Описання в усіх його видах покликане достовірно розкривати склад і основний зміст певного обсягу документів у конкретних характеристиках, уникаючи невизначеності висловів, ідеологізації інформації. Цим забезпечується науковість описання. Адже для науки немає "хорошої" чи "поганої" інформації, а архівне описання - не рекомендаційний перелік спеціально підібраних документів. Його завдання - орієнтувати у складі й змісті реального матеріалу. Тому головним критерієм описувальних робіт є дотримання принципів наукової об'єктивності та історизму.
Принцип наступності та уніфікації в організації та описуванні документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві називається принципом континуїтету.
Принципи всебічності й комплексності використовують як вимоги до організації довідково-пошукових систем. Принцип всебічності враховує цільову спрямованість кожного типу й виду довідників і вимагає встановлення та зміцнення структурно-інформаційних зв'язків між ними. Принцип комплексності відбиває установку на взаємодію цих самих довідників у межах пошукових систем. Всебічність є принципом організації довідкового апарату, а комплексність - принципом структури і функції пошуку.
При створенні і розвитку довідкового апарату застосовується і принцип диференційованого підходу до різних категорій фондів з урахуванням від їх інформативності, тобто властивості задовольнити потреби в різноманітній і повній інформації.
Спільними для всіх видів описування є такі правила:
• мінімаксу, тобто максимальної повноти інформації при мінімумі словесних засобів, характеристик, за допомогою яких ідентифікується документ чи група документів. Це правило реалізується в прагненні при описуванні повноти інформації і економності її відображення мінімальними (але доступними для розуміння) мовними засобами;
• багатофункціональності описання, а саме неодноразове використання визначених у базовому первинному описанні інформаційних характеристик (в обліковій документації, па картках каталогів, в архівних довідниках);
• ієрархічності, або багаторівневості описування, що передбачає розкриття інформації на певному рівні організаційної структури НАФ (документа, групи документів, фонду, групи фондів, архіву; групи архівів).
Деякі правила застосовуються лише для окремих видів описування. Скажімо, принцип походження, або провенієнцпринципу ("поваги до фонду", неподільності фонду), є обов'язковим для первинного і реєстраційного описування, коли закріплюється систематизація архівних документів, але не може бути таким при спеціальному описуванні, коли об'єктом стає будь-яка група документів або справ навіть з різних архівних фондів.
4. Методи архівного описування
Серед головних методів описування виділяють: метод інформаційного аналізу та синтезу, розроблений на початку 1930-х років з урахуванням попереднього досвіду і номенклатурний метод, поширений в архівній практиці у 1960-х роках. Перший охоплює всі типи і види описування, на якому б рівні вони не виконувалися, але починається з описування справ і складання описів.
Другий метод охоплює лише справи і описи. При цьому описові статті наближаються до формулювань номенклатур справ, які визначають у діловодстві установ як попередню програму організації майбутніх справ на кожний рік. На базі "номенклатурних заголовків" працівники канцелярій складають описи і передають їх разом з документами у визначені терміни до державних архівів, що звільняє архівістів від повторного описування цих надходжень. Цим обумовлене поширення рекомендованого ЮНЕСКО принципу діловодства, або "життєвого циклу документа", метою якого є встановлення контролю архівів за повним циклом життя документів від створення його в діловодстві до передавання на архівне зберігання.
Науковий метод описування передбачає аналіз представленого в одиниці описування певного обсягу інформації і наступне її згортання в узагальнюючу характеристику - описову статтю. В основі наукового описування лежить метод аналітико-синтетичного оброблення інформації,який передбачає перетворення за допомогою методів аналізу і синтезу вихідних початкових документів і даних у інші документи, суттєво відмінні від попередніх. Це документи вторинного рівня інформації, до яких належать архівні довідники.
Процес перетворення документної інформації в описову статтю архівного довідника може бути поділеним на такі етапи (стадії): аналітичний,на якому виявляють і реєструють усі можливі інформаційні ознаки об'єкта, та наукового синтезув описовій статті одержаних внаслідок аналізу характеристик об'єкта описування.
Предметом аналізу під час архівного описування є:
• джерело походження документної інформації, або автор документа/масиву документів. Це поняття пов'язане з поняттям походження документів і фондоутворювача.
• зміст інформації, яку подає текст документа або сукупний зміст групи документів, виражений у заголовку документа (справи, фонду).
• часові координати (дати створення документів).
• просторові координати (географічна локалізація документа).
• форми передавання інформації (матеріальні носії і засоби передавання - мовні, звукові, графічні, комп'ютерні тощо, обсяги).
• евристична зона- координати зберігання та історія документів.
Описова стаття, як правило, є результатом серйозної роботи архівіста, археографа з аналізу, оцінки, зіставлення й узагальнення документної інформації, що становить зміст одиниці описування. Які з елементів і в якій кількості подаються в описовій статті, залежить від виду описування. Структуру описової статті (моделі) складають зони описання, які об'єднують декілька елементів.
Так, загальний міжнародний стандарт архівного описання включає шість інформаційних зон описання:
• ідентифікації даних - найважливіша інформація для ідентифікації одиниці описування (довідкові коди, заголовок, дати створення документів, рівень описування, обсяг);
• контексту - інформація про походження і зберігання одиниці описування (назва фондоутворювача, його історія, крайні дати накопичення документів, історія зберігання, основне джерело комплектування);
• змісту та структури - інформацію про тему і систему організації одиниці опису (анотація, оцінка інформації; її систематизація);
• умов доступу та використання - інформація про форму власності, умови доступу та копіювання, мову та фізичний стан документів;
• інформації про споріднені документи - відомості про документи, які мають суттєве відношення до об'єкта описування (місцезнаходження оригіналів, наявність копій, записи про наявність публікацій з використанням даних документів;
• приміток – додаткова інформація, не прийнятна для жодної іншої зони.
Під час облікового описування використовують головні елементи з них - порядковий номер справи, діловодний індекс або старий інвентарний номер, заголовок справи, оригінальність документа, спосіб відтворення інформації, ступінь повноти документів, зовнішні особливості справи, анотація документів, крайні дати документів у справі, кількість аркушів у справі.
Повнота інформації в описовій статті спеціального виду описування, зокрема для архівних довідників, залежить від характеру довідника. Обов'язковими для відтворення є такі елементи: заголовок одиниці описування з зазначенням назви фондоутворювача; дата або дати створення документів, що входять до одиниці описування; обсяг одиниці описування; рівень описування і довідковий код, або шифр. Ці елементи складають основу описової статті для довідників міжнародного характеру.
Стандартизація архівного описування сприяє уніфікації його правил, створенню поряд з традиційними формами передавання інформації (довідниками, каталогами), електронних баз даних. Прийняття єдиних нормативів описування сприяє розвитку комп'ютеризації архівної справи на національному рівні, а також комп'ютерному обміну інформацією на міжнародному рівні, створює перспективи для обміну інформацією з бібліотеками, службами науково-технічної інформації, музеями.
Таким чином, архівне описування закладає підвалини доступу до архівних документів, створюючи умови для користування ними, та допомагає у вирішенні важливого соціального завдання суспільства - реалізації права людини на інформацію. Як важливий процес відбирання й відтворювання в описовій статті таких характеристик документа, які б сприяли користувачеві на подальших етапах архівної, довідкової або дослідницької роботи, архівне описування допомагає ідентифікації документної інформації серед інших та визначенню місцезнаходження документів і використанню відомостей, що містяться в них.
Лекція № 10
Тема: Облік документів НАФУ
План
1.Поняття про облік архівних документів.
2. Облікові документи архіву.
3. Централізований державний облік документів НАФ.
Ключові поняття: облік архівних документів, опис страхового фонду, централізований державний облік документів НАФ, картка архівного фонду, допоміжні облікові документи, реєстр описів, справа фонду, перелік фондів.
1. Поняття про облік архівних документів
Під обліком архівних документів розуміють комплекс контрольно-охоронних заходів/операцій, що забезпечують фіксацію наявності архівних документів, а також отримання відомостей про їхній склад, обсяг і рух в одиницях обліку.
До обліку архівних документів висуваються такі вимоги: По-перше, в ході облікових процесів не можна порушувати структурну організацію архівних документів, зафіксовану на етапі систематизації та фондування за принципом походження документів. Основними одиницями обліку є групи документів, сформовані в архівні фонди та в одиниці зберігання (справи). Саме в цих одиницях виміру - архівних фондах і одиницях зберігання - фіксуються дані обліку в обліковій документації. В цьому полягає вимога єдності обліку з структурною організацією архівних документів.