а) структурним підрозділом митниці, що подає на розгляд проект договору, у частині відповідності вимогам оформлення договорів згідно законодавства;
б) відділом бухгалтерського обліку та звітності митниці:
- у частині передбачено коштів кошторисом витрат і наявності фінансового забезпечення;
- у частині відповідності нормативним актам щодо порядку розрахунків за договором, а також наявності кошторису на виконання робіт, розрахунку вартості отриманих послуг, протоколу погодження ціни (тарифів),специфікацій, графіків поставок, календарних планів виконання робіт тощо;
в) юридичним відділом митниці - в частині відповідності договору чинному законодавству.
При оформленні договорів надання послуг необхідно передбачати застосування штрафних санкцій, а саме:
- за порушення строків виконання договірних зобов'язань виконавцем стягується пеня у розмірі 0,1 відсотка вартості робіт, послуг, з яких допущено прострочення виконання за кожний день прострочення, але не нижче облікової ставки НБУ;
- за прострочення виконання понад тридцять днів додатково з виконавця стягується штраф у розмірі 7 відсотків зазначеної вартості.
При оформленні договорів купівлі-продажу матеріальних цінностей передбачати застосування штрафних санкцій, а саме:
- у разі невиконання договірних зобов'язань продавцем на суму попередньої оплати нараховується штраф у розмірі 0,1 відсотка від дня, коли товар мав бути переданий, до дня фактичного передання товару покупцеві або повернення йому суми попередньої оплати з урахуванням 0,1 відсотка від дня одержання цієї суми від покупця, але не нижче облікової ставки НБУ.
Проект примірника договору, а також додатки до нього, які залишаються у справах митниці, візуються керівниками відповідних структурних підрозділів, в обов'язки яких входить робота, що є предметом договору, головним бухгалтером, і при наявності цих віз - юрисконсультом. Про зауваження робиться відповідний запис.
Після візування юрисконсультом, проект договору подається на підпис начальнику митниці або уповноваженому ним на підставі довіреності заступнику начальника митниці та закріплюється гербовою печаткою. Проект договору, який надходить до митниці разом з супровідним листом, реєструється в загальному відділі в книзі реєстрації вхідної кореспонденції і подається начальнику митниці або особі, яка його заміщує, для накладення резолюції. Візування договору відділом бухобліку та юридичним відділом здійснюється у триденний термін. Підписаний та скріплений гербовою печаткою митниці договір у двох примірниках разом з супровідним листом реєструється у загальному відділі в книзі вихідної кореспонденції та особисто направляється адресатові на розгляд (цінним) листом, чи вручається під розписку.
Після повернення другою стороною підписаного одного примірника договору, договір вважається укладеним.
Договір, який підлягає нотаріальному посвідченню або державній реєстрації, є укладеним з моменту його нотаріального посвідчення або державної реєстрації, а в разі необхідності і нотаріального посвідчення, і державної реєстрації — з моменту державної реєстрації.
Сторона договору, яка вважає за необхідне змінити чи розірвати договір, надсилає пропозицію про це другій стороні за договором.
Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, повинна відповісти на неї не пізніше 20 днів після одержання пропозиції. Якщо сторони не досягли згоди щодо зміни чи розірвання договору,а також у разі неодержання відповіді в установлений строк, з урахуванням поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення до господарського суду.
Спори, що виникають при укладенні господарських договорів, можуть бути подані на вирішення господарського суду, у порядку, визначеному Господарсько-процесуальним кодексом України.
2.2 Контроль за виконанням укладених договорів. Взаємодія структурних підрозділів
Супроводження договору та забезпечення його виконання покладається персонально на керівника структурного підрозділу, який за своїми функціональними обов'язками відповідає за належне забезпечення роботи митниці за певним напрямком.
Керівник відповідного структурного підрозділу, в обов'язки якого входить робота, що є предметом договору, складає календарний графік контролю за своєчасним виконанням договірних зобов'язань. У графіку чітко відображається строк закінчення виконання зобов’язань та проведення розрахунків стороною договору. Остаточний контроль за виконанням договорів у частині фінансових зобов'язань здійснюють працівники відділу бухобліку та звітності, які відповідальні за порядок розрахунків.
Виконання договірних зобов'язань підтверджується відповідними актами, накладними тощо. Після виконання сторонами зобов'язань за договором відповідальний структурний підрозділ проводить взаємне звірення розрахунків з постачальником товарів чи виконавцем робіт, послуг зі складанням акта звірення і подає його на підпис головному бухгалтеру митниці.
Контроль за виконанням умов договору про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти несе керівник структурного підрозділу, який виходить з пропозицією закупівлі,товарів, робіт чи послуг для потреб митниці.
Оплата за договорами закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти здійснюється на підставі рахунків за рішенням начальника митниці після погодження головним бухгалтером службової записки структурного підрозділу, яким надані відповідні рахунки.
Протягом трьох робочих днів після проведення оплати за договором відділом бухобліку та звітності до структурного підрозділу, на який покладено контроль за виконанням договору, подається повідомлення про оплату, на підставі якого здійснюється контроль за своєчасністю й повнотою поставки товарів, виконання робіт, надання послуг, згідно з умовами договору.
Для своєчасного проведення розрахунків за укладеним договором,посадові особи структурних підрозділів, на яких покладено контроль за виконанням договору, забезпечують:
- надання до відділу бухобліку та звітності протягом трьох робочих днів після отримання робіт (послуг) службову записку з актом виконаних робіт (послуг), з урахуванням терміну їх виконання не більше 1 місяця з моменту оплати, який погоджується начальником структурного підрозділу та затверджується заступником начальника митниці згідно розподілу обов'язків. При поточному ремонті обладнання в акті виконаних робіт зазначається назва обладнання, модель та заводський номер, вартість послуг, назву та вартість замінених запчастин за кожною одиницею товару.
- надання до завідуючого складом митниці накладну або акт приймання -передавання матеріальних цінностей для їх оприбуткування протягом одного робочого дня після отримання.
Контроль за дотриманням термінів виконання господарських договорів, своєчасне подання до відділу бухобліку та звітності рахунків, актів про виконання робіт та інших документів для здійснення оплати за укладеними договорами й відображення в облікових регістрах факту надання послуг,виконання робіт тощо здійснюють начальники відповідних структурних підрозділів митниці. Керівники структурних підрозділів митниці, в службові обов'язки яких входить робота, що є предметом договору, відповідають за якісну підготовку і розгляд проектів договорів та належне виконання договірних зобов'язань, стежать за строками. Керівники підрозділів не несуть відповідальності за невиконання договірних обов'язків у разі форс-мажорних обставин.
ІІІ. Претензійно-позовна робота
3.1 Організація претензійної роботи
Юридичний відділ організує претензійну і веде позовну роботу; представляє за дорученням, у встановленому законодавством порядку, інтереси митниці в судах, інших органах під час розгляду правових питань і спорів; дає правову оцінку претензіям, що пред'явлені митниці чи митницею.
Претензійно-позовна робота, за яку відповідає юридичний відділ, повинна сприяти:
- забезпеченню виконання договірних зобов'язань у всіх сферах діяльності;
- економії та раціональному використанню матеріальних, трудових, фінансових, паливно-енергетичних та інших видів ресурсів;
- зниженню непродуктивних витрат та усуненню причин і умов, що їх спричиняють;
- забезпеченню захисту і відновленню порушених майнових прав та інтересів митниці, що охороняються законом;
- забезпеченню відповідальності порушників договірних зобов'язань;
- ефективному використанню законодавства для поліпшення економічних показників господарської діяльності та запобіганню його порушенням.
Недодержання встановленого порядку пред'явлення і розгляду претензій та позовів є порушенням службової дисципліни і тягне за собою відповідальність винних у цьому осіб, згідно з чинним законодавством України.
У митниці, згідно наданих функцій, розподіляються обов'язки структурних підрозділів по підготовці і розгляду претензій та позовів. У кожному структурному підрозділі начальник визначає посадову особу, відповідальну за підготовку матеріалів по претензійно-позовній роботі.
Здійснення контролю за додержанням структурними підрозділами встановленого в митниці порядку пред'явлення і розгляду претензій покладається на юридичний відділ.
Відділ бухобліку повідомляє юридичний відділ в 5-денний термін про надходження грошових сум по задоволених претензіях та за рішеннями судів.
При відсутності законних підстав для пред'явлення претензії (позову) або визнання заявлених вимог за претензіями або позовами, юридичний відділ доповідає начальнику митниці.
При наявності порушень, які призвели до нанесення збитків митниці, винні особи притягуються до юридичної відповідальності, передбаченої чинним законодавством.