Создание таблицы черезрежим таблицы проходит путем непосредственного ввода данных в таблицу. При сохранении таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит каждому полю соответствующий тип данных и формат.
1. Таблицы → Создать → Режим таблицы
2. Переименуйте нужные столбцы.
3. Дополнительные столбцы можно добавлять в любое время.
4. Введите данные в таблицу.
5. Введя данные, нажмите кнопку Сохранить
6. Создайте первичный ключ.
Создание таблицы в режиме конструктора позволяет добавлять поля, настроить отображение полей и обработку в них данных, а затем создается первичный ключ (одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице).
1. Таблицы → Создать → Режим конструктора.
2. Определите все нужные поля в таблице.
- Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки. Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку.
- Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля.
- В столбце Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных.
- В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно.
3. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить.
2.8. MSACCESS. Задание и уточнение свойств полей.
В нижней части окна Конструктора указываются свойства каждого поля таблицы. Каждый тип данных связан с определенным набором свойств.
1) Свойство Размер поляопределяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в данное поле.
2) Свойство Формат поля задает формат вывода значений данного поля
3) Свойство Маска ввода задает маску ввода.
4) Свойство Подпись определяет текст, который выводится в качестве подписи поля.
5) Свойство Значение по умолчанию позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.
6) Свойство Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.
7) Свойство Сообщение об ошибкепозволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.
8) Свойство Обязательное поле указывает, требует ли поле обязательного ввода значения.
9) Свойство Пустые строки определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк.
10) Свойство Индексированное поле определяет индекс, задаваемый по одному полю.
11) Свойство Новые значенияопределяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей.
12) Свойство Число десятичных знаковопределяет число десятичных знаков.
2.9. MSACCESS. Сохранение и открытие таблиц.
Сохранение таблицы:
Файл → Сохранить как.
Для дальнейшего сохранения: Файл → Сохранить или кнопку Сохранить
Открытие таблицы:
1. В окне базы данных щелкните значок Таблицы.
2. Выберите имя таблицы, которую требуется открыть.
3. Выполните одно из следующих действий.
Чтобы открыть таблицу в режиме конструктора, нажмите кнопку Конструктор на панели инструментов окна базы данных.
Чтобы открыть таблицу в режиме таблицы, нажмите кнопку Открыть на панели инструментов окна базы данных.
В меню Файл выбрать из списка последних использованных файлов
2.10. MSACCESS. Формы, назначение форм.
Форма – это способ оформления заголовка, области данных, области примечаний таблиц и заголовков. Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Форма строится на основе таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Формы могут быть выведены на экран в 3 видах: режим конструктора, режим формы, режим таблицы.
2.11. MSACCESS. Способы создания форм (мастер, конструктор, автоформы).
Форму можно создать тремя различными способами.
При помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей.
1.В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2.В диалоговом окне Новая форма выберите мастера.
· Автоформа: в столбец. Каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля.
· Автоформа: ленточная. Поля, образующие одну запись, расположены в одной строке; их подписи выводятся один раз в верхней части формы.
· Автоформа: табличная. Поля записей расположены в формате таблицы, где каждой записи соответствует одна строка, а каждому полю один столбец. Имена полей служат заголовками столбцов.
· Автоформа: сводная таблица. Форма открывается в режиме сводной таблицы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.
· Автоформа: сводная диаграмма. Форма открывается в режиме сводной диаграммы. Имеется возможность добавлять поля путем их перетаскивания из списка полей в различные области макета.
3. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, на основе которых создается форма.
4. Нажмите кнопку OK.
Microsoft Access применяет к форме автоформат, который использовался последним. Если до этого формы с помощью мастера не создавались и не использовалась команда Автоформат в меню Формат, будет применяться стандартный автоформат.
При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов.
1. В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера.
3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма.
4. Нажмите кнопку OK и следуйте инструкциям мастера.
Созданную форму можно изменить в режиме конструктора, сводной таблицы или сводной диаграммы.
Вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора.
1. В окне базы данных выберите Формы → Создать.
2. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор.
3. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму и нажмите кнопку OK.
Форма будет открыта в режиме конструктора.
2.12. MSACCESS. Редактирование форм.
В форму можно помещать рисунки. Рисунок является одним из типов объектов, которые создаются в другом приложении и используются в Microsoft Access. В формы можно также помещать другие объекты или части объектов, созданных в другом приложении. Вставка → Рисунок.
Добавление новой диаграммы
1. Откройте форму в режиме конструктора.
2. В меню Вставка выберите командуДиаграмма.
3. В форме или отчете щелкните место, в которое следует поместить диаграмму.
4. Следуйте инструкциям мастера диаграмм, который создает диаграмму на основе доступных таблиц или других источников записей и выбранных полей.
5. Для просмотра диаграммы переключитесь в режим формы или в режим предварительного просмотра.
2.13. MSACCESS. Форматирование форм.
Форматирование формы осуществляется в режиме конструктора.
1. Нажмите кнопку Вид для перехода в другой режим.
2. Используйте панель инструментов Формат для изменения шрифта и начертания, выравнивания текста, изменения ширины линий и границ, а также применения цветов и эффектов оформления.
3. Выполните выравнивание элементов управления с помощью линеек.
4. Разместите элементы управления в области данных или в других разделах формы.
5. С помощью панели элементов добавьте элементы управления, такие как надписи и поля.
2.14. MSACCESS. Назначение запросов и их виды.
Запрос – это средство выборки данных из одной или нескольких таблиц. Отбор осуществляется по условию заданному пользователем.
Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным. В Microsoft Access есть несколько типов запросов.
Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять (с некоторыми ограничениями). Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.