Ще одна форма — це причинно-наслідковий підхід. Вона полягає у тому, що спочатку ви обговорюєте причини якого-небудь явища, а потім аналізуєте їх ефект.
Інший метод може бути застосований під час обговорення складної теми. Розуміння складної проблеми буде краще, якщо ви почнете виклад з відносно легкого рівня і потім будете послідовно переходити до усе більш складних питань. Важливо бути упевненим, що аудиторія зрозуміла ваші пояснення і готова до переходу на рівень більшої складності.
Незалежно від форми доповіді ви повинні приділити особлива увага організації ключових ідей вашого виступу. Розділите повідомлення на логічно завершені частини, розглянете їхній взаємозв'язок і виберіть найбільш переконливий порядок їхнього викладу. Після цього складіть план виступу.
Прийоми зв'язного викладу матеріалу
Уміння підкреслити зв'язок різних частин доповіді дуже важливо для успіху, тому що робить структуру доповіді більш ясної і дозволяє аудиторії стежити за розвитком аргументації, знати план подальшого викладу матеріалу.
Після завершення викладу якої-небудь частини доповіді, підбийте короткий підсумок, зробіть висновки, дуже коротко нагадаєте слухачам, що ви хотіли сказати в цій частині. Потім познайомте слухачів із планом і цілями тієї частини доповіді, до викладу якої ви переходите. Наприклад, це можна зробити в такий спосіб:
♦ «Отже, підводячи підсумок, можна зробити наступні висновки... Тепер ми перейдемо до розгляду..., при цьому наше завдання полягає в...».
♦ «Ми розглянемо з вами.... Тепер я хочу залучити вашу увагу к..., для цього я викладу вам...».
Крім того, щоб зробити структуру доповіді більш зрозумілою і наочною, ви можете використовувати роздавальний матеріал з коротким планом доповіді, використовувати для цієї цілі плакат або проекційну апаратуру. Важливу роль у структуруванні грає голос: виділяйте важливі місця зміною темпу мови, акцентуйте окремі слова, повторюйте ключові фрази.
Отже, успіх вашої доповіді буде визначатися, насамперед, його змістом, умінням ясно і переконливо викладати ключові ідеї, навичками застосування технічних прийомів, у тому числі і таких, як роздача коротких тез, використання дошки і проектора.
Відповіді на питання
Обмірковуючи зміст доповіді, вибираючи форму викладу, ви повинні не забувати про відповіді на питання.
На деякому етапі доповіді, іноді після найважливіших його частин, або наприкінці ви повинні запропонувати аудиторії задавати питання. Питання можуть стосуватися окремих тверджень вашої доповіді, вимагати уточнень, додаткової аргументації і т.д. Але незалежно від змісту питань, необхідно дотримувати наступних правил.
- Ви повинні вітати і заохочувати питання: вони не тільки показують, що аудиторія слухала уважно і зацікавилася вашою доповіддю, але і дають можливість виявити сферу інтересів аудиторії. Обов'язково повторите питання для аудиторії, дуже часто слухачі задають його тихим голосом.
- Намагайтеся відповісти на всі питання. Не ігноруйте деякі питання, віддаючи перевагу іншим, тому що це зменшить довіру до вас з боку аудиторії. Намагайтеся давати ясні, визначені, короткі відповіді. Тоді ви зможете відповісти на більшу кількість питань за обмежений час.
- Якщо ви не можете відповісти на запитання — скажіть про цьому прямо. Це краще, ніж ухилятися від відповіді або дати неправильна відповідь. Ви можете попросити відповісти на запитання кого-небудь зі слухачів, хто має необхідний досвід або інформацією.
- Якщо ви не змогли відповісти на запитання, скажіть, що підготуєте відповідь і повідомите про це на наступній зустрічі або перед нею. Обов'язково підготуйтеся і зробіть усе можливе, щоб слухач, що задав питання, одержав відповідь у будь-якій формі: особисто, за телефоном, письмово і т.д.
- Ніколи не говоріть, що питання дурне, не відноситься до справи, не цікаве і т.д. — ви втратите аудиторію.
- Якщо один зі слухачів домінує при завданні питань, придушуючи інших, чемно скажіть йому, що ви хотіли б надати можливість задати питання всім слухачам, а з ним готові зустрітися й обговорити питання після доповіді.
- Якщо час, відведений для питань, підходить до кінця, попереджуйте про це аудиторію, наприклад, у наступній формі: «Я шкодую, але в нас залишилося часу не більш, ніж на 2 питання».
Закінчення доповіді
Остання частина вашої доповіді — це висновок. Він має наступні цілі: відповісти на питання, що можуть виникнути в слухачів; підбити підсумок вашого виступу; зробити акцент на ключових пунктах аргументації; обрисувати план наступних дій. Не робіть огляду нових матеріалів у висновку, а тільки повертайтеся до тих ключових моментів, що були розглянуті у виступі. Зверніть увагу аудиторії на ті цілі, що були поставлені вами на початку доповіді і спробуйте назвати міри, що приведуть до їх досягнення. Роблячи це, задавайте слухачам питання риторичні, типу:
«Тепер, коли ви прослухали мій виступ, задумайтеся, що значить для вас навчання діловим навичкам? Як це може сприяти вашій майбутній кар'єрі?»
Якщо ви добре підготували і продумали свій виступ, такий висновок приведе до його успішного закінчення. Тоді усе, що потрібно зробити — це подякувати аудиторії за зроблену увагу, за присутність, участь і виявлений інтерес.
Використання технічних засобів
Поряд із глибоким змістом, логічною структурою, що відповідає формою ви повинні збудити інтерес слухачів, зробити ваша доповідь привабливого і зручним для сприйняття.
Пам’ятайте, що аудиторія складається з індивідуумів. Якщо ви знаєте їхні імена, звертайтеся до них за іменами, підтримуйте контакт очима, причому не з одною людиною, а з всією аудиторією. Використовуйте жести, міміку, образні вираження, порівняння, метафори, гумор. В останньому випадку будьте обережні: ніколи не використовуйте жартів, що можуть скривдити аудиторію або дискредитувати тему доповіді.
Велику роль у підвищенні успіху доповіді грають візуальні технічні засоби, які можна розділити на безпосередні і проекційні.
Безпосередні візуальні засоби — це такі пристосування, на яких лектор формує інформацію у візуальній формі в процесі виступу. До них відносяться традиційні крейдові або спеціальні фломастерні дошки і деякі види проекторів, що дозволяють писати на спеціальних плівках. Ці засоби можна використовувати для наступних цілей:
• демонстрації даних у виді таблиць, графіків, діаграм для полегшення розуміння матеріалу;
• запису ключових слів і фраз, як допомоги для розуміння структури доповіді;
• запису висновків;
• проведення обчислень;
• демонстрації схем, малюнків і т.д.
Усе, що ви будете записувати під час доповіді, повинне бути продумане і складене під час його підготовки, а не імпровізуватися в його плині. При цьому бажано дотримувати наступні правила:
• текстова інформація повинна бути простою - тільки кілька ключових слів;
• для представлення інформації використовуйте сумісні кольори фломастерів або крейд;
• використовуйте тільки такі ілюстрації, що наочні, легко і без великих витрат часу можуть бути намальовані або записані;
• не давайте багато візуальної інформації за один раз, обов'язково записуйте інформацію, що важко сприймається на слух;
• пишіть крупно, щоб усі слухачі ясно бачили написане;
• записуйте ту інформацію, до якої будете звертатися багаторазово. По ходу доповіді всякий раз залучайте до неї увагу слухачів;
• не заслоняйте візуальний засіб;
• говоріть особою до аудиторії, а не до дошки.
На додаток до описаних засобів візуалізації інформації лектор може використовувати прилади, що діють моделі і т.д.
Проекційні засоби
Ці технічні засоби призначені для проекції візуальної інформації на екрані з заздалегідь підготовлених слайдів або спеціальних плівок. Достоїнство цих технічних засобів полягає в тім, що можна регулювати ступінь збільшення зображення, а отже, використовувати них у великих аудиторіях. Крім того, інформація підготовлена заздалегідь і зменшуються нераціональні витрати часу на її запис під час доповіді.
Успішне використання проекційних засобів можливо тільки за умови правильно підготовлених слайдів. Візьміть до відома наступні ради:
• кожен слайд повинний бути присвячений тільки одному питанню. У кожнім рядку повинно бути не більше 6—7 слів. Кількість рядків на одному слайді не повинна перевищувати 10;
• використовуйте кольори, що сполучаються;
• мінімальна висота букв на слайді повинна бути 6 мм;
• графіки і діаграми більш наочні, чим таблиці.
Крім того, пам’ятайте наступне:
• інформація на екрані повинна бути видна усім без винятку слухачам;
• візуальна інформація повинна підкріплювати вашу мову, а не навпаки. Не перетворюйте свою доповідь у просте коментування слайдів;
• зменшуйте освітленість аудиторії при демонстрації слайдів, але не виключайте світло зовсім;
• обов'язково перевірте працездатність і якість технічних засобів до початку доповіді;
• запам'ятаєте порядок слайдів, так щоб знати зміст кожного з них. Це виключить необхідність тривалого розглядання екрана;
• не використовуйте занадто багато слайдів, це робить доповідь монотонною, це стомлює аудиторію.
Використання риторичних питань
Риторичні питання, тобто питання, що не вимагають прямої відповіді, використовуються для активізації аудиторії. Вони повинні бути звернені до всіх слухачів і, як правило, починатися зі слів «Що...», «Чому...», «Як...», «Де...». Ціль риторичних питань — спонукати слухачів обміркувати питання або заінтригувати них. Питання повинні бути чітко сформульовані, легкі для розуміння і відповіді. Ні в якому разі не задавайте питань, що приведуть до того, що слухачі відчують себе непідготовленими або дурними. Складання плану виступу. Це обов'язковий етап підготовки виступу. План за формою повинен бути зручним для вас і для використання в процесі доповіді. Але, незалежно від форми, план повинен містити: