Например:
В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты выпуска 1979 г.
Студенты находятся в предприятии по дипломному проектированию.
В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом о и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах; соглашение о и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога о, что создает языковые помехи.
Например:
Директор завода отметил о важности поставленной проблемы.
Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.
Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы настоятельно требуем.
Дирекция приняла меры об организации работы на местах.
Имейте об этом в виду.
Широкие обсуждения о возможных путях расширения торговли.
Нет сомнений о том, что проводимая отделом работа большая и важная.
Признаем о том, что проект станка удачный.
Неправильное согласование в падеже. Рассмотрим следующий пример:
Институт ходатайствует о постоянной прописке в г. Москве сотруднику Петрову П. А.
В этом случае следовало бы употребить слово сотрудник в родительном падеже или использовать выражение Институт ходатайствует о предоставлении постоянной прописки....
Как известно, деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другим действием. Используя это обстоятельство, через деепричастный оборот можно передать различные этические моменты, как, например, внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д.
Например:
Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Госплан считает... .
Пользуясь деепричастными оборотами, можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного административного решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу.
Например:
Учитывая..., Считая..., Принимая во внимание..., Руководствуясь... и т.д.
Трудно представить деловую письменную речь без сложноподчиненных предложений. По поводу их употребления академик-лингвист Л. В. Щерба писал: «Основная разновидность канцелярского стиля имеет своей задачей представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом. Отсюда вытекает культура сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». Совмещая просьбу и причины, побудившие обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и смягчают впечатление отказа. Поэтому сложноподчиненные предложения получили распространение в письмах арбитражных, рекламационных, претензионных.
В служебных документах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами: что, который, если, вследствие того что, при условии, чтобы, где, как. Место придаточного предложения зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет.
Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, то оно, как правило, следует за этим словом. Например:
В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие...
Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, то различаются два случая. Оно ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного,, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения.
Например:
Ввиду того что литье проводилось ускоренными методами, отжиг длился два часа.
Отжиг длился два часа, ввиду того что...
Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость и лаконичность текста.
Например:
Направляем Вам для сведения Основные положения Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным комитетом СССР по науке и технике вместо: которые одобрены.
Причастный оборот может следовать за определяемым словом (тема, выполненная институтом) или предшествовать ему (выполненная институтом тема). Наиболее распространено расположение причастного оборота после определяемого слова.
Не допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.
Нельзя писать:
Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и какие методы использовались для достижения этой цели.
Нужно писать:
Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе, и методы, использованные для достижения цели.
Синонимичны по значению различным придаточным предложениям конструкции с отглагольными существительными, например: после установления, согласно договоренности, по окончании..., в соответствии с указанием..., в связи с расширением...
3.7 Искусственное удлинение речи
Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно.» Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения речи. Например:
Мы должны просить Вас освободить нас от обязанности послать Вам предложение.
Надеемся на то, что Вы в ближайшее время ответите нам... .
В ожидании благоприятного от Вас ответа... ,
Остаемся
с уважением
(подпись)
А ведь можно было бы изложить необходимое так:
Ввиду ... считаем целесообразным не высылать Вам проект предложения.
3.8 Рекомендаций по устранению помех, возникающих при записи цифровой информации
Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тыс., а если вместо 1 000 000 использовать алгебраический показатель, то можно записать — 105. Словесно-цифровая запись не только дает возможность сокращать написание больших и. малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.
Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи, воспроизводится словом, а не цифрой.
Например: Дефектных изделий должно быть не более трех.
Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды.
Например:
Испытания должны продолжаться три — пять дней.
Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой.
Например:
Требуется 2 кг гвоздей.
Кран грузоподъемностью 1 тыс. т.
Многозначные числа (сложные или составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение.
Например:
Двадцать пять изделий было забраковано (но Было забраковано 25 изделий).
Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы счисления: при десятичной системе отделяется каждый четвертый знак, например, 100 000 т, 253 720 руб.; при двенадцатиричной - каждый второй.
Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если запись ведется арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний.
Например:
Радиоприемники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный прием.
Шероховатость поверхности — по 6-му классу точности.
При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз.
Например:
Изделия 1,2 и 3-го сорта.
Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято писать римскими цифрами.
С помощью цифр в управленческой документации можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим в себя некоторые формы числительных, например:
100-процентный, 20-кило метр о вый, 5-миллиметровый.
Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-км, 5-мм, 10-кг.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, мы рассмотрели особенности отдельных видов документов, унификацию текста, логические основы, особенности композиции, проанализировали языковые, технические, структурные помехи и пришли к следующим выводам:
- чтобы правильно и быстро составить служебный документ, необходимо использовать клише, штампы, стандарты. Именно использование унифицированных формул позволяет быстро и качественно составить документ;
- при редактировании документов нельзя ограничиваться только проверкой собственного текста документа; важная смысловая информация, логически связанная с текстом, содержится в таких реквизитах, как заголовок к тексту, адресат, отметка о приложении, подпись, оформление которых должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- композиционная структура документа, стиль изложения и языковые средства, используемые при составлении текста документа, выбираются в соответствии с видом документа;
- независимо от вида унифицированного документа его синтаксис, т.е. порядок слов в предложении, должен отражать логическую последовательность элементов содержания и соответствовать традиционным для русского языка нормам словорасположения: группа подлежащего предшествует группе сказуемого. Это так называемый прямой порядок слов в предложении;