Пофондовий рівень репрезентовано інформаційної системою "Центральний фондовий каталог". Облікові бази пофондового рівня підтримуются в 14 архівах. Структурно практично усі вони базуються на основному обліковому документі архіва - аркуші фонду. В цілому на початок 2002 р. у них представлено близько 40 тис. фондів - до 20% загальної кількості фондів НАФ України. Повні електронні пофондові каталоги створені на документи Кам'янець-Подільского міського державного архіву і Державного архіву Київськой області.
Третій, поглиблений рівень централізованої системи акумулює відомості про структурні частини фондів - описи (близько 600 тис. об'єктів опису). З кінця 2000 р. прийнято програму підготовки анотованих реєстрів описів фондів - своєрідних путівників нового покоління. Важливе значення для цього рівня має створення й підтримка та інтеграція в єдину систему тематичних баз даних, що з'явилися в результаті "стихійної" комп'ютеризації архівів з другої половини 1990-х років. На початок 2002 р. у 20 архівних установах створено понад 40 тематичних баз даних, сумарним обсягом близько 1,5 млн записів.
Наприкінці 1990-х років Центром інформаційних технологій Держкомархіву розроблено програму ствоення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів на 2000-2005 рр., що передбачає створення Центра веб-ресурсів галузі в Держкомархіві із побудовою локальної мережі, введення в експлуатацію серверів і представлення центральним та іншим архівам Київа, виходу через них до мережі Інтернет; впровадження поштових веб-серверів і серверів баз даних в регіональних архівах; побудова галузевої мережі передавання даних.
Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів з паперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократно прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформація з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітних, розширивши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікації інформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар'єр па початок 1990-х років
Лекція № 14
Тема: Науково-дослідна робота архівів
План
1.Основні напрями науково-дослідної роботи архівів.
2. Форми науково-дослідної роботи архівних установ.
3. Система архівної науково-технічної інформації.
Ключові поняття: науково-дослідна робота, науково-інформаційна діяльність архівів, теоретичні та прикладні дослідження в архівістиці, науково-технічна інформація, інформаційне обслуговування, довідково-пошуковий апарат ДІФ.
1. Основні напрями науково-дослідної роботи архівів
Державні архівні установи відповідно до специфіки своєї діяльності проводять наукові дослідження у галузі архівознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики, документознавства, генеалогії, історії державних установ, історичної географії, кодикології, палеографії, сфрагістики та інших галузей історичної науки. Водночас співробітники архівних установ досліджують окремі аспекти природничих, економічних, юридичних, технічних наук, пов'язані з архівісти кою, а саме: питання удосконалення методів реставрації та консервації документів, розроблення засобів і способів захисту документів від біопошкоджень, визначення нормативів чисельності працівників різних типів архівних установ, економічного аналіз діяльності архівів, комп'ютеризації архівних технологій та ін.
Практика державних архівів і близьких до них за профілем наукових інституцій та навчальних закладів свідчить, що в науковій роботі архівних установ склалися чотири самостійні, але взаємопов'язані напрями: дослідницький, методичний, науково-інформаційний та науково-організаційний.
Безпосередньо під науково-дослідною роботою архівних установ розуміють здійснення наукових досліджень для отримання теоретичних, методичних і практичних результатів, спрямованих на удосконалення архівної справи та діловодства. Важливою ланкою наукової роботи архівних установ є науково-інформаційна діяльність, що охоплює публікацію документів, підготовку та видання науково-довідкової літератури, організацію користування документами з метою забезпечення потреб держави, суспільства та особи в повноцінній та неупередженій ретроспективній документній інформації. Складовою наукової роботи є науково-організаційна діяльність - підготовка й проведення наукових конференцій, семінарів, "круглих столів". Ці заходи сприяють апробації результатів наукових досліджень, вирішенню актуальних проблем, залученню до каналів масової та наукової комунікації архівної інформації.
Науково-дослідна робота архівних установ охоплює розроблення теоретичних і прикладних проблем, створення наукових праць, необхідною умовою й підґрунтям яких є глибокий аналіз джерельної бази та історіографії кожної конкретної проблеми, всебічне дослідження історії та практики діяльності українських і зарубіжних архівів, вивчення здобутків інших наукових дисциплін, комплексне застосування методів різних галузей знань.
Найважливішими загальнонауковими принципами досліджень в архівознавстві, документознавстві, археографії є принципи історизму, об'єктивності, всебічності, системний підхід до розвитку суспільних процесів і соціальних структур. Широко застосовуються в таких студіях загальнонаукові методи (історичний, логічний, абстрагування, системно-структурний), що дозволяє комплексно вивчити об'єкт і предмет, спеціально-наукові методи (генетичний, компаративний), які уможливлюють встановлення тенденцій розвитку архівістики, визначення його специфіки. Теоретичні дослідження мають перспективний характер і спрямовані на розвиток загальної теорії. Вони проводяться з метою вивчення закономірностей розвитку архівістики та створення теоретичної бази з конкретних проблем архівознавства, археографії, документознавства та інших споріднених дисциплін на основі новітніх наукових методів. До теоретичних належать методологічні та історичні праці як такі, що встановлюють загальні тенденції, виводять теоретичні положення. У процесі таких досліджень, кінцевим результатом яких є нова науково-теоретична інформація, виявляють емпіричний матеріал, проводять наукові експерименти, узагальнюють отримані дані, формулюють висновки. Це, зокрема, теоретичні дослідження механізму старіння документів, науково-методичних основ публікаційної діяльності державних архівів, історії архівної справи в Україні, розроблення концепцій комп'ютеризації архівної справи, підготовки та післядипломної освіти кадрів, забезпечення національних інтересів України в архівній справі.
Прикладні дослідження необхідні для забезпечення насамперед практичної діяльності державних архівів. Вони передбачають використання теоретичних положень та позитивного практичного досвіду для вирішення актуальних питань архівного будівництва й спрямовані на вирішення конкретних проблем практичної діяльності архівних установ за допомогою наукових методик. Результати прикладних досліджень (нові методи роботи або технологічні процеси, обґрунтування застосування нової техніки й технологій тощо) викладаються у вигляді нормативних документів (стандартів, правил роботи, інструкцій), науково-методичних посібників (основних положень, методичних рекомендацій, схем класифікації документів у каталогах архівів, аналітичних оглядах тощо), науково-інформаційних видань (збірників документів, архівних довідників), баз даних.
2. Форми науково-дослідної роботи архівних установ
Організація наукових досліджень передбачає чітке визначення напрямів і видів науково-дослідної роботи, їх прогнозування, планування та систематичний контроль за виконанням планів, координацію всієї наукової діяльності, державну реєстрацію найважливіших запланованих робіт, поетапний облік виконаної роботи, оформлення результатів наукових досліджень та впровадження їх у практичну діяльність архівних установ, оцінку ефективності НДР.
Науково-дослідні роботи, що виконуються архівними установами України, підлягають обов'язковій державній реєстрації та обліку задля поширення у масштабах держави інформації про планові, розпочаті, виконувані та виконані роботи з різних галузей знань та практичної діяльності. Це уможливлює проведення моніторингу розвитку галузі, аналізу її сучасного стану та окреслення перспективних напрямів, реалізації можливостей кооперування співпраці з розробниками на основі реєстрації інформації, а також використання результатів розроблення тем шляхом замовлення звітної документації у даному інформаційному органі чи безпосередньо у виконавця. Державну реєстрацію та облік розпочатих, виконуваних і закінчених науково-дослідних робіт, дисертацій, а також підготовку та видавання в установленому порядку інформаційних матеріалів за запитами підприємств, установ, організацій, органів виконавчої влади, формування фондів документів, розповсюдження відповідної інформації проводить Український інститут науково-технічної та економічної інформації. Обов'язковій державній реєстрації підлягають розроблювані архівними установами наукові звіти, монографії, науково-довідкові видання, збірники документів.
Архівні установи можуть проводити науково-дослідні роботи самостійно (як головна організація) або брати участь у розроблюваній кількома установами темі як співвиконавець. Колективні дослідження забезпечують єдність застосування результатів дослідження в усіх державних документосховищах (державних архівах, рукописних відділах бібліотек та музеїв). Головна організація координує всю роботу за темою, розробляє організаційно-методичні документи, виконує найвідповідальніші етапи дослідження, здійснює контроль за підготовкою співвиконавцями матеріалів, надає методичну допомогу, узагальнює й оформлює підсумкові матеріали з теми й складає науковий звіт.