На основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах проверяется правильность корреспонденции счетов по движению средств в кассе.
Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии либо аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.
Внутрихозяйственный контроль за поступлением и расходованием кассовой наличности.
Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в ООО «Дженерал Компани Ресурс» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ООО «Дженерал Компани Ресурс» хранит свои денежные средства в учреждении банка.
Сохранность и использование денежных средств в кассе ведется в соответствии с Положением о ведении кассовых операций в Российской Федерации.
Главный бухгалтер временно исполняет обязанности кассира, с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело главного бухгалтера.
Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ООО «Дженерал Компани Ресурс». С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.
Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.
Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.
Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.
Перед открытием помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.
Основным звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.
Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим купюрам и в присутствии кассира проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.
Частные расписки, якобы подтверждающие получение денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге. Составляется проводка:
Дт 50 "Касса"
Кт 99 "Прибыли и убытки"
Выявленная недостача в кассе отражается следующим образом:
1. Отражена недостача денежных средств в кассе
Дт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кт 50 "Касса"
2. Отражены суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц за недостающие ценности
Дт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Кт 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
3. Отражаются суммы погашенного ущерба, причиненного работниками.
Дт 50 "Касса"
Дт 70 "Расчеты по оплате труда"
Кт 73/3 "Расчеты по возмещению материального ущерба"
Результаты инвентаризации денежных средств в кассе отражают актом типовой формы № Инв.-15
Недостатки в организации внутрихозяйственного использования денежных средств в ООО «Дженерал Компани Ресурс» следующие:
1. Вакансия кассира не занята, поэтому по приказу руководителя обязанности кассира выполняет Главный бухгалтер.
2. Главный бухгалтер за совмещение обязанностей своих непосредственных и обязанностей кассира (в том числе и полная материальная ответственность) не получает вознаграждение.
3. Дубликаты ключей от сейфа и кассы должны храниться по Положению в сейфе руководителя, в хозяйстве они хранятся в сейфе главного бухгалтера.
4. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.
5. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
В соответствии с Правилами ведения кассовых операций в сроки, установленные руководителем субъекта хозяйствования, но не реже одного раза в квартал, производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе.
Ревизия кассы субъектов хозяйствования негосударственных форм собственности, физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, не реже одного раза в квартал производятся их ревизионными комиссиями или привлеченными аудиторами (аудиторскими организациями).
Приказом руководителя предприятия назначается комиссия для проведения ревизий кассы. Во время ревизии производится полный полистный пересчет денежной наличности и проверки других ценностей, находящихся в кассе. По результатам проверки кассы комиссией составляется акт.
При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценных бумаг в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.), фактическое наличие бланков ценных бумаг и других бланков строгой отчетности проверяется по их видам (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Инвентаризация денежных средств, находящихся в пути, производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам учреждения банка и т.п.
Проверка денежных средств, находящихся в банках на счетах (расчетном, текущем, валютном, специальных счетах), осуществляется посредством сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными выписок банка.
При обнаружении ревизией недостач или излишков денежных средств или ценностей в кассе в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.
При автоматизированном ведении кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Вышестоящие организации (в случае их наличия) при осуществлении документальных ревизий на всех подведомственных предприятиях должны производить ревизию кассы и проверять соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание уделяется обеспечению сохранности денег и ценностей в кассе.
Банки и их филиалы осуществляют контрольные функции в отношении субъектов хозяйствования, открывших у них расчетные счета. Периодичность проверок субъекта хозяйствования устанавливается банком самостоятельно в зависимости от выполнения субъектом хозяйствования требований Правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью исходя из экономической целесообразности выбора субъекта контроль. При этом период, за который проверяется состояние кассовой дисциплины, должен быть не менее трех месяцев, а при установлении грубых нарушений - за более длительный срок. О серьезных, систематических нарушениях в ведении кассовых операций банки информируют Национальный банк Республики Беларусь, его Главные управления по областям и городу Минску, налоговые и соответствующие правоохранительные органы.
Контроль за соблюдением требований Правил ведения кассовых операций физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляется налоговыми органами при проведении проверок соблюдения налогового законодательства. Такая проверка в бюджетных организациях осуществляется соответствующими финансовыми органами.
Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые, финансовые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.