Специфика языка служебных документов (стр. 9 из 11)

Неправильное использование предлогов.

Нельзя писать:

Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Нужно:

Это показывает, что мы терпимо относимся к недостаткам.

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.

Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

Неправильное согласование в падеже.

Наиболее частой ошибкой является неправильное употребление существительного в родительном падеже вместо дательного.

3.4 Структурные помехи

Источником структурных помех является неверное построение текста служебного документа, не соразмеренное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре документа и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение данного условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.

Например, поскольку в формуляре документа отведено специальное место для заголовка, нет необходимости начинать изложение документа с того, что уже сказано в заголовке.

Не следует указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего документ, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, проставленном на документе.

Судя по многочисленным ошибкам, встречающимся в текстах служебных документов, следует рассмотреть подробно вопрос: по какому критерию делится текст на абзацы?

Дело в том, что изложение каждого аспекта содержания рекомендуется начинать с нового абзаца. Новую тему или новый поворот темы следует также выделять красной строкой. Разбивая текст документа на абзацы, мы облегчаем его восприятие.

Лингвисты считают, что типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части подводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: поэтому, таким образом, в этой связи, в результате этого и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести не всегда представляется возможным. Здесь большую роль играет интуиция составителя документа.

Считается, что средняя длина абзаца 4 - 6 предложений. Однако встречаются абзацы, состоящие из одного предложения, преимущественно в многоаспектных документах.

Часто в служебных документах информация, место которой в приложении, попадает целиком в сам документ. Такие документы занимают порой не один десяток страниц. Отметим, что служебный документ не должен дублировать другой, уже тестированный документ, скажем, техническое задание или перспективный план. Информация, которая не может быть выражена в жанре письма, должна составить содержание приложения к нему. В отличие от письма объем приложения не ограничен. Чтобы достичь оптимального эстетического эффекта при восприятии текста документа, рекомендуется использовать параллельные языковые конструкции.

3.5 Технические помехи

К этим помехам относятся описки, ошибки, механические повреждения целости текста при передаче — надрывы, склеивания с конвертом и т. д. Основная причина возникновения технических помех — составительская небрежность.

Здесь целесообразно рассмотреть механические воздействия, результат которых — опечатки и ошибки. Для того чтобы уменьшить их количество, по-видимому, существует лишь один путь.

Количество описок и ошибок тем больше, чем больше объем сообщения, т. е. чем больше в письме слов и знаков. Очевидно, если число слов в письме свести до минимума, тем самым сократится до минимума и возможность ошибок и описок. Это может быть достигнуто при использовании для написания письма готовых стандартных бланков, в которых оставлены для заполнения специальные места.

3.6 Грамматические помехи

Орфография и пунктуация служебных документов должны в целом строго соответствовать ныне действующим правилам. Незнание этих правил и является источником грамматических помех.

Нельзя забывать, что отклонения от общелитературных норм языка допустимы только в отдельных видах документов и в отдельных их частях. Так, наблюдается тенденция к утрате знаков препинания: запятых, точки с запятой, кавычек, тире и др. Например, прямая речь, как правило, уже не употребляется в протоколах, используется косвенная речь, а чаще вариант прямой речи без кавычек, например:

Сидельников: Коллегия комитета рекомендует...

Белкина: Рекомендации Коллегии, несомненно, станут предметом обсуждения на ближайшей конференции.

Как видим, здесь прямая речь дана без кавычек и не поставлены инициалы.

Другим примером утраты знаков препинания является так называемая открытая пунктуация в написании адреса, например:

Москва, Раушская наб., 4

ВНИИинформации

директору т. Кедровскому О. В.

В многоаспектных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях, ведомственных нормативных актах и др.) каждый абзац начинается с прописной буквы, хотя в конце предыдущего абзаца и стоит точка с запятой или запятая.

После обращения, как правило, ставится восклицательный знак. Однако работники сферы внешних сношений вместо восклицательного знака ставят запятую и начинают текст документа со строчной буквы. Эту практику, по нашему мнению, следовало бы сделать нормой для любого служебного письма. Обязательна запятая, а не восклицательный знак в официальных письмах с выражением сочувствия и, конечно, соболезнования. В поздравительных адресах уместен только восклицательный знак (один или три).

В наименованиях различных учреждений первое слово пишется с прописной буквы.

Например: Всесоюзная торговая палата.

Если в состав наименования учреждения входят собственные имена или названия других организаций, то они пишутся так же, как и при самостоятельном употреблении.

Например: Главстройпроект при Госстрое СССР.

Особые затруднения вызывают случаи с употреблением названий предприятий, организаций, учреждений. Работники аппарата управления склонны давать их в сокращенном виде. Это создает определенные удобства, тем более, когда полное название оказывается очень длинным. Но следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сложносокращенные наименования, образованные частично из начальных букв, частично из усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например:

НИИхим-маш, ВНИИдормаш.

В названиях высших союзных и республиканских партийных, советских, профсоюзных и комсомольских органов все слова пишутся с прописной буквы, например:

Всесоюзный Центральный Совет Профессиональных Союзов.

Составители служебных, документов далеко не всегда учитывают принципиальное различие между действительным и страдательным залогами, между совершенным и несовершенным видами глагола. Замена действительного залога страдательным, а страдательного — действительным обусловливает определенное изменение смысла документа.

Например:

Вы не выполняете моего указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения.

И та же конструкция в страдательном залоге:

Мое указание по производству текущего ремонта в сети наружного освещения не выполняется.

В первом случае невыполнение указания вменяется в вину конкретному лицу. Во втором случае внимание концентрируется лишь на факте невыполнения, конкретный виновник прямо не называется, а лишь имеется в виду.

Но совершенно непонятно, зачем понадобилось прибегать к страдательной конструкции явно в ущерб литературным нормам русского языка и сложившимся нормам деловой письменной речи в следующем случае:.

По настоятельному требованию завода нами было преступлено к штукатурке и защитной покраске армопенобетонных плит перекрытия горячепрессового цеха.

Хотя в конце предложения стоит точка, создается впечатление, что фраза не окончена. Было бы уместно указать либо дату, когда же, наконец, штукатуры приступили к работе, либо дать интерпретацию этому факту. Применение действительного залога здесь диктуется самим характером ситуации. И следовало бы написать:

По настоянию завода мы приступили к работам по штукатурке и защитной покраске армопенобетонных труб перекрытия горячепрессового цеха 20 мая.

В тех случаях, когда необходимо подчеркнуть, что факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лицо, свершившее его, прибегают к страдательному залогу.

Например:

Оплата гарантируется

Письмо отправлено

Ваша телеграмма получена

Сроки выполнения работ срываются

Ваше предложение единодушно одобрено

Указанная документация будет Вам возвращена вместе с отправленным грузом

Действительный залог придает динамизм изложению и употребляется в тех случаях, когда необходимо указать конкретное лицо как источник предпринимаемых действий.

Например:

Завод «Прогресс» не гарантирует качество изделий по истечении шести месяцев с момента отгрузки.

Главное управление не возражает, чтобы завод «Прогресс» приступил к выпуску самосвалов с ноября 1981 года.

Несмотря на неоднократные напоминания, завод «Электросталь» срывает поставку цветного литья.

Подмена совершенного вида глагола несовершенным и наоборот также приводит к помехам.

Работник метрополитена сообщил:

В ближайшее время будут устанавливаться эскалаторы. Правильно: будут установлены.

Здесь важно подчеркнуть не процесс, а результат.

Частая ошибка — неправильное использование предлогов. Административные работники нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании.