Каждый такой комплекс для достижения достаточной степени подробности можно опять подвергнуть классификационному расслоению, возможно, неоднократному, прежде всего по областям управления 2-го порядка, а также по объектам, уровням управления и другим координатным осям, принятым при декомпозиции.
Комплекс управленческих задач - элементарная часть системы управления (элементарная функция); содержит взаимосвязанный комплекс задач при выполнении одной из управленческих функций, локализуемой в определенной области деятельности (функциональная подсистема); может относиться к разным объектам и разным уровням управления, но в большинстве случаев эта работа выполняется в одном (или одноименном) управленческом подразделении (управленческая подсистема).
Таблица-матрица (табл. 1) представляет собой информационное поле управления, руководствуясь составом которого можно построить наиболее удачную систему управления. Руководящим принципом при этом должно стать оптимальное распределение комплексов управленческих задач (управленческих подсистем) между структурными подразделениями, построение рациональной организационной структуры.
1.5. Функции управления и их кодирование
Функция управления — это особый вид работ, однородных по своему назначению и обеспечивающих функционирование системы управления, выполнение всех этапов управленческого цикла подготовки, принятия и осуществления управляющего решения для достижения поставленной цели, а именно:
1) руководство работами во всех фазах цикла;
2) организацию информации, циркулирующей по всему циклу;
3) учет, т. е. сбор сведений о состоянии управляемого объекта;
4) анализ учетной информации как одно из условий подготовки управленческого решения;
5) нормирование различных показателей, выработка их эталонных значений для сравнения при анализе и для последующего планирования, а также отбор критериев для выбора оптимального управленческого решения;
6) планирование как акт реализации принятого решения, включая организацию его выполнения;
7) контроль исполнения и регулирование процесса осуществления управленческого решения — завершение одного цикла управления и начало другого;
8) учет, т.е. сбор сведений о новом состоянии управляемого объекта после осуществления управленческого решения и т.д.
Перечень функций управления по-разному формируется в различных руководящих документах и в работах специалистов. Если рассмотреть «максимальный вариант» такого перечня, получим следующий классифицированный состав известных функций управления: организация, учет, анализ, нормирование, планирование, контроль, регулирование.
Функция «организация» употребляется в качестве широкого, емкого термина, относящегося ко всей управленческой, распорядительной деятельности.
Организация включает подфункции:
· руководство, осуществляемое административно-распорядительными, социально-психологическими, социально-политическими (идеологическими) и преимущественно экономическими методами;
· организация взаимоотношений в процессах производства и управления, т. е. в управляемой, управляющей системах и при взаимодействии между людьми, имея в виду их экономическую заинтересованность в наиболее эффективном совместном труде;
· организация информации во всех фазах и на всех промежуточных стадиях единого цикла управления при подготовке, принятии и осуществлении управленческого решения.
Учет представляет собой сбор информации о состоянии управляемого объекта и управляющей системы в их разных подразделениях на различных стадиях производственных и информационных процессов для целей управления во всех фазах управленческого цикла. Существуют следующие виды учета:
o оперативный учет, т. е. сбор информации на оперативный момент времени, который в разных отраслях определяется по-разному— от мгновения (долей секунды) до суток;
o статистический учет и отчетность, которые точнее следует определить как текущие, поскольку они призваны отражать состояние всей системы в текущий момент, границы которого также определяются по-разному — от суток или месяца, но всегда до года; существенным обстоятельством этой подфункции управления является наличие заявленной в названии отчетности, т.е. статистической (текущей) информации, почти всегда документированной;
o бухгалтерский учет, который вместе с бухгалтерским анализом хозяйственной деятельности образует комплекс управленческих работ, выполняемых по устоявшейся и хорошо отработанной методике.
Анализ представляет собой расчленение исследуемого объекта, предмета или явления на составные части, изучение этих частей и сравнение с эталонами, нормативами для определения направлений совершенствования изучаемого объекта; обычно проводится (или должен проводиться) по технико-технологическим и экономико-организационным критериям во всех производственных и управленческих подразделениях в основном для выработки управленческого решения.
Нормированием называют процесс определения какой-либо нормы (лат. norma— руководящее начало, правило, образец), представляющей собой узаконенное установление, признанный обязательным порядок. В производственно-хозяйственной деятельности под нормированием понимают научно-техническое обоснование расхода какого-либо ресурса (сырья, материалов, энергии, трудозатрат, финансов и т.п.) для производства единицы продукции или работы, в том числе и работ управления. Словесное определение нормы в различных руководящих материалах и в специальной литературе трактуется по-разному, в довольно большом диапазоне понимания этого термина. Можно предложить одно из таких определений, отражающее наиболее существенные свойства этого понятия.
Норма производственно-хозяйственных затрат — это установление плановой меры, научно и технически обоснованного количества потребляемого ресурса определенного вида (сырья, материалов, энергии, труда, денег и др.), необходимого и достаточного для выпуска единицы определенной продукции или выполнения работы установленного качества в реальных организационно-технических условиях производства.
В энергетике это общее определение конкретизируется: норма расхода энергетических ресурсов — необходимое и достаточное, технически и экономически обоснованное количество энергии для производства единицы продукции (работы, услуги) в реальных условиях энергетического или промышленного производства.
В практике хозяйствования наряду с понятием нормы широко используется термин «норматив», причем нередко оба этих понятия получают один и тот же смысл. Однако в ряде случаев, например, при производственном нормировании энергетических ресурсов, эти понятия строго разграничиваются, являясь дополнением одного другим. Тогда представляется целесообразным дать более четкое определение нормативу для его последующего использования, не путая с понятием нормы.
Норматив — количество ресурса, теоретически необходимого для выпуска единицы продукции или выполнения работы установленного качества, установленное научно-техническими расчетами без учета реальных организационно-технических условий производства; норматив всегда меньше нормы на величину неизбежных потерь (непредусмотренных затрат), возникающих вследствие эксплуатационных и режимных отклонений от запланированного хода технологических или производственно-хозяйственных процессов.
С учетом данных определений и пояснений следует сформулировать понятие нормирования как функции управления.
Нормирование — это процесс установления плановой меры, величины, численного значения или каких-либо других количественных или качественных показателей с разработкой соответствующего норматива или нормы; в практике производственно-хозяйственной деятельности в зависимости от времени применения норм различаются следующие виды нормирования:
1. текущее — разработка соответствующих норм на текущий, плановый период (обычно — на плановый год, иногда с разбивкой по кварталам и даже месяцам);
2. перспективное — разработка норм и нормативов на перспективу, в качестве которой принимаются сроки, большие, чем год.
Не следует классифицировать нормирование по видам норм, как это иногда делается в некоторых исследованиях, поскольку в данном случае, рассматривая нормирование как функцию управления, отмечаются лишь его временные градации и не имеет никакого значения деление норм по их назначению, степени агрегации, способу разработки и т.п.
Планирование — это целенаправленная деятельность государства (как его центрального аппарата, так и местных, региональных администраций) по определению на ближнюю и дальнюю перспективу объемов, пропорций и темпов общественного воспроизводства во всех (государственных и негосударственных) секторах экономики при реализации экономических, социальных и научно-технических задач.
Планирование, отталкиваясь от этих глобальных задач в экономике страны, должно вестись тем детальней, чем меньше производственно-хозяйственный объект. Так, на уровне региона объемы, пропорции и темпы воспроизводства требуют достаточно подробной расшифровки и привязки к отраслям и даже к конкретным предприятиям. А на предприятиях план — руководящий документ всей деятельности, разумеется, без его догматической абсолютизации и при необходимой гибкости, мобильности и маневренности в условиях изменчивой рыночной конъюнктуры. Именно с таких позиций следует рассматривать планирование как одну из важнейших функций управления.