Подпись или «припись» дьяка на документах проставлялась тогда своеобразным путем. Это своеобразие связано было с так называемой «столбцовой техникой делопроизводства», что являлось одной из характерных особенностей делопроизводства приказов. Сущность этой техники заключалась в следующем.
В приказах текст документа писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см.) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если документ писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м.), которая скатывалась в свиток.
Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк «приписывал» документ не в одном, а в нескольких местах. Он проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склеек листов. Причем проставлял ее так, чтобы на месте каждой склейки помещался слог его фамилии и так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов.
Такой способ подписания документов в приказах имел известное практическое значение. Он обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Так, в случае утери какого-либо отдельного листа из свитка или намеренного его изъятия с целью замены другим, фальсифицированным, эта замена будет видна, т. к. не будет доставать частей букв подписи. Кроме того, в случае расклейки свитка его можно вновь правильно склеить путем соединения частей букв на отдельных листах.
Свитки, как отдельные документы, подклеивались в одну общую ленту, которая свертывалась в «столп» или столбец. Столбцы, таким образом, представляли из себя комплексы документов, сгруппированных по каким-либо признакам — предметно-вопросному, номинальному, географическому, корреспондентскому и другим.
Среди столбцов можно встретить комплексы документов, имеющих характер дел, в которых отражается последовательное «производство» по тому или иному конкретному вопросу. Такие столбцы начинаются инициативным документом (челобитная, память и т. д.), за которым следуют другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.) .
В то же время были столбцы, которые представляли собой конгломераты документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Как свидетельствуют дошедшие до нас описи документов, такие столбцы часто складывались в лари, коробы в полном беспорядке.
Наряду со столбцовой системой делопроизводства, в приказах зародилась и уже применялась книжная форма делопроизводства. Так, например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги и другие. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства приказов. Основная масса всех разрешаемых дел в приказах оформлялась столбцовым способом. Этот способ документирования был доминирующим в приказном делопроизводстве и, несмотря на свои большие неудобства, он сохранялся до реформ Петра I.
В процессе осуществления приказами управленческих функций в их деятельности уже широко употреблялась служебная переписка. Причем в этих целях использовались определенные виды документов. От верховной власти приказы получали грамоты, указы царя, приговоры Боярской думы. Между собой приказы сносились «памятями». Особый вид документов составляли «наказаные памяти», которые выдавались воеводам при отъезде их к месту службы на места. В свою очередь с мест в приказы высылались «отписки».
Формой письменного обращения в правительственные учреждения были челобитные. В челобитных изложение содержания просьбы челобитчика перемежалось многократным упоминанием довольно длинного титула царя. Эти своеобразные приемы составления челобитных следует отметить как одну из особенностей написания подобного рода просительских документов того времени.Если в приказах и местных учреждениях с делопроизводством была связана большая группа формирующегося чиновничества, то его резервами за пределами правительственных учреждений были так называемые «площадные подьячие». Возникновение этого института, представлявшего зачаток русского нотариата и развивавшего свою деятельность не только в Москве, но и в других городах, является свидетельством распространения документирования среди населения, фиксирующего ряд своих действий в письменной форме. Главные направления применения документирования — закрепление феодальных отношений, защита частной собственности, документирование хозяйственной деятельности.
В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов. Появляется описание и учет документов. Так, в росписных списках, составлявшихся при смене воевод, наряду с другими-ценностями по списку передавались и документы.
Начинают составляться и специальные описи документальных материалов. Известна опись документальных материалов Кирило-Белозерского монастыря, составленная в последней четверти XV в. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Она служит источником изучения различных вопросов русской истории, в том числе истории документирования. Из нее мы узнаем о видах документов, о развитии изобразительного документирования — о чертежах и картах, хранившихся в «Царском архиве».
Делопроизводство XVI-—XVII вв. не ограничивается стенами приказов, оно велось и в местных учреждениях и представляло уже определенную сложившуюся систему.
Так, Верхотурская приказная изба получала из приказов указы царя, приговоры Боярской думы, наказные памяти и др. и высылала в центр отписки. Здесь составлялись росписные и сметные списки, велись книги по учету денег и хлебных запасов. В приказную избу поступали челобитные крестьян, посадских людей; по ним выносились решения.
Таким образом, история делопроизводства в XVII в. свидетельствует, что документирование в этот период интенсивно развивается в связи с деятельностью централизованного Русского государства, создавшего систему центральных и местных органов управления. В приказах воспитываются кадры чиновничества, культивирующего бюрократические порядки. Вне стен приказов большое значение приобретает деятельность площадных подьячих. Создаются формы документов, приемы их составления и оформления. Расширяется применение переписки, необходимой для осуществления управленческой деятельности.
Видовой состав документов приказного делопроизводства
Видовой состав был довольно разнообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей:
- отписки – документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод;
- грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям;
- приказы представляли царю отписки или доклады;
- воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы;
- приказы между собой сносились памятями;
- обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.
Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала.
В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т. е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому). Челобитные и отписки начинались с обращения:
При обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети – сиротами; духовные лица – богомольцами.
В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана.
Челобитная заканчивалась и заверительной надписью, а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.
Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: "…вели государь мне дать…", а заканчивалось: "…царь-государь смилуйся, пожалуй…".
Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:
- вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
- постановление о финансовом управлении;
- отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
- постановления о полицейской деятельности воеводы;
- определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.
Процедура подготовки документов
Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: