ТЦПУ, на основании его адреса проживания и паспортных данных, заполняется письменное заявление с указанием выбранных услуг связи

2. На основании письменного заявления абонента, заключается договор на оказание услуг связи и формируется платежный документ и наряд на выполнение технических работ

3. На основании наряда и наличии технической возможности, абоненту подключаются дополнительные виды обслуживания либо устанавливается дополнительное оборудование, при этом оплата за данные услуги производится ежемесячно и выставляется в счете-извещении

4. При выборе услуги "Бронирование телефонного номера" в договоре указывается данная услуга, а в счет-извещение включается абонентская плата

5. После предоставления услуг связи абоненту ежемесячно формируются счет-извещения за предоставленные услуги связи с указанием всех выбранных услуг

6. Контроль дебиторской задолженности и отключение от ТфОП производится ежемесячно, в случае неоплаты абонентом счета за услуги связи.