1. Поступление документа на рассмотрение;
2. Подготовка дела к "докладу";
3. Рассмотрение и решение дела;
4. Оформление документа, содержащего решение.
Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение ("отпуск"), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.
Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.
При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал пометку "Выписать", что означало "Навести справки". Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответственного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк "чернил" подготовленный документ, т. е. исправлял его, младший подьячий сверял беловик с черновиком, удостоверял его своей подписью, которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалось подпись дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.
Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк подписывал документ на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.
В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.
Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни – Рождество (с24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.
В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Характерной особенностью документов этого периода было безмерное возвеличивание власть имущих путём перечисления всевозможных титулов, званий и полномочий. В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной в среднем 50-80 м. документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие, обозначающее сегодня несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.
К концу века приказная система пришла в упадок; ее заменила более прогрессивная система управления - коллегиальная.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Расширение территории и создание единого централизованного Русского государства, способствовало созданию учреждений, которые получили название приказы. Первые сведения о них относятся к концу XV века, а основное развитие происходит в XVII веке. К этому времени существовало 50-60 центральных учреждений - "приказов" различной величины и значения: от общегосударственных ведомств со сложной структурой и большим числом должностных лиц, до карликовых учреждений со скромными функциями и составом. . Вне стен приказов большое значение приобретает деятельность площадных подьячих.
С созданием приказов в Русском государстве появилось обширное бумажное делопроизводство. В процессе практической деятельности приказов сложились формуляры определённых видов документов, порядок их оформления и движения как внутри каждого приказа, так и между ними. Однако государство не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И всё же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Бондырева Т.Н. Секретарское дело: Практ. пособие. – М.: Высш. шк., 1989.- 383 с.
2. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России: [ Учеб. по спец. «Историко-архивоведение»]. – 3-е изд., перераб.и доп.- М.: Высш.шк.., 1983.- 352с.
3. Зимин А.А. Реформы Ивана Грозного.М.,1960.
4. История делопроизводства в СССР. Учебн.пособие. М., 1974. Под ред.доц.Я.З.Лившица и доц. В.А. Цикулина.
5. Леонтьев А.К. Образование приказной системы управления в Русском государстве: Из истории создания централизованного государственного аппарата в конце XV — первой половине XVI в. М., 1961.
6. Организация работы с документами: Учебник/ Кудряев В.А. и др. – М.:ИНФРА-М, 1998, 575 с.