Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой — складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.
Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. В современных условиях расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт осуществляется на ПЭВМ, что позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.
Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов и самих карточках складского учета, которые становятся в связи с 1тим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию предприятия по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.
В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются и актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником организации, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.
Себестоимость является базой для оценки материально-производственных запасов. Однако в тех случаях, когда рыночная цена этих запасов меньше себестоимости, в отчетности используется рыночная цена. Рыночная цена материально-производственных запасов — это затраты, которые потребуются предприятию для замены какого-либо элемента материально-производственных запасов. Таким образом, «рыночная цена» означает здесь тот рынок, на котором запасы покупаются, а не тот рынок, на котором они продаются, и скорее соответствует термину «восстановительная стоимость». Применение правила низшей оценки обусловлено принципом осмотрительности, поскольку уменьшение восстановительной стоимости материально-производственных запасок является в большинстве случаев предвестником падения цепы реализации или же отражает фактическое снижение этой цены. Показанные примеры демонстрируют, какое большое влияние может оказать процесс управления оборотными средствами на финансовые результаты деятельности предприятия.
Главной целью управления активами предприятия, в том числе и оборотными средствами, является в общем случае максимизация прибыли на вложенный капитал при обеспечении устойчивой и достаточной платежеспособности предприятия. Причем в условиях экономического кризиса устойчивая платежеспособность важнее доходности (неплатежеспособность может быть хуже убыточности).
Задачи максимизации прибыли на вложенный капитал (рентабельности) и обеспечения высокой платежеспособности в определенной мере противостоят друг другу. Так, для повышения рентабельности денежные средства должны быть вложены в различные оборотные и необоротные активы, с заведомо более низкой, чем деньги, ликвидностью. А для обеспечения устойчивой платежеспособности у предприятия постоянно должна находиться на счете некоторая сумма денежных средств, фактически изъятая из оборота для текущих платежей. Часть средств должна быть размешена в виде высоко ликвидных активов. Таким образом, важной задачей в части управления оборотными средствами предприятия является обеспечение оптимального соотношения между платежеспособностью и рентабельностью путем поддержания соответствующих размером и структуры оборотных активов. Необходимо также поддерживать оптимальное соотношение собственных и заемных оборотных средств, так как от этого напрямую зависит финансовая устойчивость и независимость предприятия, возможность получения новых кредитов и тому подобное. Для улучшения финансового состояния предприятия необходимо уменьшить переток оборотных активов в дебиторскую задолженность, т.е. в средства данного предприятия, находящиеся в обороте других предприятий.
По общепринятым подходам (по определению и по расположению в балансе) дебиторская задолженность является более ликвидным активом, чем, например, производственные запасы. Поэтому ее наличие должно быть, в принципе, относительно благоприятнее, чем наличие на ту же сумму излишних запасов. Это положение верно для индустриально развитых стран с сетью финансовых компаний, оказывающих множество разных услуг. Дебиторскую задолженность можно продать банку или другому финансовому институту, занимающемуся факторинговыми или форфейтинговыми операциями. Но в России в современных условиях ликвидность дебиторской задолженности очень низка и часто не поддается достоверной оценке. А ее продажа при нестабильных показателях инфляции и неразвитости подобных операций на российском финансовом рынке в силу высокого риска практически невозможна.
Необходимо продуманно подходить к большим закупкам впрок сырья, материалов и комплектующих изделий (за исключением активов с устойчивым ростом рыночных цен, опережающим инфляцию, и то в ограниченных пределах). Выгода от таких закупок может быть чисто иллюзорной, так как они, как правило, приводят к занижению себестоимости со всеми вытекающими отсюда «налоговыми» последствиями, к замедлению оборачиваемости оборотных средств с негативными последствиями для финансовой устойчивости предприятия.
В области инвестиционной политики важно производить тщательные экономические расчеты. Если, например, норма прибыли на вложенный капитал в собственное производство составляет 20%, а есть возможность разместить средства под 70% годовых, то такая возможность должна быть рассмотрена и всесторонне проанализирована. Это не означает, что все высвобожденные средства сразу должны направляться на приобретение, например, депозитных сертификатов. Речь идет о целесообразности инвестирования части свободных средств в высоко ликвидные, быстро оборачиваемые активы.
Таким образом, предприятие в случае эффективного управления своими и чужими оборотными средствами может добиться рационального экономического положения, сбалансированного по ликвидности и доходности.
Для решения задачи управления МОАП (Материальными оборотными активами предприятия) был создан класс ЭИС объединенных под аббревиатурой MRP (Material Requirements Planning). MRP система - система планирования потребностей в материалах состоящая из ряда логически связанных процедур, переводящая расписание в цепочку требований, синхронизированных во времени. MRP планирует последовательность требований и покрытий в результате изменений либо в производственном расписании (MPS - Master Production Schedule), либо в структуре запасов, либо в атрибутах продукта
Хотя сама концепция MRP была создана достаточно давно (середина 1950), только с появлением быстродействующих компьютеров началось ее широкое применение на практике. Основными целями MRP систем являются:
1. удовлетворение потребности в материалах, компонентах и продукции для планирования производства и доставки потребителям
2. поддержка низких уровней запасов
3. планирование производственных операций, расписаний доставки, закупочных операций.
Для работы MRP-модуля требуются следующие входные данные:
1. Основной производственный план (MPS)
2. Список номенклатуры (IM)
3. Данные о состоянии запасов (книга учета запасов, Inventory Status File). В этом документе отражаются вся наличествующая номенклатура: запасы, незавершенное производство, полуфабрикаты, готовая продукция. Кроме того, в этом документе необходимо указать спланированные заказы и заказы в ожидании отгрузки.
4. Спецификация состава изделия (BOM - Bill of Material)
Результатами работы MRP-модуля - график заказов на закупку/производство материалов и комплектующих; то есть документ, расписывающий какое количество сырья, материалов, комплектующих должно быть заказано в каждый плановый период в течение срока планирования. А так же изменения к графику заказов на закупку/производство материалов и комплектующих, при возникновении каких либо неожиданных событий.
MRP-цикл состоит из следующих шагов:
1. Составляется таблица общих потребностей в материалах и комплектующих или BOM диаграмма с указанием всех узлов и комплектующих собираемого изделия. Указывается их количества, каждому присваивается код.
2. По материалу и узлу для каждого планового периода рассчитывается общая производственная потребность в этом материале/узле; при этом используются данные диаграммы BOM и информация о времени поставки материалов и комплектующих. Затем по этому материалу на каждый плановый период считается чистая потребность. При этом используются данные о состоянии запасов. Чистая потребность рассчитывается как сумма общей потребности в комплектующих и страхового запаса за вычетом текущего запаса. В идеале MRP-система не должна создавать страховых запасов. Однако в реальности случаются непредвиденные и неустранимые срывы поставок материалов.